Учет использования автотранспорта

 

Цель учета использования автотранспорта – расчет расхода топлива и масла по нормам по каждому автомобилю, получение различных отчетов. Учет ведется с помощью документов «Путевой лист», «Учет работы шины» и «Изменение спидометра». Также необходимо заполнить дополнительные справочники.

 

 

22.1 Справочник «Марка автомобиля»

 

Справочник «Марка автомобиля» содержит перечень марок автомобилей с указанием для каждой марки используемого типа топлива, норм расхода топлива, других характеристик.

 

Рис.22.1 Элемент справочника «Марка автомобиля»

 

Нормы расхода топлива являются периодическими. Для заполнения истории значений нужно нажать на кнопку с тремя точками (справа от рамки «По городу»).

 

 

22.2 Справочник «Характеристики автотранспорта»

 

Справочник «Характеристики автотранспорта» является подчиненным справочнику «Основные средства». Его необходимо заполнить для каждого транспортного средства. Элемент справочника «Характеристики автотранспорта» вызывается из карточки основного средства по кнопке «Автотранспорт» на закладке «Индивидуальные характеристики».

Поле «Марка авто» заполняется путем выбора соответствующей марки из справочника «Марка автомобиля». При выборе марки авто заполняются поля с нормами расхода топлива на текущую дату. Эти поля являются недоступными. Их можно изменить, если установить флажок «Использовать индивидуальные нормы расхода для этого

автомобиля». При этом также становится доступной кнопка «Доп. нормы расхода топлива» для задания дополнительных норм, которые применяются в особых случаях.

 

Рис.22.2 Элемент справочника «Характеристикиавтотранспорта»

 

Реквизит «Тип бензина» - это элемент справочника «Типы бензина». В этом справочнике для каждого вида топлива создается новый элемент со ссылкой на элемент справочника «Материалы». Так осуществляется связь автомобиля с тем элементом справочника «Материалы», который будет списываться в качестве израсходованного топлива.

При начале работы в конфигурации или при поступлении в организацию автомобиля с пробегом, необходимо занести начальный пробег. Для этого в списке основных средств нужно встать на нужное транспортное средство, нажать на значок «Открыть подчиненный справочник» и выбрать справочник «Характеристики автотранспорта». В открывшемся окне нажать на кнопку «История». В дальнейшем пробег будет заполняться автоматически документом «Путевой лист».

 

 

22.3 Журнал «Путевые листы»

 

Журнал «Путевые листы» вызывается через меню «Журналы-Материальная группа». Ему принадлежат документы:

· Путевой лист

· Учет работы шины

· Изменение спидометра машины

 

Непосредственно из журнала можно вызвать отчет «Сводная ведомость учета работы автомашин и расхода бензина».

 

22.4 Документ «Путевой лист»

 

Документ «Путевой лист» предназначен для ввода информации о поездках, заправках, фактическом расходе топлива, для расчета расхода топлива по норме. При проведении документа формируется проводка по списанию топлива. Документ заполняется один раз в месяц по каждому автомобилю. В него вносятся все путевые листы по данному автомобилю.

На закладке «Шапка» вводится дата документа (последний день месяца), период заполнения (с первого числа месяца по последнее). Бюджетная аналитика, выбранная в шапке, используется для счета расхода и для списываемого топлива. Для топлива можно задать другую бюджетную аналитику. Для этого нужно установить флажок «другая бюджетная аналитика» и указать другие источник, параграф и статью. Источник можно указать и в таблице документа. Он будет иметь приоритет над источником, указанным на закладке «Шапка». Реквизит «Водитель» - это МОЛ, на котором числится топливо и масло. При этом сам автомобиль может числиться на другом МОЛ.

В рамке «Списание» флажок «Списать в пределах норм» устанавливается для того, чтобы отнести перерасход (пережог) топлива на другой счет расхода или сразу на счет недостач на виновное лицо.

На закладке «Параметры таблицы» размещаются флажки и переключатели, чья установка будет влиять на взаимный расчет данных в таблице. Также на этой закладке в рамке «Учет масла» находятся реквизиты для выбора масла из справочника «Материалы» и задания его нормы расхода.

На закладке «Таблица» выбирается тип нормы (летняя, зимняя, по городу, за городом), потом каждый путевой лист заносится в таблицу. В первой строке значение в колонке «Остаток при выезде» должно совпадать с учетными данными по остатку данного типа топлива по водителю. Колонка «Сумма за бензин» не заполняется.

 

Рис.22.3 Документ «Путевой лист», закладка «Таблица».

 

После заполнения таблицы документ необходимо сохранить, но не проводить (!).

Таким же образом вносятся путевые листы по остальным автомобилям. В путевых листах есть информация о заправках – колонка «Заправлено, л». На основании введенных путевых листов создаются документы «Поступление МЗ» для отражения поступления топлива. Это можно сделать двумя способами:

· Поступление топлива для одного путевого листа:

На основании документа «Путевой лист» ввести документ «Поступление МЗ». В сформированном документе необходимо указать реквизиты поставщика топлива. Табличная часть заполнится автоматически.

· Поступление топлива для нескольких путевых листов одновременно (поставщик топлива должен быть один и тот же):

1. В журнале «Учет путевых листов» вызвать обработку «Поступление».

2. В появившейся форме «Поступление МЗ на основе путевых листов» нужно задать период поступления топлива (в основном это с 1-го по последнее число месяца), МОЛа (можно не задавать, тогда поступление будет формироваться по всем МОЛ), дату документов (в основном – 1ое число периода) и реквизиты поставщика топлива. Нажать кнопку «Далее».

3. Появится список опций. Можно выбрать опции: «Показывать созданные документы» и «Проводить созданные документы». Нажать кнопку «Далее»

4. Появится таблица с перечнем созданных документов по приходу топлива. Надо нажать на кнопку «Создать документы». По желанию некоторые документы можно исключить (убрать птичку в строке с названием документа).

5. Созданные документы на поступление топлива в открытом появляются на экране.

6. Проверить созданные документы, сформировать проводки (если документы не были проведены).

 

После того, как проводки по поступлению топлива сформированы, необходимо зайти в каждый документ «Путевой лист» отчетного месяца, перейти на закладку «Таблица» и нажать кнопку «Заполнить». В колонке «Сумма за бензин» появятся данные по стоимости фактически израсходованного топлива. Сохранить и провести документ. Если появится сообщение об ошибке, скорее всего, что остаток топлива на начало учетного периода по путевому листу не совпадает с данными учета или на водителе числится недостаточное количество топлива.

Если установлен флажок «Списать в пределах норм», то заполняются колонки «Учетная цена», «Цена возмещения» и «Сумма вреда». На закладке «Пережог» нужно указать счет недостачи и счет отнесения суммы вреда. Если при проведении документа сразу нужно сделать проводку по отнесению суммы недостачи на виновное лицо, то в счете недостачи – это счет 170. Если причины недостачи выясняются позже, то счет недостачи - это счет расхода (200, 211 и т.д.), а в таблице нужно обнулить сумму вреда.

 

Проводки документа:

· Счет расхода – Счет учета топлива

· Если установлен флажок «Списать в пределах норм»

Счет недостачи – Счет топлива на сумму пережога

Если указана сумма вреда:

Счет недостачи – Счет отнесения суммы вреда

· Если установлен флажок «Списывать масло»

Счет расхода – Счет учета масла

· Пробег за каждый день заносится в справочник «Характеристики автотранспорта»

 

Печатные формы:

· Сводная таблица с данными путевых листов

 

Является основанием для документов:

· Поступление МЗ

 

22.5 Документ «Учет работы шины»

 

Документ «Учет работы шины» предназначен для ввода информации о шинах, установленных на автомобилях, для получения печатной формы «Карточка учета работы автомобильной шины».

По кнопке «Заполнить» в табличную часть заносятся все автомобили, МОЛы, заполняется пробег на конец месяца. Шина, установленная на автомобиле выбирается из справочника «ОП в СОС в эксплуатации».

 

Печатные формы:

· Карточка учета работы автомобильной шины

 

 

22.6 Документ «Изменение спидометра машины»

 

Документ предназначен для установки пробега автомобиля, если у него был заменен спидометр. Наличие этого документа анализируют отчеты по использованию автотранспорта при расчете пробега. Поэтому внесение данных нового спидометра напрямую в историю не допускается.

При проведении в справочнике «Характеристики автотранспорта» устанавливают-ся значения периодических реквизитов:

· «Пробег автомобиля» (на дату документа минус один день - из поля «Показание старого спидометра на момент снятия:», на дату документа – из поля «Начальное показание нового спидометра»)

· «Нач. показание нового спидометра» (из поля «Начальное показание нового спидометра»)