Вопрос 2. Характеристика внутрифирменного контроля, его виды

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Планирование и создание организационных структур позволяют осуществить предварительный контроль, хотя их редко относят к процедуре контроля.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил и процедур поведения, которые вырабатываются для обеспечения выполнения планов через строгое их соблюдение. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в этой области достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых качеств и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовительных и квалифицированных людей. Необходимо установить минимально достигнутый уровень образования или стаж работы в данной области, проверить документ и рекомендации, предъявляемые нанимаемым. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения, которые позволяет установить, что дополнительно нужно добавить к имеющим знаниям и навыкам как руководства, как и рядовых исполнителей.

Материальные ресурсы.Предварительный контроль используемых материальных ресурсов обязательно необходим, так как очевидно, что изготовить высоко качественную продукцию из плохого сырья невозможно.

Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально достигнутых уровней качества и проведение физических проверок соответствия поступающих материалов данных требованиям.

Выбор поставщика, доказавшего свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям, является одним из способов предварительного контроля в этой области.

Важным средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, позволяющий также осуществлять функцию планирования. Он дает уверенность, что, когда организации требуется наличие средства, эти средства у нее будут. В бюджетах устанавливают предельные значения затрат и тем самым не позволяют какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом чаще всего выступают подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.

Регулярная проверка работ подчиненных, обсуждения возникающих проблем предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Он скорее базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленных на достижения желаемых целей. Для его осуществления таким образом, аппарату управления необходима обратная связь, которая в данном случае представлена данными о полученных результатах.

Система обратной связи позволяет руководству выявить множество непрерывных проблем и скорректировать свою линию поведения, таким образом, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачам.

Система обратной связи -это не изобретение науки управления организациями. Это одно из наиболее широко распространенных явлений природы.

Все системы обратной связи (биологические и организационные) состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах:

1. имеют цели;

2. используют внешние ресурсы;

3. преобразовывают внешние ресурсы для внутреннего использования;

4. следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

5. корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижения целей.

Примером типичной простой системы контроля с обратной связью может служить термостат и обогреватель, используемый для регулирования температуры жилого помещения. Задача такой системы состоит в поддержании температуры помещения на определенном уровне. Термометр термостата является датчиком, осуществляющим мониторинг и измерение внешнего фактора, то есть температуры воздуха. Если измерения показывают, что температура выше или ниже заданного уровня, специальный коммуникационный механизм преобразует эту информацию в форму, позволяющую системе начать действовать, в данном случае в электрические импульсы, которые включают или выключают обогреватель.

Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на описанный выше термостат. Они влияют на «входы», чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. «Выходом» – товары и услуги. Но, есть и важное отличие. Система термостат – обогреватель – это замкнутая система контроля, она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым системам внешний для таких систем элемент - «руководитель - менеджер», регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как и в цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, так как на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами.

Заключительный контроль.

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком большие затраты.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периоды времени фактически полученные результаты с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он тем не менее имеет важные функции. Например, контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогические работы предполагаются производить в будущем. В этом заключается первая функция контроля. Сравнивая фактические полученные и требующиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Это процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способность мотивации. Фактически достигнутую результативность необходимо сравнивать точно и объективно, т.к. руководство связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.

Вопрос 3. Процесс контроля: установление стандартов; сопоставление