Розрахунки з підзвітними особами

 

Підзвітними особами є працівники установи, що отримали аванс з каси на службові відрядження або господарські витрати. Видача готівки під звіт проводиться тільки за умови повного розрахунку по раніше виданому авансу. Видається аванс за розпорядженням керівника установи.

Підзвітні особи зобов’язані у встановлений законодавством строк надати в бухгалтерію установи або централізовану бухгалтерію звіт про витрачені суми i документи, які підтверджують зроблені витрати. Бухгалтерія перевіряє авансовий звіт, після чого він затверджується керівником.

Направлення працівника у відрядження здійснює керівник бюджетної організації або його заступник шляхом оформлення наказу (розпорядження), в якому вказується пункт призначення, найменування установи (організації), в яку відряджається працівник, строк i мета відрядження.

Термін відрядження визначається керівником, але він не може перевищувати в межах України 30-ти, а за кордон – 60-ти календарних днів.

Первинним документом, який підтверджує факт знаходження працівника у відрядженні, i одночасно наказом на відрядження є посвідчення про відрядження, типова форма якого затверджена наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 р. № 260.

Відрядженому працівнику при наявності документів, які підтверджують витрати, відшкодовуються такі витрати:

1) на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження i назад, а також за місцем відрядження;

2) на користування постільними речами в поїздах;

3) на користування в готелях холодильником i телевізором;

4) добова норма, яка на 2008 р. складає 30 грн. (якщо в рахунок на оплату проживання в готелі не включає витрат на харчування).

Фактичний термін знаходження у відрядженні визначається завдяки відміткaм у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи i прибуття в пункт призначення. Якщо працівник відряджений у piзнi населені пункти, то відмітки про день прибуття i вибуття проставляються в кожному пункті.

У бюджетних установах витрати на відрядження здійснюються за рахунок коштів, передбачених кошторисом по КЕКВ 1140 „Видатки на відрядження”.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на субрахунку 362 „Розрахунки з підзвітними особами”. Субрахунок 362 – активно-пасивний. Сальдо по дебету рахунку показує суми виданих авансів, за якими підзвітні особи не відзвітували на кінець звітного періоду (місяця). Сальдо по кредиту субрахунку свідчить про заборгованість установи перед підзвітними особами.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в документі „Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами” (ф. № 386 (бюджет)), меморіальному ордері № 8. У цій відомості по кожній підзвітній ocoбi вказується сума виданого аван­су, сума фактичних видатків i сума повернення неви-користаних авансів. Операції за розрахунками з підзвітними особами, здійснені за ра­хунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому меморіальному ордері.

Основні бухгалтерські проводки по обліку розрахунків з підзвітними особами надамо у табл. 3.3.

 

Таблиця 3.3