Организация эффективного контроля

Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими свойствами.

Имёть стратегическую направленность, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

Быть ориентированным на результаты, т.е. помогать организации достигать поставленных целей и формулировать новые, обеспечивающие ее выживание в будущем.

Быть своевременным. Для этого необходимо: во-первых, определить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий временные рамки основного плана, скорость изменений, а также затраты на проведение измерений и распространение полученных результатов; во-вторых, обеспечить возможность устранять отклонения прежде, чем они достигнут серьезных размеров.

Быть гибким, т.е. должен приспосабливаться к происходящим переменам.

Быть простым. Простота контроля обеспечивает лучшее понимание его целей и инструментов, а значит и поддержку существующей системы контроля персоналом организации. Кроме того, простые методы контроля более экономичны.

Быть экономичным. Затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества. Масштабы контроля должны соответствовать потребностям системы управления в аналитической информации.

Используемые средства и методы контроля должны соответствовать контролируемому виду деятельности (предмету контроля). Чтобы система контроля была эффективной, ее необходимо периодически оценивать. Критериями такой оценки могут быть:

1. Выполнение задач контроля — контроль должен определять совпадения или отклонения в системе управления организацией; своевременному устранению отклонений, выработке эффективных решений для оценки системы контроля по этому критерию необходимо дать ответ на след вопросы:

— спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения;

— представляет ли система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках?

2. Экономичность контроля — следует оценить расходы, связанные с обнаружениём и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; затраты на персонал и технику контроля.

3. Эффект влияния на людей - необходимо выяснить, вызывает ли у работников применяемая система контроля положительные или отрицательные (стрессовые) реакции. Для повышения эффективности контроля и избежания его отрицательного влияния на людей специалисты рекомендуют:

— устанавливать осмысленные стандарты;

— вводить жесткие, но исполнимые стандарт;

— обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

— избегать чрезмерного контроля;

— вознаграждать за использование стандартов.

Таким образом, контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер.

Предложим рекомендации эффективного воздействия контроля:

1. Во время проведения контрольных действий не обходимо устанавливать двустороннее общение. В этом случае цель контроля будет правильно понята.

2. Следует избегать чрезмерного (мелочного) контроля, т.е. проводить его только в установленные промежутки времени, иначе он может раздражать сотрудников.

3. Необходимо устанавливать четко поставленные и реальные цели. Завышенные требования воспринимаются персоналом как нереальные, что может разрушить мотивацию работников на эффективный труд. Заниженные — расхолаживают до того, что подчиненные стремятся к установлению все более заниженных норм.

4. Есть еще одна проблема. Поскольку существует система поощрений контролирующих действий, возможен «перегиб палки» в сторону ужесточения наказания, т.е. увеличение функций контроля.

Контроль — это важная функция управления, так как только она обеспечивает обратную связь в системе управления (рис. 16). Остальные функции (планирование, организация, мотивация) являются прямой связью с объектом управления. Контроль можно считать элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Тот, у кого есть современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.

 

Основныё функции управления должны обеспечить быструю и результативную реакцию управляющей системы на любое изменение состояния управляемой системы.

Осуществление функций управления следует увязывать во времени, по Месту выполнения, между уровнями и звеньями управления. Каждому уровню управляющей системы должны соответствовать функции, отвечающие степени удаленности этого уровня от технологического процесса управления. Чтобы управлять таким процессом, нужен координационный центр.