Тема 5 Консультування при комплексній автоматизації підприємства

Основна ідея автоматизації управління – сформувати своєрідну електронну "нервову систему", або інформаційну систему організації. Білл Гейтс, визначає інформаційну систему організації як середовище, що автоматизує виконання заздалегідь намічених дій і подій, планування і облік, і дозволяє своєчасно реагувати на незаплановані події і зміни ситуації і що дає, таким чином, великі переваги в конкуренцію і можливість ефективно працювати.

Інформаційні системи будь-якого рівня базуються на таких принципах:

– стандартизація апаратних засобів, наявність "лінійки" комп'ютерних систем різних можливостей, що забезпечують необхідну гнучкість і продуктивність при прийнятній вартості;

– робота з будь-яким видом інформації, представлення усієї інформації в цифровій формі;

– створення всепроникної комунікаційної інфраструктури; побудова і використання мережі, що об'єднує окремі частини комп'ютерних систем і забезпечує постійний зв'язок, у тому числі у рамках універсальної системи електронної пошти;

– стандартизація робочих інструментів і комп'ютерних ресурсів кінцевих користувачів і організацій;

– застосування інтегрованих застосувань, специфічних для конкретного виду і рівня діяльності.

В автоматизованій інформаційній системі з'являється можливість відображення на інформаційну площину усього, що відбувається з організацією. Усі економічні чинники і ресурси виступають в єдиній інформаційній формі – у вигляді даних. Це дозволяє розглядати процес ухвалення рішень як інформаційну технологію.

Під автоматизованою інформаційною технологією управління розуміється система методів і способів збору, накопичення, зберігання, пошуку, обробки і захисту управлінської інформації на основі застосування розвиненого програмного забезпечення, комп'ютерних засобів і зв'язку, а також способів, за допомогою яких ця інформація надається користувачам.

Структура конкретної автоматизованої інформаційної технології управління припускає наявність трьох компонентів:

– комплексу технічних засобів, тобто засобів електронно-обчислювальної, комунікаційної і організаційної техніки;

– системи програмних засобів – системного (загального) і прикладного програмного забезпечення;

– системи організаційно-методичного забезпечення, яка містить інструктивні і нормативно-методичні матеріали з організації роботи управлінського і технічного персоналу.

Комплексна система автоматизації – це система управління фінансово-господарською діяльністю організації, що забезпечує ухвалення обґрунтованих управлінських рішень на основі якісної і достовірної інформації, отриманої за допомогою сучасних управлінських й інформаційних технологій. Вона забезпечує ведення оперативного, бухгалтерського й управлінського обліку і будується на основі єдиного інформаційного простору, охоплюючи і координуючи усю сукупність управлінських процесів організації.

Сьогодні проблема комплексної автоматизації актуальна практично для кожної організації, незалежно від форми власності.

Метою комплексної автоматизації є підвищення ефективності управління організацією в цілому (у комплексі усіх підрозділів організаційної структури).

Процес автоматизації можна розділити на два тісно взаємозв'язаних основних етапи:

1) вибір конкретної інтегрованої системи з наявних на ринку;

2) власне процес адаптації і впровадження системи.

Повна вартість комплексної автоматизації складається з вартості цих двох етапів.

При комплексній автоматизації на відміну від так званої острівної автоматизації вирішення локальних завдань окремих структурних підрозділів проводиться у рамках єдиного завдання – оптимізації процесу управління.

Автоматизація управління організацією реалізується спеціалізованими консалтинговими фірмами у рамках комплексної системи автоматизації.

Фахівцями консалтингової фірми, що займається створенням комплексної системи автоматизації управління організацією, мають бути вирішені наступні основні завдання:

– створення та(або) оптимізація єдиної системи планування діяльності організації, заснованої на облікових процедурах і доповненої ефективним механізмом управління;

– постановка та(або) оптимізація внутрішньої облікової політики організації з деталізацією, що забезпечує управлінський облік і об'єктивний аналіз результатів фінансово-господарської діяльності;

– підтримка ухвалення рішень на усіх рівнях управління на основі вдосконалення процесів збору і обробки інформації.

Комплексна автоматизована система управління організацією сьогодні є однією з найуживаніших консультантами і однією з найважливіших складових успішного розвитку бізнесу. Якщо ця система вибрана і реалізована правильно, вона допомагає усунути багато недоліків в управлінні, наприклад: роз'єднаність управлінських і інформаційних технологій; невідповідність систем планування і контролю; неефективність управління витратами; неефективність використання фінансових ресурсів (через відсутність в потрібні терміни вивіреної інформації про запаси і витрати). Виходячи з особливостей бізнесу і системи управління, що склалася в організації, цей список може бути продовжений самим консультантом.

У цілому комплексна автоматизована система управління організацією повинна забезпечувати:

– вище керівництво – інформацією для стратегічного планування, фінансово-економічного прогнозування і аналізу господарської діяльності;

– керівництво середнього рівня – інформацією для оперативного планування і координації підконтрольних йому функцій;

– рядових працівників – ефективним інструментарієм для виконання посадових функцій, реєстрації фактів господарської діяльності і прийняття оперативних рішень.

Таким чином, автоматизована інформаційна система може стати середовищем інформаційної підтримки цілеспрямованої колективної діяльності усієї організації, тобто корпоративною інформаційною системою. Така система включає сукупність різних програмно-апаратних платформ, універсальних і спеціалізованих додатків різних розробників, інтегрованих в єдину інформаційно-однорідну систему, яка якнайкраще вирішує завдання конкретної організації.

Як правило, в корпоративній інформаційній системі виокремлюють:

– персонал;

– єдину базу даних зберігання інформації, що формується різними і не пов'язаними між собою програмами і прикладними системами;

– програми, що забезпечують функціонування інформаційної системи (операційні системи, службові програми і тому подібне);

– технічні пристрої;

– прикладні системи, створені різними розробниками і по різних технологіях (фінанси, матеріально-технічний облік, конструкторсько-технологічна підготовка виробництва, документообіг, аналітика тощо).

Автоматизована корпоративна інформаційна система має забезпечуючу і функціональну частини.

Забезпечуюча частина включає:

– інформаційне забезпечення – сукупність проектних рішень з об'ємів, розміщень, форм організації інформації (єдиної системи класифікації та кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків), циркулюючої в організації, а також методологія побудови баз даних. Містить показники, довідкові дані, класифікатори і кодифікатори інформації, уніфіковані системи документації, інформацію на електронних носіях тощо;

– технічне забезпечення – комплекс технічних засобів, призначених для роботи корпоративної інформаційної системи, а також відповідна документація на ці засоби і технологічні процеси;

– математичне забезпечення – сукупність математичних методів, моделей, алгоритмів обробки інформації, використовуваних при рішенні завдань в корпоративній інформаційній системі (функціональних і автоматизації проектування інформаційних систем). До засобів математичного забезпечення відносяться: засоби моделювання процесів управління, типові завдання управління, методи математичного програмування, математичної статистики, теорії масового обслуговування та ін.;

– програмне забезпечення – сукупність програм для реалізації цілей і завдань корпоративної інформаційної системи, а також нормального функціонування комплексу технічних засобів. До складу програмного забезпечення входять системні і спеціальні програмні продукти, прикладне програмне забезпечення, а також технічна документація;

– лінгвістичне забезпечення – сукупність мов спілкування (мовних засобів) персоналу корпоративної інформаційної системи і користувачів з програмним, технічним і інформаційним забезпеченням, а також сукупність термінів, використовуваних в корпоративній інформаційній системі;

– методичне і організаційне забезпечення - сукупність методів, засобів і документів, що регламентують взаємодію персоналу корпоративної інформаційної системи з технічними засобами і між собою в процесі розробки і експлуатації корпоративної інформаційної системи.

Функціональна частина корпоративної інформаційної системи забезпечує виконання завдань, для яких і призначена корпоративної інформаційної системи. Фактично тут міститься модель системи управління організацією. У рамках цієї частини відбувається трансформація цілей управління у функції, функцій – в підсистеми корпоративної інформаційної системи. Підсистема, що реалізовує завдання, – це частина системи, виділена за якою-небудь ознакою. Зазвичай в корпоративній інформаційній системі функціональна частина розділяється на підсистеми за функціональними ознаками:

– рівень управління (вищий, середній, нижчий);

– вид керованого ресурсу (матеріальний, трудовий, фінансовий тощо);

– сфера застосування (банківська, фондового ринку тощо);

– функції управління і період управління.

Завдання, вирішувані корпоративною інформаційною системою, багато в чому визначаються областю діяльності, структурою й іншими особливостями конкретних організацій. Перелік завдань, які повинна вирішувати корпоративна інформаційна система на різних рівнях управління організацією, приблизно такий:

1) для керівництва організації:

– забезпечення достовірною інформацією про фінансовий стан організації на даний момент і прогноз на майбутнє;

– скорочення числа рівнів управління;

– забезпечення контролю від верху до низу за роботою організації, бажано з виявленням конкретної особи, що допустила помилку;

– надання оперативної інформації про негативні тенденції, їх причини і можливі заходи по виправленню ситуації;

– забезпечення чіткої координації робіт і ресурсів, скорочення адміністративних витрат;

– формування повної картини собівартості кінцевого продукту (послуги) по компонентах витрат;

– отримання раціональних варіантів рішення управлінських завдань за рахунок впровадження математичних методів і інтелектуальних систем;

– вдосконалення структури потоків інформації і системи документообігу, прямий доступ до інформаційного продукту;

2) для фінансово-бухгалтерської служби:

– повний контроль за рухом грошових коштів, зменшення витрат;

– реалізація розробленої облікової політики;

– оперативне ведення дебіторської і кредиторської заборгованості;

– контроль за виконанням договорів, кошторисів, планів;

– контроль за фінансовою дисципліною;

– відстеження товарно-матеріальних потоків;

– оперативне формування набору документів бухгалтерської звітності (фінансовою тощо);

– податкове і бюджетне планування;

3) для управління виробництвом:

– скорочення часу на проектування і виробництво;

– контроль за виконанням виробничих замовлень;

– формування інформації про стан виробничих потужностей;

– раціоналізація матеріально-технічного постачання;

– контроль за технологічною дисципліною, зменшення витрат на виробництво продуктів і послуг, підвищення продуктивності праці;

– раціоналізація ведення документів супроводу виробничих замовлень (наприклад, огорожні карти, маршрутні карти тощо);

– визначення фактичної собівартості виробничих замовлень;

4) для служби маркетингу і реклами:

– скорочення часу реалізації виробів, контроль за просуванням нових товарів на ринок;

– аналіз ринку збуту з метою його розширення, автоматизований пошук нових ринкових ніш;

– робота з актуальними і потенційними замовниками (клієнтами), ідентифікація споживачів продуктів і послуг;

– оперативне реагування на попит і побажання споживачів;

– інформаційна підтримка політики цін і знижок, створення нових можливостей отримання і поширення інформації;

– ведення статистики продажів;

– використання бази стандартних листів для розсилки зі збереженням дати і типу листа кожного відправлення;

5) для служби збуту і постачання:

– ведення баз цих товарів, продукції, послуг;

– планування термінів постачання і витрат на транспортування;

– оптимізація транспортних маршрутів і способів транспортування;

– ведення контрактів (у тому числі із складними платежами і термінами постачань);

6) для служби складського обліку:

– управління багатоланковою структурою складів;

– оперативний пошук товару (продукції) на складах;

– оптимальне розміщення товарів на складах з урахуванням умов зберігання;

– зниження рівня запасів;

– управління надходженнями з урахуванням контролю якості;

– автоматизована інвентаризація.

Розробка корпоративної інформаційної системи власними силами, без залучення сторонніх організацій і придбання тиражованого прикладного програмного забезпечення потенційно ефективна тільки для великих організацій з великим колективом розробників, що мають досвід розробки і впровадження комплексних систем автоматизації. Причому сьогодні подальше комерційне поширення таких "доморощених" систем через конкуренцію і високі вимоги до якості практично не має шансів.

Замовлення розробки корпоративної інформаційної системи припускає створення системи, повністю відповідаючої особливостям конкретної організації, що є її основною перевагою. У потенціалі цей підхід характеризується меншою вартістю і меншими термінами реалізації, чим самостійна розробка. Використання підходу з розробкою замовлених корпоративних інформаційних систем можна рекомендувати підприємствам з унікальними особливостями.

У низці випадків комплект програм поставляється у барвисто оформленій упаковці (коробці), звідки, власне, і пішла назва ("коробкові") тиражовані системи. У комплект постачання входить інструкція з установки й експлуатації програми, користуючись якою, у більшості випадків можна досить швидко ввести програми в експлуатацію.

Основними перевагами подібного підходу є порівняно низька вартість програм, простота і відповідно недовгі терміни їх освоєння, у низці випадків хороший сервіс з супроводу і оновленню версій програмного забезпечення. Крім того, продукти провідних фірм випускаються великим накладом, отже, можна чекати, що вони апробовані і не містять систематичних помилок.

Проте на основі такого підходу власне корпоративні інформаційні системи практично створити не вдається. Це пояснюється недостатньою функціональністю і масштабом "коробкових" програмних продуктів, а також несумісністю систем різних виробників. Тому використання "коробкового" програмного продукту доцільне для малих і середніх підприємств на початкових стадіях автоматизації фінансово-господарської діяльності.

Підхід до побудови корпоративних інформаційних систем із застосуванням інтегрованих систем, що адаптуються, які з'явилися на вітчизняному ринку у другій половині 1990-х рр., вдало поєднує переваги розглянутих підходів і вільний від їх основних недоліків.

Розробка корпоративних інформаційних систем на основі цього підходу вимагає небагато часу, відрізняється ефективністю рішення завдань автоматизації управління і порівняльною простотою модифікації при зміні організаційної структури організації або бізнес-процесів.

Відмічені переваги підходу до побудови корпоративних інформаційних систем із застосуванням інтегрованих систем, що адаптуються, дозволяють консультантам рекомендувати його більшості організацій з налаштуванням розробником або іншою фірмою, обов'язково спеціалізованою.

Консультанти до початку розробки корпоративних інформаційних систем повинні дати керівництву організації-замовника повну інформацію про те, що створення повномасштабної комплексної системи управління – тривалий і дорогий процес, що вимагає:

– зміни управлінських технологій у зв'язку з новими можливостями обробки і обміну інформацією, а часто перебудови існуючих бізнес-процесів компанії або створення нових бізнес-процесів і знищення старих;

– розгортання і підтримка сучасних програмно-технічних засобів;

– налаштування програмних систем на усю сукупність інформації, взаємозв'язків, управлінських механізмів, алгоритмів обробки даних, що відбивають специфіку організації;

– навчання персоналу новим технологіям;

– подолання впливів людського чинника в процесі впровадження системи;

– консультанти заздалегідь обговорюють з керівництвом організації-замовника проблеми, які можуть виникнути при впровадженні систем комплексної автоматизації, і можливі спільні дії при їх рішенні, наприклад:

• несформулюваність цілей і заданий управління організацією - вимагає максимально формалізувати усі контури управління, які планується автоматизувати, а також сформулювати загальну і приватні цілі управління;

• громіздка структура організації і неузгодженість технологій ведення бізнесу – вимагає часткової або повної реорганізації структури підприємства до початку або паралельно з процесом автоматизації; упорядковування бізнесу;

• виникнення неусувних зривів постачань комплектуючих, поломки устаткування і так далі – вимагає строгого контролю кожного етапу виконання замовлення відповідальним за нього кругом працівників. У разі потреби вони повинні створити управлінську дію на систему, щоб уникнути небажаних наслідків або зменшити ці наслідки;

• опір працівників організації змінам – вимагає проведення керівництвом організації роз'яснювальної роботи з персоналом і ухвалення організаційних рішень для створення у працівників усіх рівнів твердого відчуття неминучості впровадження автоматизованої системи управління; підвищення рівня мотивації працівників до освоєння системи (наприклад, у формі заохочень);

• недостатня участь замовника в проекті - вимагає формування кваліфікованої проектної команди.

Консультанти повинні звернути увагу керівництва організації-замовника на те, що автоматизована система управління не спрощує роботу. Навпаки, істотне скорочення паперової тяганини прискорює процес обробки замовлень і підвищує його якість, піднімає конкурентоспроможність і рентабельність організації в цілому, що вимагає більшої зібраності, компетенції і відповідальності виконавців. Це може викликати необхідність в нових працівниках, і, що саме головне, в нових методах управління ними.

Головна особливість індустрії систем автоматизації різних підприємств і установ, що характеризуються широкою номенклатурою вхідних даних з різними (і нетривіальними) маршрутами їх обробки, полягає в концентрації складності на початкових етапах аналізу вимог і проектування специфікацій системи при відносно невисокій складності і трудомісткості подальших етапів. Саме на цих етапах приходить розуміння того, що робитиме майбутня система і яким чином вона буде задовольняти висунуті до неї вимоги.

Участь вітчизняних консультантів у роботах після комплексної автоматизації як варіанту технології вдосконалення діяльності сучасних організацій пояснюється такими головними причинами:

– підвищенням міри організаційної і фінансової самостійності сучасних російських організацій;

– виходом організації, клієнта на зарубіжний ринок;

– прагненням західних компаній виробляти свої товари в Україні;

– завершенням періоду "острівної" автоматизації;

– зростаючою орієнтацією організацій на бізнес-процеси, тобто на діяльність, що має цінність для клієнта;

– появою на ринку як зарубіжних, так і вітчизняних систем автоматизації, досвіду їх впровадження і використання і використання.