АНАЛІЗ УСТАНОВЧИХ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА.

В даному розділі студент-практикант повинен детально ознайомитись із установчими документами підприємства, в результаті аналізу документів охарактеризувати процес кадрового діловодства та схематично відобразити потік та затвердження кадрової документації на підприємстві.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:

Ø документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;

Ø організаційно-правова документація – статут, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції, тощо;

Ø розпорядча документація – накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;

Ø службові листи, факси, телеграми;

Ø документи, що стосуються особового складу;

Ø документація за минулий діловодний рік.

Для того щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів розташованих у певній послідовності.

З огляду на призначення документа до обов’язкових реквізитів можуть додаватися й інші реквізити.

Формуляр-зразок – це сукупність реквізитів розташованих у певні послідовності.

Формуляр-зразок документа встановлює такі реквізити:

• Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);

• емблема підприємства, установи, організації;

• зображення нагород;

• код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організації (УКПО);

• код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);

• найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

• найменування підприємства, установи, організації;

• найменування структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу);

• назва документа;

• дата;

• індекс;

• посилання на дату й індекс вхідного документа;

• місце складання або видання;

• гриф обмеження доступу до документів;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція;

• заголовок до тексту;

• відмітка про контроль;

• текст;

• відмітка про наявність додатків;

• підпис;

• гриф погодження;

• візи;

• печатка;

• відмітка про засвідчення копій;

• прізвище виконавця й номер його телефону;

• відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

• відмітка про надходження документа.

Типова технологія руху документів в організації вказана на рис. 2.1. відповідно до неї практикант повинен охарактеризувати методику діловодства на підприємстві де проходить практику, з зазначенням практично відповідальних осіб що корегують відповідну документацію.

 

Рис. 2.1. Типова схема ведення діловодства в організації

Установчі документи підписуються засновником (засновниками), прошиваються і нумеруються. Якщо власником (власниками) суб'єкта підприємницької діяльності є фізична особа (фізичні особи), то її (їхні) підпис (підписи) на установчих документах засвідчується.

Згідно із статтею 9 Закону України "Про підприємства в Україні" підприємство діє на підставі статуту, який затверджується власником (влас­никами) майна. Відповідно до статті 4 Закону України "Про господарські то­вариства" акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю та товариства з додатковою відповідальністю створюються і діють на підставі установчого договору й статуту, а повне та командитне товариства — на під­ставі установчого договору.

Загалом, до установчих документів належать такі:

1) рішення власника (власників) майна або уповноваженого ним (ними) ор­гану про створення юридичної особи (крім приватного підприємства): на­кази, постанови, розпорядження, рішення, протоколи зборів (конферен­цій) та інші розпорядчі акти, якими, відповідно до своїх повноважень, за­сновник (власник майна) може створювати суб'єкт підприємницької діяльності — юридичну особу;

2) якщо власників або уповноважених ними органів два і більше — установчий договір, а також протокол установчих зборів (конференції), підписаний го­ловою та секретарем установчих зборів, у випадках, передбачених законом. Протокол установчих зборів повинні подавати колективні підприємства, ко­оперативи (зокрема, житлово-будівельні, гаражно-будівельні, садово-город-ні кооперативи), споживчі товариства, що діють тільки на підставі статуту;

3) статут, якщо відповідно до законодавства це необхідно для створюваної організаційно-правової форми суб'єкта підприємницької діяльності.

Законодавство встановлює певні вимоги до змісту установчих докумен­тів. Зокрема, згідно із статтею 9 Закону "Про підприємства в Україні" у статуті підприємства визначаються власник та найменування підприємства, його місце­знаходження, предмет та цілі діяльності, його органи управління, порядок їх фор­мування, компетенція та повноваження трудового колективу та його виборних органів, порядок формування майна підприємства, умови реорганізації та припи­нення діяльності підприємства. У найменуванні підприємства визначаються йо­го назва (завод, фабрика, майстерня тощо) та організаційно-правова форма. До статуту можуть входити положення, пов'язані з особливостями діяльності підприємства: про трудові відносини, що виникають на підставі членства; про повноваження, порядок створення та структуру ради підприємства; про знаки для товарів і послуг тощо. У статуті також визначається й орган, який має пра­во представляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу, рада підприємства, профспілковий комітет та ін.).

Існують додаткові вимоги й до установчих документів господарських товариств. Стаття 4 Закону України "Про господарські товариства" вимагає зазначення в установчих документах господарських товариств таких даних, як відомості про вид товариства, предмет і цілі його діяльності, склад заснов­ників та учасників, найменування та місцезнаходження, розмір та порядок формування статутного фонду, порядок розподілу прибутків та збитків, склад та компетенція органів товариства й порядок ухвалення ними рішень, перелік питань, для ухвалення яких необхідна одностайність або кваліфікована більшість голосів, порядок внесення змін до установчих документів і порядок ліквідації та реорганізації товариства.

Інші статті Закону України "Про господарські товариства" встановлю­ють додаткові вимоги до змісту установчих документів. Зокрема, згідно із статтею 51 цього Закону установчі документи товариства з обмеженою відповідальністю, крім даних, зазначених у статті 4 цього Закону, повинні містити відомості про розмір часток кожного з учасників, розмір, склад та порядок внесення ними вкладів. А стаття 37 цього Закону встановлює, що статут акціонерного товарист­ва, крім даних, вказаних у статті 4 цього Закону, повинен містити відомості про види акцій, що випускаються, їх номінальну вартість, співвідношення акцій різ­них видів, кількість акцій, що купуються засновниками, наслідки невиконання зобов'язань щодо викупу акцій, термін та порядок виплати частки прибутку (ди­відендів) раз на рік за підсумками календарного року.

Звернемо увагу, що відсутність таких відомостей в установчих докумен­тах є підставою для відмови в державній реєстрації господарського товариства.

Установчі документи складаються українською мовою. Якщо в роботі державних, громадських органів, підприємств, установ і організацій, що пра­цюють у місцях проживання більшості громадян інших, ніж українська, на­ціональностей, використовуються поряд з українською і їхні національні мови, установчі документи можуть бути складені цими національним мовами.

Установчі документи підписуються засновником (засновниками), прошиваються і нумеруються. Якщо власником (власниками) суб'єкта під­приємницької діяльності є фізична особа (фізичні особи), то її (їхні) підпис (підписи) на установчих документах засвідчується нотаріусом. А якщо за­сновником (засновниками) є юридична особа, то підписи відповідних поса­дових осіб засвідчуються печатками цієї юридичної особи. Установчі доку­менти не повинні містити положень, що суперечать законодавству. Відпо­відальність за відповідність установчих документів законодавству несе влас­ник (власники) або уповноважені ним (ними) органи, які подають докумен­ти для державної реєстрації суб'єкта підприємницької діяльності.

Під час підготовки установчих документів потрібно звернутися по до­помогу до юриста, оскільки він знає, як підготувати установчі документи так, щоб врахувати всі вимоги законодавства й відобразити в цих документах інші відомості, що не суперечать законодавству і є важливими для діяльності майбутнього підприємства.

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у підприємствах:

Стандартизація — встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі діловодства, яка регламентує діловодні процеси на усіх підприємствах. В ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів, раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу, механізації і автоматизації діловодних процесів.

Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною документа, у ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну інформацію. Наприклад, накази з особового складу, бухгалтерська та статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації.

Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

а) анкета — спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським способом або за допомогою множувальної техніки. Приклади анкет — лист з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін. Переваги анкет полягають у прискоренні та зниженні вартості процесу створення документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ;

б) трафарет — спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів. Трафарети виготовляють друкарським способом або копіюванням, що дає змогу економити час і кошти;

в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію — заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп'ютерній обробці і зберіганні інформації.

Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп 'ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства.

В результаті практикант повинен охарактеризувати діючу структуру документообігу на підприємстві та вказати можливі шляхи до спрощення бюрократичної системи діловодства та можливого використання автоматизованих інформаційних систем, електронної звітності за допомогою глобальної інформаційної мережі.