ПРАВИЛА РАБОТЫ С БАНКОВСКИМИ ЦЕННОСТЯМИ

2.1. Перечень функциональных обязанностей работников ВСП определяется должностной инструкцией и иными распорядительными документами филиала Банка.

С каждым кассовым/операционно-кассовым работником ВСП заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (форма документа приведена в документе /14/), один экземпляр которого передается работнику, а второй – хранится в личном деле работника.

2.2. К операциям с банковскими ценностями допускаются работники, прошедшие обучение правилам работы с банковскими ценностями, в т.ч. специальную подготовку по способам определения подлинности и платежеспособности денежных знаков, и получившие документ, подтверждающий прохождение обучения. Требования к проведению обучения кассовых работников ВСП филиалов Банка определены документом /15/.

Работники, не прошедшие подготовку, к работе с банковскими ценностями не допускаются.

Документами, подтверждающими прохождение обучение правилам совершения кассовых операций и на основании которых кассовые работники допускаются к совершению операций с банковскими ценностями, являются:

· протокол заседания экзаменационной комиссии о результатах приема зачета по операционно-кассовой работе (Приложение №3 к документу /15/). При положительном результате сдачи зачета работники допускаются к самостоятельной работе с денежной наличностью и ценностями - операциям по приему платежей от населения и приходно-расходным операциям по вкладам;

· сертификат (Приложения №№ 4,5 к документу /15/).

Незнание кассовыми работниками требований настоящего и других нормативных документов Банка России и ОАО «Сбербанк России» по работе с банковскими ценностями не освобождает их от ответственности в случае допущения ими каких-либо нарушений правил совершения кассовых операций.

2.3. Кассовым работникам при осуществлении операций с наличными деньгами и ценностями запрещается:

- хранить на рабочем месте личные деньги и ценности;

- передоверять выполнение порученной работы с банковскими ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей, установленных должностной инструкцией и иными распорядительными документами филиала Банка;

- оставлять при временном отсутствии на рабочем месте непомещенными в индивидуальные средства хранения банковские ценности (за исключением кассет банкоматов с денежной наличность и стендов с монетами/слитками из драгоценных металлов в соответствии с требованиями п.2.6.), печати, штампы кассы, именные штампы, пломбиры, клише, ключи от индивидуальных средств хранения, а также ключи в скважинах замков индивидуальных средств хранения;

- оставлять незапертыми индивидуальные средства хранения (при временном отсутствии на рабочем месте), двери кассовой кабины и помещений для совершения операций с ценностями;

- возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки;

- уничтожать сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки;

- производить погашение сомнительных и имеющих признаки подделки банкнот путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания и т.п.;

- до окончания операции убирать из поля зрения клиента принимаемые от него полистным (поштучным) пересчетом денежные знаки;

- хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги и ценности;

- при обслуживании клиентов Банка: физических и юридических лиц, выдавать /принимать денежную наличность другим лицам / от других лиц, в т.ч. сотрудникам/ов Банка, минуя клиентов или их законных представителей;

- в момент выдачи клиентам денежной наличности производить по требованию последних обмен денежной наличности одних достоинств на другие;

- прерывать совершение операции с клиентом на выполнение любой другой операции до окончания его обслуживания, а также покидать рабочее место до завершения операции с клиентом, в т.ч. до окончания пересчета клиентом полученных банковских ценностей;

- выносить выданные ему для работы банковские ценности за пределы ВСП, за исключением случаев, предусмотренных нормативными документами ОАО «Сбербанк России» (вынос ценностей для работы с использованием передвижного пункта кассового обслуживания, для выдачи банковских карт на предприятии, и т.п.).

2.4. Передача приходных и расходных кассовых документов между кассовыми и операционно–кассовыми работниками производится внутренним порядком, либо с использованием пневмопочты.

2.5. Кассовые работники, осуществляющие приходные и расходные кассовые операции, снабжаются образцами подписей работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные кассовые документы (в поле кассового документа «Бухгалтерский работник»), а работники, осуществляющие оформление приходных и расходных кассовых документов, – образцами подписей кассовых работников.

Образцы подписей заверяются руководителем ВСП, а также скрепляются печатью ВСП.

В ВСП с одним работником в смену образцы подписей не оформляются.

Ответственность за своевременное обновление образцов подписей возлагается на руководителя ВСП.

2.6. Для хранения в рабочее время банковских ценностей с целью обеспечения их сохранности и для обработки ДН и ценностей в ВСП рабочие места кассовых работников оснащаются ИСХ, а также специальным банковским оборудованием.

При условии соответствия технической укрепленности рабочих мест требованиям документов /12/,/16/ допускается хранение в рабочее время без вложения в ИСХ:

- опломбированных кассет УС с денежной наличностью. Указанные кассеты хранятся до момента загрузки кассет в УС на рабочем месте заведующего кассой/кассового работника, осуществляющего загрузку кассет в УС, в пределах сумм установленных лимитов остатка денежной наличности на рабочих местах. Аналогичным порядком может осуществляться хранение выгруженных из УС кассет с денежной наличностью до их пересчета;

- стендов с монетами/слитками из драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов в футлярах;

- печатей, штампов, пломбиров, именных штампов, клише, ключей от ИСХ и ЛСХ в кассовых кабинах, в которых размещено одно рабочее место, при условии закрытия двери кассовой кабины на замок.

2.6.1. Ключи от ИСХ снабжаются бирками (ярлыками), на которых обозначается принадлежность ключа к конкретному рабочему месту (номер рабочего места, название индивидуального средства хранения и т.п.).

2.6.2. Порядок хранения в нерабочее время ключей от ИСХ, определяется руководителем ВСП и может осуществляться одним из следующих вариантов:

1. под ответственностью заведующего кассой в сейфовой комнате без вложения в сейф;

2. под ответственностью уполномоченного работника, ответственного за хранение ключей и книги ф.№3, в специально выделенном ИСХ, ключи от которого закрепляются и выдаются по книге ф.№3;

3. в скважинах замков ИСХ.

В случае производственной необходимости по решению руководителя ВСП одновременно могут применяться несколько вариантов хранения и выдачи ключей от ИСХ.

2.6.3. При вариантах 1 и 2 в начале рабочего дня заведующий кассой/уполномоченный работник выдает ключи от ИСХ кассовым работникам ВСП, а в конце рабочего дня указанные ключи сдаются кассовыми работниками обратно. Выдача/обратный прием ключей от ИСХ в каких-либо книгах/журнала учета не отражается.

2.7. В порядке, аналогичном вариантам 1 и 2 хранения ключей от ИСХ, изложенном в п.2.6.2, осуществляется хранение во вне рабочее время ключей от кассовых кабин/кассового узла, а также дубликатов ключей от кассовых кабин/кассового узла. Дубликаты ключей упаковываются заведующим кассой в отдельный мешок с ярлыком, на котором указывается: «Дубликаты ключей от кассового узла (кассовых кабин) в количестве ____ шт.», проставляются подписи и именные штампы должностных лиц и мешок опломбировывается должностными лицами.

Если дубликаты ключей хранятся в сейфовой комнате без вложения в сейф, в начале рабочего дня мешок с дубликатами ключей выдается заведующим кассой контролирующему должностному лицу/администратору смены. В конце дня мешок с дубликатами сдается заведующему кассой.

При хранении в ИСХ (вариант 2) мешок с дубликатами ключей от кассовых кабин/кассового узла изымается в случае необходимости.

В случае, если хранилищем является сейф, установленный в кассовой кабине, то ключи от кабины допускается хранить вместе с ключами от сейфа в порядке, определенном для хранения ключей от хранилища. При необходимости выдачи /замены дубликата ключа вскрытие мешка с дубликатами ключей от кассовых кабин/кассового узла осуществляется порядком, изложенным в п.3.13.

2.8. Каждое рабочее место кассового работника, осуществляющего операции по приему/выдаче банковских ценностей клиентам, обеспечивается штампом “Операционная касса № __”5. Кассовые работники, осуществляющие прием платежей от физических лиц с применением ККМ или ПТК, проставляют на документах оттиск штампа ККМ или ПТК.

Хранение и выдача кассовым работникам штампа «Операционная касса» осуществляется в порядке, аналогичном порядку хранения и выдачи ключей от ИСХ по вариантам 1 и 2, изложенным в п.2.6.2.

2.9. Для осуществления операций с банковскими ценностями, их формирования и упаковки кассовые работники снабжаются именными штампами, индивидуальными пломбирами и клише.

2.9.1. Именные штампы используются должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей, кассовыми работниками для проставления на упаковках банковских ценностей, а также на документах, составляемых при осуществлении кассовых операций, своих фамилий и инициалов в случае, если реквизитами документов предусмотрена расшифровка подписи указанных работников.

Оттиск пломбира кассового работника ВСП содержит: сокращенное фирменное наименование/ номер филиала Банка или БИК филиала Банка и номер пломбира.

Оттиск клише содержит следующие реквизиты: сокращенное фирменное наименование, либо БИК филиала Банка и номер клише.

2.9.2. В рабочее время пломбиры, клише и именные штампы кассовых работников хранятся в ИСХ, либо в ЛСХ.

В нерабочее время пломбиры, клише и именные штампы хранятся в ЛСХ, а при отсутствии в ВСП условий хранения, исключающих возможность их использования другими лицами, кассовым работникам разрешается осуществлять их хранение за пределами ВСП.

Хранение пломбиров, клише, ключей, в т.ч. от ИСХ, именных штампов, используемых кассовыми работниками, должно исключать возможность их использования другими лицами.

2.9.3. Пломбиры и клише должны быть зарегистрированы в специальном журнале, который ведется уполномоченным сотрудником филиала Банка, не совершающим операции с банковскими ценностями и на которого письменным распоряжением руководителя филиала Банка возложены функции по ведению учета приема и выдачи пломбиров и клише кассовым работникам подразделений филиала Банка. Указанные функции закрепляются за уполномоченным сотрудником в его должностной инструкции.

Кассовые работники получают/сдают пломбиры и клише под расписку в журнале.

Журнал должен содержать графы: наименование или оттиск пломбира/ клише; номер пломбира/клише; дата выдачи, кому выдано (ФИО, должность), подпись получившего, дата возврата, ФИО и подпись лица, принявшего пломбир/ клише.

Неиспользуемые в работе пломбиры, клише и штампы хранятся в сейфе или металлическом шкафу под ответственностью уполномоченного сотрудника.

2.9.4. В случае, если ВСП территориально находится на значительном удалении от филиала Банка, пломбиры и клише разрешается получать в филиале Банка руководителю ВСП (специально назначенному письменным распоряжением руководителя ВСП работнику) под расписку в журнале, либо осуществлять их отправку в ВСП уполномоченным работником филиала Банка с отражением в указанном журнале. Выдачу кассовым работникам в ВСП осуществлять по аналогичному журналу, который ведется руководителем/заместителем руководителя ВСП.

2.9.5. Ключи от ЛСХ выдаются работнику ВСП уполномоченным работником, указанным в п.2.6.2, под расписку в книге ф.№3. Ключи от неиспользуемых в работе ЛСХ хранятся в сейфе или металлическом шкафу под ответственностью уполномоченного работника.

2.10. Банковские ценности передаются между заведующим кассой и кассовыми работниками:

· денежная наличность - по “Книге учета принятых и выданных ценностей” 0402124 (форма приведена в документе /9/);

· ценности (за исключением драгоценных металлов) - по «Книге передачи ценностей” ф.№0482155 (форма приведена в документе /9/);

· драгоценные металлы – по «Книге учета принятых и выданных драгоценных металлов» 0402045 (форма приведена в документе /9/).

Указанные книги ведутся каждым кассовым работником ВСП при приеме/выдаче банковских ценностей.

Кассовые работники ВСП могут осуществлять размен денежной наличности как у заведующего кассой, так и у другого кассового работника. Данная операция осуществляется без отражения в книгах 0402124.

2.10.1. В автоматизированных ВСП при формировании книг 0402124/ ф.№0482155/ 0402045 с применением АС электронные формы книг не распечатываются, а хранятся в электронном виде в АС в течение 10 рабочих дней. Электронные формы книг могут распечатываться по устному запросу руководителей филиала Банка и сотрудников службы внутреннего контроля.

2.10.2. В ВСП при ведении книг 0402124/ ф.№0482155/ 0402045 вручную листы книг должны быть пронумерованы и сброшюрованы. Общее количество листов заверяется подписями руководителя ВСП и заведующего кассой с проставлением печати ВСП.

Книги 0402124/ф.№0482155/0402045 ведутся заведующим кассой/кассовыми работниками до полного использования, после чего хранятся в ВСП в течение 10 рабочих дней и затем уничтожаются.

В ВСП с двумя работниками книги 0402124/ ф.№0482155/ 0402045 заверяются руководителем (заместителем руководителя) филиала Банка и кассовым работником ВСП, на которого возложены функции руководителя ВСП.

2.11. Совершаемые в ВСП кассовые операции с денежной наличностью регистрируются в кассовых журналах по приходу 0401704 и кассовых журналах по расходу 0401705 в соответствии с требованиями документов /7/, /8/. В автоматизированных ВСП кассовые операции регистрируются в журналах автоматически.

По операциям с ценностями формируются Ведомости оборотов по внебалансовым счетам ф.№334 в соответствии с документом /7/.

2.12. Приходные кассовые ордера 0402008, расходные кассовые ордера 0402009, мемориальные ордера 0401108, ф.203, ф.277, которые не содержат подписи клиента, оформляемые при совершении внутрисистемных операций, реестры ф.328, ф.350, книги ф. №№ 280, 0402124/ ф.№0482155/ 0402045, акт приема-передачи ф.№403, протокол операций электронного кассира ф.№342, акт 0402145, «Акт об излишках/недостачах» ф.№ 378, акт на недостачу/излишки ценностей при формировании их в электронном виде в АС ВСП, заверяются ЭП работников, подписи которых предусмотрены формами документов, в том числе кассовых, бухгалтерских и инкассаторских работников.

Приходные кассовые ордера 0402008, расходные кассовые ордера 0402009, мемориальные ордера 0401108, ф.203, ф.277, реестры ф.328, ф.350, протокол операций электронного кассира ф.№342 после формирования их в АС ВСП и заверке ЭП работников, передаются в электронном виде для хранения в АС ведения архива ДЭВ в соответствии с документом /10/ и на бумажных носителях не распечатываются.

Книги ф. № 280, 0402124/ ф.№0482155/ 0402045, акт приема-передачи ф.№403, акты 0402145/ ф.№378/ акт на недостачу/излишки ценностей при формировании их в электронном виде хранятся в архиве АС ВСП.

До реализации возможности подписания ЭП бухгалтерских, кассовых и инкассаторских работников вышеперечисленные документы формируются на бумажных носителях.

2.13. При ведении книг учета 0402118, ф.№280, 0402046 и акта ф.№403 с использованием АС ВСП листы книг распечатываются и заверяются подписями должностных лиц ВСП, ответственных за сохранность банковских ценностей.

Распечатанные листы книг учета 0402118 и 0402046 помещаются в сшив кассовых документов.

Листы книги учета ф. №280 и акта ф.№403 подшиваются в отдельное дело, которое хранится в хранилище ВСП. Распечатанные листы книги учета ф.№280 и акта ф.№403 хранятся в хранилище ценностей в течение 10 рабочих дней, а затем уничтожаются.

2.14. Срок хранения в архиве АС ВСП документов в электронном виде аналогичен срокам хранения документов на бумажных носителях, установленным документом /18/, и составляет:

- 5 лет - для книги учета ф.№280, акта ф.№403, актов 0402145, ф.№378 и акта на недостачу/излишки ценностей;

- 10 рабочих дней - для книг 0402124/ ф.№0482155/ 0402045;

2.15. В ВСП при ведении от руки книг учета 0402118, ф. №280, 0402046, в которых отражаются данные об остатках банковских ценностей в хранилище ВСП, листы указанных книг должны быть пронумерованы и сброшюрованы. Общее количество листов заверяется подписями:

- в книге 0402118 - руководителем (заместителем руководителя)/ руководителем подразделения кассовой работы филиала Банка, главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) филиала Банка и заведующим кассой ВСП, с проставлением печати филиала Банка;

- в книге ф. №280 - руководителя подразделения кассовой работы филиала Банка и должностных лиц ВСП, ответственных за сохранность банковских ценностей, с проставлением печати ВСП.

В ВСП с одним и двумя работниками, книги учета заверяются руководителем (заместителем руководителя)/ руководителем подразделения кассовой работы филиала Банка, главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) филиала Банка (за исключение книги ф.№280) и работником ВСП, осуществляющим функции заведующего кассой.

2.16. В случае обнаружения в процессе совершения кассовых операций (при открытии/заключении операционного дня, при пересчете банковских ценностей, при проведении ревизии и т.д.) недостачи/ излишка банковских ценностей составляются акты:

· на денежную наличность Банка России - акт 0402145 (форма приведена в документе /9/);

· на иностранную валюту – «Акт об излишках/недостачах» ф.№ 378 (форма приведена в документе /9/);

· на ценности – акт произвольной формы.

На основании актов на суммы недостачи денежной наличности оформляется расходный кассовый ордер 0402009, на недостачу ценностей - мемориальный ордер ф. № 203/277 в электронном виде.

На суммы выявленного излишка денежной наличности оформляется приходный кассовый ордер 0402008 в электронном виде, на излишек ценностей - мемориальный ордер ф. № 203/277 в электронном виде.

На сумму выявленных сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков оформляется мемориальный ордер 0401108 в электронном виде.

2.17. Операции с неплатежеспособной, поврежденной, сомнительной и имеющей признаки подделки денежной наличностью осуществляются в соответствии с документом /23/.