СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯЦели всякой организации предполагают оптимальное преобразование ресурсов (капитал, материалы, технология, информация человеческие ресурсы) для достижения конечных результатов. Для их реализации необходимо осуществление определенных видов деятельности — функций. Сущность любой теории или целенаправленной деятельности, в том числе управления, проявляется в их функциях, т.е. в совокупности задач, которые они признаны решать. Проблема функции управления — одна из центральных. Она и содержание управленческой деятельности на всех уровнях управления. Не зная этого, невозможно определить резервы и возможности деятельности руководителя, нельзя оценить персонал, определить его компетентность и соответствие требованиям экономической реформы. Под функцией управления обычно понимается во- первых, вид управленческой деятельности, который характеризуется обособленным комплексом задач, осуществляемый приемами и способами, во-вторых, специализированная часть регулярной организационной деятельности информационно характера, отличающаяся однородностью целей, действий или объектов приложения этих действий. Выделение функций управления в отдельную категорию имеет большое значение: — функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления; — функции управления помогают совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта; — изучение функций управления дает понимание сущности управленческой деятельности. Наиболее распространена точка зрения, согласно которой функции, осуществляемые аппаратом управления, подразделяются на общие (планирование, организация, координация; контроль и т.п.) и специальные или конкретные. Для выполнения общих и специальных функций в аппарате управления образуются специализированные службы, подразделения. Общие функции рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе. Специальные функции — это виды производственно-хозяйственной деятельности, каждый из которых должен стать объектом планирования организации и контроля. Специальные функции отражают специфику той или ин организационной системы Можно выделить следующие особенности общих функций управления: 1. Общие функции управления всегда применяются комплексно и ко всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различные его функции могут приобретать доминирующий характер. 2. Общие функции управления не зависят от его объекта, так как они применимы к: — любым социально-экономическим процессам или системам; — самим функциям управления как специализированным видам деятельности. Имеет место, например, понятие организации контроля производственной деятельности, планирования учета запасов. — самому управлению (может рассматриваться как процесс реализации функции управления и как процесс реализации управленческого решения) к системе управления. 3. Между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций управления, их тесное взаимопереплетение. В то же время владение каждой из функций требует формирования определенных профессиональных качеств. Так, профессиональное владение функцией контроля требует несколько иных качеств от руководителя, чем организаторская деятельность. 4. В структуре деятельности руководителей различных уровней функции управления имеют различный удельный вес (определяется экспертным путем). Состав общих функций управления не зависит от объекта управления, эти функции выполняются по отношению ко всем объектам управления. Общепринятыми считаются четыре основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Данные функции имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходима коммуникация. Функция планирования Планирование —это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов В то же время, планирование — это процесс разработки плана, то, чего нужно достичь и с помощью каких рычагов, сообразуясь со временем и пространством При планировании разрабатывается комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Благодаря планированию обеспечивается увязка функций отдельных структурных подразделений в технологической последовательности: научные исследования и разработки, производство, сбыт. Результат процесса планирования в организации — система взаимосвязанных документов — планов. План — основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания, кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи. Планом называется официальный документ, в котором отражаются прогнозы развития организации в будущем: промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями; механизм координации текущей деятельности и распределения ресурсов; стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств. Существует три основных типа планов: — планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов. В будущем они используются там, где вёлика неопределенность будущего; — планы повторяющихся действий, предписывающие их сроки, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях, в пример планов можно привести графики движения транспорта, расписание киносеансов и пр.; — планы для повторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могу существовать в виде. бюджета поступления или распределения ресурсов. Планирование как первая из - основных функций управления определяет: — цели (организации (фирмы), коллектива, личности); — наиболее эффективные методы и средства, необходимые для достижения целей, — систему показателей, определяющих ход работ для достижения поставленных целей. Процесс планирования начинается с определения смысла существования организации, ее целей и задач. Цель — это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека [ С. 275]. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регулирующим человеческую деятельность. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, разных возможностей человека и применяемых средств для достижения цели. Цель — это общее изложение конечного итога, которого вы собираетесь добиться в результате предпринятых изменений. Цель обычно долгосрочна и привязана к перечислению потребностей. Задача — измеряемый, обусловленный временем результат, который организация планирует достичь как часть цели. Задача определяется более узко, нежели цель. Задачи планирования: 1) обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений; 2) перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных или содержание отрицательных тенденций для получения синергетического эффекта; 3) координация деятельности структурны подразделений и сотрудников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов; 4) создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности организации путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу факт-план”; 5) стимулирование трудовой активности персонала. Успешное выполнение плановых заданий объект особо го стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников; Стратегическая (глобальная) цель определяет будущее инновационное развитие системы на длительную перспективу, к достижению которого стремится человек. Стратегические цели и задачи позволяют нарисовать картину желаемого будущего для организации: степени ее жизнеспособности, места (ниши) организации в обществё, объема и качества предоставляемых услуг, доступных ДЛЯ нее материальных и финансовых ресурсов, стиля и методов руководства, репутаций и авторитета, и т.д. Стратегические цели составляются на пять и болёе лет. Тактические (локальные) цели определяют будущее состояние отдельных подсистем, имеют качественное измерение, но время их достижения ограничено текущим периодом, как правило, до 1 года. 6) информационное обеспечение персонала организации. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсы и административных условиях проведения работ. Задачи планирования должны способствовать инновационному развитию организации. Цели и задачи плана можно разделить на три группы: стратегические, тактические и оперативные (рис. 10).
Рис. 10. Схема стратегического планирования Тактические цели и задачи дают возможность определять промежуточные этапы, которые необходимо пройти, чтобы достичь желаемого будущего. Они позволяют правильно распределять ресурс и поэтому должны быть реалистичными, измеряемыми и взаимосвязанными. Кроме того, их необходимо расставить по степени важности. Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. Оперативные цели и задачи определяют конкретные шаги по реализации промежуточных этапов (квартал, месяц, неделя, день). Именно эти задачи мы решаем каждый день. Состав и сочетание различных видов планов в рамках отдельной организации формируются исходя из принятой в ней концепции планирования. Наиболее существенными факторами, определяющими систему планов в, организации, являются организационная структура и профиль деятельности организации, состав осуществляемых производственных процессов, уровень кооперации при их выполнении, масштабы и постоянство направлений деятельности. Несмотря на все различия, все три категории целей и задач имеют много общего. Лучше если они: — конкретны и измеряемы. Конечно, далеко не все можно выразить “сухим языком цифр”, но, по возможности к этому стоит стремиться, так как с конкретными результатами иметь дело гораздо легче, чем с неопределенными и расплывчатыми. Если задача поставлена конкретно, то оценить ее выполнение гораздо легче; — сложны, но выполнимы. Недостижимые цели и за дачи подавляют и обескураживают ваших сотрудников. Слишком простые — расхолаживают — ориентированы на результат а не на процесс что является основой теории управления по результатам. Не нужно ставить слишком мелкие задачи, не оставляющие места для творчества; — ограничены во времени. Срок выполнения задания должен быть необходимым и достаточным для качественного выполнения поставленной задачи; — вознаграждение по результатам. Сотрудники, отвечающие за конкретные задачи должны знать, что их качественное выполнение будет так или иначе вознаграждено. Планирование базируется на ряде принципов, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления, — это универсальные принципы: — непрерывность. Планирование требует непрерывности. Все планы должны разрабатываться с учетом перспектив того, что они послужат основой составления планов в будущем, а очередные планы должны базироваться на предшествующих, учитывать результаты их выполнения; — гибкость. Под возможность постоянного внесения корректив в ранеё принятые решения или их пересмотра в любой момент в соответствии с обстоятельствами — координация и интеграция плановой деятельности, единство и взаимосвязь отдельных частей организации требуют соблюдения планирования ее деятельности — эко затраты на план должны быть, меньше эффекта, приносимого его выполнением; — создание необходимых условий для выполнения плана. Важность принципов планирования наглядно показана на рис. 11 [19, С. 286].
Рис.1 1. Взаимосвязь целей и планов Внешняя и внутренняя среда настолько быстро меняются, что требуют постоянной корректировки планов. Поэтому чтобы не только выжить, но и усилить свои конкурентные позиции на рынке, необходимо использовать принципы планирования и оценивать стратегию развития организации. Функции и методы планирования также рассмотрены в работе [9, С. 53] Планированием в организации занимаются плановые органы и менеджеры различных уровней. Качество планирования зависит от компетентности менеджеров всех уровней управления, их квалификации, а также ин формационного обеспечения. Крупные организации, как правило, планируют “сверху вниз”. Планирование осуществляется на высшем уровне управления и имеет характер директивы для низовых уровней управления для получения положительного синергетического эффекта. Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения. Планирование всегда ориентируется на данные прошлых лет, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтом планирования зависит от точности фактических показателей прошлых периодов. Для точного планирования необходимо получить как можно больше достоверной информации о рынке и о деятельности предприятия. Эта информация обеспечивается учетом и обширной статистической базой. Процесс планирования в организации осуществляет плановый комитет совета директоров, а также план отдел и его структуры на местах. В задачу плановых органов входит определение того, какие подразделёния будут участвовать в реализации тех или иных организационных целей, в какой форме это будет происходить, как обеспечиваться ресурсами. При этом в зависимости от экономических возможностей организации могут использоваться три подхода к составлению планов. Если ресурсы предприятия ограничены то цели ставятся в первую очередь, исходя именно из необходимых ресурсов, и в дальнейшем не пересматриваются. Это удовлетворенческий подход, используемый преимущественно небольшими организациями главная цель которых — выживание. Более богатые организации могут позволить изменять планы, подстраиваться под новые возможности и привлекать для их использования дополнительные средства. Такой подход к планированию получил название адаптационного. Организации, располагающие значительными ресурсами, могут использовать оптимизационный подход к планированию. Он предполагает, что планы исходят не из ресурсов, а из целей, поэтому если проект ожидает быть прибыльным, средств на него не жалеют. Особенности стратегического планирования Наиболее ответственной задачей планирования является прогнозирование и моделирование на основе анализа количественных и качественных показателей. Органической составной частью планирования при этом ста нови составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей средой. Стратегическое планирование эффективно работающего предприятия предполагает обеспечение решения целого комплекса задач управления. Важные среди них — маркетинговые исследования рынка; инвестиционное обеспечение производства за счет рациональной организации денежных потоков и заимствований; инновационное совершенствование производственной базы, направленное на обеспечение конкурентного превосходства собственной продукции; совершенствование структуры и состава кадрового потенциала. Гибкость стратегического плана, возможность его корректировки на любой стадии должны быть заложены в него с первых шагов. Иначе, несмотря на все творческое мастерство сотрудников организации, желаемое навсегда останется лишь желаемым, так и не превратившись в дёйствительное. Общая логика процесса стратегического планирования предприятия (любой организации) представлена на рис. 12.
Рис.12. Процесс стратегического планирования Процесс стратегического планирования начинаётся с определения ценностей и миссии организации. Любой, даже самый лучший стратегический план,— не догма, жизнь может и будет вносить в него неожиданные коррективы (например, при необходимости реорганизация предприятия, при угрожающем сокращении жизненного цикла товара, неожиданных конкурентов и т.д.). Миссия — это основная цель организации, выражающая причину ее существования. Содержание миссии включает следующие элементы: философию (базовые взгляды и ценности организации); внешний образ фирмы (ее имидж, подчеркивающий экономическую и социальную ответственность компании перед партнерами, потребителями, обществом), внутреннюю концепцию (собственное мнение компании о себе, источники ее силы, факторы выживания); технологию (инновации в области технологии); цели организации (выживание, рост, доходность и т.д.); определение основных потребителей; описание товаров (услуг). Выработка стратегического планирования - требует глубокого анализа и понимания текущего состояния организации, ее потенциала, конкурёнтной среды, потребностей ее клиентов, поставщиков, работников и акционеров, путей движения к намеченным целям. В то же время необходимо оставлять простор для гибкости, выбора вариантов и способов решения проблем. Все это не может и не должно ограничиваться сферой деятельности высшего руководства, а требует широкого—участия и множёственности точек зрения. Основоположник научного менеджмента Фредерик Тейлор придавал особое значение функции планирования. Известно его замечание, что завод должен управляться не столько директором-распорядителем, управляющим или начальником мастерской, сколько плановым отделом. Ежедневная работа всего завода должна направляться раз личными функциональными лицами отдела так, чтобы, по крайней мере, в теории завод мо работать беспрепятственно даже в том случае, если директор-управляющий и его помощники, не входящие в плановый отдел, все сразу отсутствовали в течение месяца [ С. 55]. Сегодня зачастую на многих промышленных предприятиях и фирмах начальник планового отдела — ключевая фигура в организации оптимального режима работы т достижении высокой эффективности труда. Не случайно в последнее время, явно. под влиянием заокеанских кол лег, дополнительно к традиционным плановым документам стал разрабатываться бизнес-план. д\Дилемма “рынок или план в индустриально развитых странах решается по принципу: “Рынок — насколько возможно, план — насколько необходим!” .В тех случаях, когда объем выпускаемой продукции стабилен, опрос на продукцию имеет большую амплитуду колебаний, численность персонала; структура управления и плановые показатели остаются постоянными. Увы, периоды такой “райской жизни” бывают редки. Значительно чаще нестабильный рынок диктует свои требования и приходится изменять объемы выпускаемой, продукции, стараясь сохранить численность персонала постоянной. Сделать это удается не всегда, и часто при изменении объемов выпускаемой продукции приходится изменять численность производственного персонала путем организации сверхурочной работы, предоставления отгулов или привлечения субподрядчиков. В плановой экономике система планирования на предприятии выполняла роль инструмента постановки задач подразделениям и распределения ресурсов между ними для реализации жестко заданных сверху целей.- Она также была средством контроля и оценки результатов и создавала основу для стимулирования труда работников предприятия. В условиях рыночной экономики планы не задаются предприятиям сверху. Ресурсы предприятие “добывает” самостоятельно, неся полную ответственность за ассортимент, качество и результаты. Планирование в новых условиях — это непрерывный процесс совершенствования деятельности организации за счет выявленных Возможностей, условий под влиянием внешних и внутренних факторов. Поэтому планирование персонала любой организации необходимо производить с учетом на определенную цель (задачу) и на конкретных людей правильно составленный план уже дает 50% успеха. Обоснованно составленный план является мотивированным стимулом труда всего коллектива и создает уверенность в сопричастности к достижению целей у большинства сотрудников организации. В тоже время внимательный, предварительный анализ каждого этапа дает проекту плана возможность достаточно тщательно тестировать тактические планы осуществления деятельности. Время, затрачиваемое вначале на детальную разработку плана, окупается в дальнейшем! Коснемся немного подробнее разработки основных этапов планирования, требующих опыта и искусства управления. Основой любого вида планирования, а тем более стратегического, является объективный анализ со стояния и возможностей организации. Этот анализ затрагивает буквально все стороны деятельности организации: ход производства, финансовое положение, состояние рынка, сбытовую деятельность и т.д. Цель анализа — выявление потенциальных возможностей имеющихся резервов, причин неудач. По многим причинам результаты подобного ан имеют устойчивую тенденцию к завышению результатов и затушевыванию негативных сторон деятельности предприятия. Цель должна быть определена четко, конкретно: должны быть установлены цифры, сроки и исполнители. Совершенно недопустима подмена конкретных цифр призывами улучшить, обратить особое внимание было так характерно для советской управленческой фразеологии. Психологически важно ориентировать коллектив на высокие цели и на крупномасштабные задачи. Служение высоким целям и идеалам способствует росту самоуважения и развития корпоративности, тем более что практика что во МНОГИХ случаях цели недопустимо занижаются. Чтобы разработать конкретный план тактических действий, нужно составить список всех мероприятий, необходимых для успешного выполнения поставленных вами задач; сгруппировать их по функциональному признаку (например, управление реклама и т.д.); распределить обязанности и назначить ответственных; определить сроки реализации намеченных мероприятий; определить не обходимые ресурсы, финансовые затраты; определить критерии, по которым можно оценить качество выполнения мероприятия. Итогом этой работы может стать настенный план-календарь (рис. 13), в который каждый сотрудник может в случае необходимости заглянуть и где можно сделать ‘пометки” о выполнении. Полезно также, если каждый сотрудник, ответственный за конкретное мероприятие, составит свой план его проведения, такой план-календарь позволит планировать свое время и держать процесс под контролем. После завершения каждого этапа деятельности организации полезно оглянуться назад и определить, насколько полученный результат соответствует запланированному.
Рис. 13. Примерный план-календарь Особенности индивидуального планирования Индивидуальное планирование персонала заключается в постановке жизненных целей, разработке критериев их достижения и составлении индивидуальных планов работы каждого сотрудника организации. Планирование жизненных целей оказывает прямое влияние на индивидуальное планирование рабочего времени на всех временных горизонтах планирования (5 год, месяц, неделя, день). Жизненная цель имеет качественный измеритель и неопределенное пространственное и временное состояние — некий “мираж” в конце пути, — однако для планирования жизненных целей человеку нужна определенность, поэтому цель должна конкретизироваться в реальные задачи с помощью критериев эффективности ее достижения. Критерий достижения цели — количественный показатель определяющий меру или степень оценки достижения цели; по сравнению с другими возможными варианта ми (альтернативами). Критерий все имеет количественную оценку и направлен в зависимости от показателя на минимизацию или максимизацию состояния системы. На- пример, минимум затрат на производство продукции, максимум валовой прибыли, минимальная текучесть рабочих кадров, максимальная выработка и др. С помощью таких критериев процесс достижения цели разбивается на совокупность локальных материальных или социальных задач, решение которых способствует достижению поставленной цели. Взаимосвязь целей и планов представлена на рис. 11. Анализ фактического выполнения индивидуальных планов показывает, что они редко выполняются более чем на две трети. Этим вызывается необходимость постоянной корректировки планов и целей в условиях дефицита времени и воздействия внешней среды. Планирование трудовой деятельности (карьеры) является элементом управления персоналом. Планирование, с одной стороны, важный инструмент воздействия руководства предприятия на персонал, а с другой — возможность самоутверждения личности на основе сочетания личных и общественных целей. Необходимо иметь в виду следующее: чем конкретнее Вы сформулируете задачу, тем больше у Вас шансов сделать что-либо реальное для её выполнения. Чтобы увеличить вероятность решения стоящих перед Вами за дач, придерживайтесь следующих принципов П. Друкера 1. Формулируйте их как можно более конкретно и однозначно. для определения своих конкретных намерений пользуйтесь такими глаголами, как: повысить, увеличить, уменьшить, обеспёчить, предоставить, улучшить и т.п. 2. Формулируйте задачи так, чтобы их выполнение поддавалось измерению и (или)оценке. для этого вводи те в формулировки задач количественные показатели и нормативы и пользуйтесь четкими базами для сравнения. 3. Устанавливайте предельные сроки выполнения задач. Заставляйте себя выполнять поставленные задачи в пределах намеченных сроков. Если предельный срок не определен, решение проблемы начинает, как правило, постоянно откладываться. Особенности ежедневного планирования Принципиально важно составить план дня в письменном виде. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. Письменные планы дня обеспечивают раз грузку памяти [4, С. 18]. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня, в результате те меньше отвлечений намеченных задач. Благодаря контролю результатов дня “не теряется непроделанная работа (перенос на следующий день). За счет письменной регистрации повышается эффект от планирования, поскольку лучше оценивается потребность во времени и “помехи”, а также можно более реалистично планировать резервное время. Мелкие дела обладают способностью вытеснять в планах более важные и крупные работы. данное явление объясняется следующими фактами: — мелкие работы более привлекательны, так как не требуют большой сосредоточенности их легче выполнять; — наличие мелких невыполненных дел формирует у работника феномен дискомфорта (хочется как можно быстрее разделаться с ними, так как они мешают взяться за большую работу); — крупные и важные работы, будучи разукрупненными на свои составляющие (а это необходимо делать) как бы могут легко ‘потеряться’ в массе мелких. С учетом перечисленных факторов мелкие дела обладают способностью попадать в ежедневные планы в качестве приоритетных. Однако, несмотря на перечисленные “пробивные” свойства мелких дел, наиболее крупные и важные работы должны включаться в ежедневный план работника в первую очередь. Наиболее крупные и важные работы целесообразно выполнять в первые дни и преимущественно в первой половине рабочего дня Мелкие работы, будучи невыполненными в течение 2-З дней, часто полностью утрачивают свою актуальность и могут быть исключены из плана Последовательное планирование дня обуславливает совершенствование применяемых методов и приемов работы Если существует ясность относительно того, что на до сделать в течение дня, то появляется сознательное противодействие “помехам внутреннего и внешнего по рядка. Реалистичный план дня должен содержать лишь то, что точно можно сделать в этот день Чем более реальны ми будут поставленные задачи, тем больше усилий удается мобилизовать на их реализацию
|
