Остальными документами. В переписке можно выделить два основных

вида документов: письма и факсы.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию

Документов, пересылаемых по почте.

Письма можно классифицировать:

• по содержанию и назначению

• по происхождению

• по степени подлинности

• по количеству затрагиваемых аспектов

• по количеству адресатов и авторов.

По содержанию и назначению письма могут быть:

Инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные,

Коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения,

письма____________-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструктивные (директивные) исходят из государственных

Или муниципальных органов власти и управления и содержат, как

Правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности,

Налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки

Или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие

Сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров,

Услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении

Контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к

Продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах

и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы

продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют

Возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения

Условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна

Иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются

Подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами

используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), в которых

Продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с

Номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты

Покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо

факт или действие и побуждает фирму/контрагента (или государственную

Организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда

Направляемый адресату основной документ требует дополнительного

Пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью

Направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в

Какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой

Нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они

Становятся ненужной формальностью. Для составления писем, факсов,

Используется специальный бланк - для писем. В письмах, факсах -

Название вида документа не указывается. В заголовочной части письма

печатаются следующие реквизиты: "дата", "номер", "индекс", "ссылка

на номер и дату входящего документа", если письмо является ответным;

заголовок, изложенный одной фразой (отвечает на вопрос «О чем?»)

На письмах должны быть правильно указаны составные части

реквизита «адресат» (получатель письма), фирма; структурное

Подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким

Адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем

Перечисляются; другие. Если документ направляется более чем 4

Адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре

Указывается лишь, один адресат, которому направляется конкретный

Экземпляр.

Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в

Нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

При делении писем на группы по степени подлинности можно

Выделить черновик, оригинал и копию. При подготовке документа на

Компьютере эта классификация теряет смысл, так как разница между

Черновиком, оригиналом и копией исчезает.

По количеству затрагиваемых в письме аспектов можно выделить

Одно- и много аспектные письма.