Оперативний облік персоналу й використання робочого часу

Право на працю в бюджетних установах громадяни реалізують укладенням трудового договору або контракту. Трудовий договір – це угода між адміністрацією установи i працівником для виконання конкретної роботи. Контрактє різновидом трудового договору. Він укладається на встановлений термін або на час виконання певної роботи.

Чисельність працівників бюджетних установ визначається штатним розкладом. Штати – це перелік і кількість посад, затверджених вищою організацією.

У залежності від функцій, що виконуються, чи сфер засто-сування праці персонал бюджетних установ поділяється на:

1) основних працівників, на яких покладене виконання головних функцій, закріплених за даною установою в загальній системі поділу праці (педагогічній, професорсько-викладацький персонал, нayковi працівники, лікаpi);

2) допоміжно-технічний персонал, задача якого – обслуговувати основних працівників, сприяючи виконанню покладених на них функцій (середній медичний персонал, навчально-допоміжний та ін.);

3) адміністративно-господарський i молодший обслуговуючий персонал (забезпечує узгодження робіт між структурними підрозділами, створює умови праці, утримує приміщення).

Працівники, якізаймають посади в державних органах та їх апараті, згідно з Законом України „Про державну службу” є державними службовцями. При прийомі на роботу вони приймають присягу державного службовця, після чого їм присвоюється відповідний ранг у межах категорії.

Загальну чисельність працівників бюджетної установи прийнято називати списковою чисельністю,або штатним складом.

Для виконання окремих poбiт на короткий термін можуть залучатись особи, які не враховуються в штаті установи i працюють за трудовою угодою. Taкi працівники відносяться до позаштатного (неспискового) складу.

Оперативний облік персоналу установи веде відділ кадрів у типових формах первинного обліку, які були введені в дію з 01.01.96 р. згідно з наказами Міністерства статистики України № 253 від 09.10.95 р. i № 277 від 27.10.95 р. Прийом на роботу, переведення i звільнення працівників оформлюються на ocновi piзнoгo роду документа: заяви працівника, наказу (розпорядження) про прийом на роботу (Ф. № П-1), про переведення на іншу роботу (Ф. № П-5), про надання відпустки (Ф. № П-6), про припинення дії трудового договору (контракту) (Ф. № П-8) та iн.

Первинні документи використовуються не тільки відділом кадрів для ведення особових карток працівників, але й іншими відділами i службами. Наприклад, у бухгалтерії на основі копій наказів відкри-ваються картки-довідки ф. № 417 або особові рахунки на кожного працівника, прийнятого на роботу. У картках особового обліку (ф. № П-2) фіксуються анкетні данні, інформація про трудову діяльність особового складу установи. Особам, вперше прийнятим на роботу на термін більше п’яти днів, відкривається трудова книжка (зберігається у відділі кадрів), в якій робиться запис про прийом на роботу, вказується ідентифікаційний код, який вноситься в усі документи щодо обліку праці i заробітної плати.

На основі карток особового обліку i первинних документів, що відображають рух персоналу, в установі ведеться статистичний облік чисельності і складу персоналу.

Задачами обліку персоналу є: забезпечення своєчасного заміщення вакантних посад у структурних підрозділах бюджетної установи відповід-ними фахівцями, а також дотримання штатної дисципліни.

Основним джерелом інформації про використання робочого часу в бюджетних установах є дані табельного обліку (для допоміжно-технічного і адміністративно-господарського персоналу), які знаходять своє відображення в „Табелі обліку використання робочого часу” (Ф. № П-13). Табель становить список працівників структурного підрозділу (відділення, відділ, кафедра) або установи в цілому i ведеться в алфавітному порядку особою, призначеною керівником установи. Відкриваєтъся табель щомісячно до початку розрахункового періоду на основі табелю за минулий місяць з вказівкою прізвища, ініціалів, посади кожного працівника. Вносити в табель недавно прийнятих працівників i виключати з нього звільнених необхідно тільки на ocнові первинних документів з обліку руху персоналу установи.

Існують два способи ведення обліку використання робочого часу:

1) щоденна реєстрація в табелі відпрацьованого часу кожним працівником, неявок на роботу з вказанням причин їх неявок i запізнень, чаciв роботи в нічний період, часів понаднормової роботи (вказуються за допомогою умовних позначень-шифрів);

2) реєстрація тільки відхилень від нормальної тривалості робочого дня (запізнення, прогули), неявки на роботу з поважних причин (відпустка, відрядження, виконання державних обов’язків i т. iн.), понаднормові роботи, робота в нічний час.

Більш прогресивним є другий cnociб, який i рекомендується застосовувати для ведення обліку використання робочого часу в бюджетних установах.

У будь-якому випадку по закінченню місяця підраховується загальний календарний фонд робочого часу, час неявок та інші втрати. Із загального календарного фонду вираховують вci втрати i отримують фактично відпрацьований час. У кінці місяця дані табелів підсумовуються по кожному працівнику, а також по структурних підрозділах.

Підписаний керівником структурного підрозділу (завідувачем відділення, кафедри, лабораторії) табель і інші документи передаються в бухгалтерію для нарахування заробітної плати, складання звітності та аналізу трудової дисципліни за звітний місяць.

Для бюджетних установ існує державна регламентація робочого тижня. Згідно із ст. 50 Кодексу законів України про працю робочий тиждень працівників бюджетних установ не повинен перевищувати 40 годин. Виняток становлять працівники, для яких законодавчо встановлена скорочена тривалість робочого часу. Дане положення розповсюджується на деяких працівників розумової праці, діяльність яких пов’язана з підвищеним інтелектуальним i нервовим напруженням (викладачі, вчителі, лікарі).

У зв’язку з цим у бюджетних установах ведеться облік кількості та якості затраченої праці шляхом встановлення працівнику обсягу робiт, який необхідно виконати в певний період часу i на відповідному якісному рівні. Так, у вищих навчальних закладах для професорсько-викладацького персоналу основою нормування праці є річне навчальне навантаження, яке встанов-люється в академічних годинах відповідно до навчального плану роботи.

Учителям, вихователям та іншим педагогічним працівникам сере-дніх, середніх спеціальних i дошкільних закладів встановлюються ставки зapoбiт-нoї плати за певну кількість годин педагогічної роботи на день (тиждень).

Тривалість робочого дня для наукового, навчально-допоміжного та адміністративно-господарського персоналу – 7 годин.