Інвентаризація запасів провдиться з метою порівняння облікових даних із фактичними. Здійснення інвентаризаційної процедури покладається на спеціально створену, постійну діючу інвентаризаційну комісію. Результати проведеної перевірки матеріальних цінностей зазначаються у формі 21-М ”Інвентаризаційний опис”. Періодичність здійснення інвентаризації має бути не рідше ніж один раз на рік (перед завершенням звітного року). Під час проведення обов’язкової інвентаризації необхідно перевірити усі види майна та запасів, як власних, так і тих, які не належать підприємству.
При оформленні результатів інвентаризації слід пам’ятати, що перекриття недостачі одного запасу за рахунок надлишку іншого допускається лише в тому випадку, коли вони були утворені в один і той же період, який перевіряється і однією і тою ж особою, яка перевіряється.
Після затвердження інвентаризаційного опису всіма членами інвентаризаційної комісії, його дані використовуються при складанні “Звіряльної відомості”. В цьому документі відображаються результати проведеної інвентаризації запасів, за якими виявлені відхилення. Із “Звіряльною відомістю”, під розписку, ознайомлюється матеріально-відповідальна особа. Результати проведеної інвентаризації мають бути відображені у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому проведено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.
