Вопрос 1. Сущность и смысл контроля. Предпосылки существования контроля

В системе современного менеджмента важное место занимает контроль. Как и планирование, он представляет собой не разовое действие типа «пришел, увидел, проконтролировал», а бесконечный непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с движением производственного цикла.

Для чего нужен контроль? Прежде всего, для борьбы с неопределенностью ситуации как внешней, так и внутренней, для того, чтобы организация могла вовремя обнаруживать и исправлять свои ошибки. Однако с помощью контроля выявляются не только недостатки, но и успехи, победы, позитивные тенденции в деятельности компании, которые нужно и дальше совершенствовать, чтобы добиться еще больших результатов.

Руководители с момента создания организации и формулирования целей и задач начинают, осуществляет функцию контроля. Контроль (от греч. «кontra rutulus») – противопоставление намеченного, желаемого с фактически свершимся.

Контроль очень важен в обеспечении успешности функционирования организации. Уже сами по себе цели, планы и структура организации определяет её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Таким образом, контроль является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы».

Ведения будущего руководительством отражается в планах и организационных структурах. Множество разнообразных факторов препятствует реализации задуманного. Планы вполне реальные в момент разработки, могут превратиться в нечто совершенно недостижимое из-за изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других факторов внешней среды.

Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои недостатки. Структура, выглядящая привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может не оправдать всех надежд, возлагающихся на нее руководительством. Также фактором неопределенности является люди, выполняющие большинство работ в любой организации. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью.

Пока еще менеджеры не имеют возможности детально прогнозировать ответную реакцию работников на введения новых инструкций и команд, возложение дополнительных обязанностей и прав.

Значительным фактором, обуславливающим необходимость контроля, также является необходимость предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять и до того, как они повредят достижению целей организаций. В этом случае управление характеризуется функцией контроля, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как они перерастут в кризис – задолго до того, как возникли первые идеи науки управления, ещё три тысячи лет назад в мудрой китайской книге «И Цзинь» (книге перемен) было написано: «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, но делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».

Контроль всемерно поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность выяснить, где организация добилась успехов, а где потерпело неудачу.

Таким образом, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективно способствовали достижению общих целей организации.

Анализируя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность быстрой адаптации организации к требованиям динамичной внешней среды и обеспечить тем самым продвижение к основополагающим целям организации.

Контроль– это критически важная и сложная функция управления. Поэтому контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может основываться прерогативой менеджера, назначенного «контролером». Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если ему специально этого не поручали.

Контроль– основной элемент процесса управления. Планирование, создание организационных структур, мотивация является неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации. Это обстоятельство объясняет основные три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный, которые схожи между собой, так как имеют одну цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Они различаются только временем осуществления.