Программное обеспечение автоматизации офиса

Офис: технологии работы и информация. Центром деловой активности любого субъекта туристского рынка является офис. Технологии работы в любом офисе делятся на FrontOffice (фронтофисные) и BackOffice (бэкофисные). Первые связаны с обслуживанием клиента, вторые — с внутренней жизнью компании, ее партнерами.

Технологии работы в офисе разнообразны (разработка и сопровождение документации, переводы на языки иностранных партнеров, ведение учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планирование, участие в рекламах и презентациях и т.д.) и имеют специфику в зависимости от направления деятельности субъекта. Например, у туроператора фронтофисные технологии связаны с продажей туруслуг и с обслуживанием клиента, а бэкофисные — со скрытой от постороннего глаза технологией производства, предпродажной подготовкой турпродукта, расчетами с поставщиками, финансовым учетом, управлением продажами. Бэкофисные технологии связаны также с технологиями информационного обмена: уточнением предложений, подтверждением брони на билеты, гостиницы, оперативным извещением об изменении условий размещения ит.д.

Информация и ее потоки в офисе. Главный ресурс, производимый и потребляемый современными предприятиями разного профиля и масштаба, и важный фактор повышения производительности и конкурентоспособности — информация. Ее объем и требования к быстроте и точности ее обработки стремительно растут. Обработанная информация является не только инструментом для принятия правильных решений, но интеллектуальным капиталом, приносящим реальную прибыль. Общее информационное пространство турфирмы, как и любого предприятия, формируется в основном из информации, представленной в электронном и бумажном виде. В этой информации можно выделить три основных потока документов.

1. Документопоток информации, входящей в организацию из внешней среды (телефонные звонки, сообщения электронной почты, факсимильная информация, письма, договоры, контракты, газеты и журналы, рекламные объявления и т.д.). Все многообразие информации можно разделить на следующие группы:

· голосовая информация (звонки);

· электронная информация (электронная почта, факсы, запросы к базам данных);

· печатная информация (письма, реклама, договоры).

2. Документопоток внутренней информации, передаваемой из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции начальства, требующие ответа письма, запросы к базам данных и ответы на них, отчеты, прогнозы, электронная и факсимильная информация для удаленных отделений фирмы и т.д.). Основных информационных групп здесь две: электронная информация (электронная почта, сообщения, получаемые на факс-модемные платы, запросы к базам данных и ответы на них) и печатная информация, как правило, на бумаге (приказы, отчеты, служебные записки и т.д.).

3. Документопоток исходящей информации (ответы на входящие письма, факсы, договоры, контракты, сообщения электронной почты, запросы к базам данных, прогнозы).

Электронный офис. Раньше основными инструментами для работы в офисе были ручка, калькулятор, телефон, факс. Современные же технические средства — персональные компьютеры, связанные в локальную сеть и имеющие выход в Интернет, — позволили перейти к безбумажным технологиям обработки информации. Эти технологии обеспечивают такие преимущества, как:

· уменьшение трудоемкости обработки информации;

· защищенность и надежность хранения информации;

· мгновенная передача информации.

Однако переход на безбумажные технологии связан с определенными проблемами. В первую очередь это проблема авторизации данных, доказательства их подлинности. Переход к безбумажным технологиям требует увеличения общей культуры работы с информацией.

Необходимым условием функционирования электронного офиса (или электронного документооборота) является наличие электронных документов (или электронной информации) и программного обеспечения, которое умеет работать с ними.

Электронные документы. Документы, возникшие внутри фирмы или поступившие по каналам электронной почты, с момента своего появления находятся обычно в электронном виде, доступном для компьютерной обработки.

Электронная информация может быть представлена в виде неструктурированных и структурированных документов. Неструк-тированными являются документы, созданные с помощью текстовых редакторов, электронных таблиц, почтовых факсовых программ и программ мультимедиа. Базы данных и электронные формы составляют структурированные документы. Для их создания, обработки и управления используется прикладное программное обеспечение.

Перевод бумажных (печатных) документов в электронную форму осуществляют современные технологии оптического распознавания. Сканер и распознающее программное обеспечение позволяют получать электронную копию документа с листа бумаги или (без участия сканера) копию изображения, пришедшего на факс-модемную плату. При этом электронная копия полностью сохраняет структуру документа. Используя широко распространенные прикладные программы — текстовые процессоры, электронные таблицы, системы управления базами данных, — можно вносить в электронные документы изменения и дополнения в виде текста, графики и звука.

Таким образом, для перехода к безбумажной технологии, дающей существенные преимущества с точки зрения комплексной автоматизации, в офисе должен быть необходимый набор средств.