Архітектоніка тексту.

4.4.1. Абзац та його виділення.

Ефективність сприймання і запам'ятовування повідом­лення визначається ефективністю структури тексту, тобто забезпечується архітектонічною досконалістю, яка е у гра­фічно-знаковій тканині документа. Формальна структура тексту — архітектоніка являє собою об'ємно-прагматичне членування тексту на абзаци, пункти, підпункти. Для тек­сту службових документів оптимальним є співвіднесеність лінгвістичної структури та архітектоніки: межі абзацу збігаються з межами надфразової єдності. За підрахунка­ми вчених, такий поділ удвічі полегшує розуміння та запам'ятовування тексту.

Складне синтаксичне ціле та абзац співвідносяться між собою як словесна тканина та форма її подання. Вони різ­няться своїм значенням відносно тексту як цілого. Понят­тя «абзац» може застосовуватися тільки до писемного мов­лення, «надфразова єдність» може належати як до писем­ного, так і до усного мовлення.

Термін «абзац» вживається у двох значеннях:

· Це відступ праворуч на початку першого рядка кож­ної частини документа.

· Відрізок письмового чи друкованого тексту від одного
червоного рядка до іншого, що містить надфразову єдність
чи її частину, рідше — одне просте чи складне речення.

У даному випадку важливо розрізняти надфразову єд­ність і складне речення. Від складного речення вона відріз­няється тим, що речення, які містяться в надфразовій єд­ності, є більш самостійними і відповідно зв'язки між ними — менш тісні.

Виділення абзаців — спосіб семантико-стилістичного виділення речень. Це просторово-композиційне, експресивне явище, оскільки виявляється на графічному, інтонаційному (ритмо-мелодійному) рівнях. Слід пам'ятати, що абзац — це засіб впливу на адресата на невербальному (несловесному) рівнях. Для досягнення комунікативної мети важливо використовувати максимум можливостей, що діють на свідомість і підсвідомість.

Типовий абзац складається з трьох частин: зачин (фор­мулюється мета абзацу), фраза (основна інформація абза­цу), коментарі (підбиття підсумків того, про що йшлося в абзаці). Розміщення інформації в абзаці може бути різним. Як правило, перше речення містить основну думку (тому) абзацу і є головним компонентом його структури. Кожне наступне речення продовжує, поглиблює, конкре­тизує інформацію, висвітлену у попередньому реченні. Ос­таннє речення підсумовує викладене. У іншому випадку основна думка може бути зосереджена в першому й остан­ньому реченнях, а проміжні речення виконуватимуть коментуючу функцію.

У тексті документа обов'язково виділяють абзацами етикетні формули початку і кінця тексту, композиційні частини тексту — вступ, основну частину, висновки.

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—б речень. Це властиво текстам художньої чи публіцистичної літератури. Однак у текстах службових документів абзаци часто складаються з одного чи двох речень, що зумовлено єдністю змісту і послідовного, конденсованого викладу.

У науковій літературі правила, за якими у тексті виді­ляються абзаци, зводяться до таких:

1. Речення, які розпочинають абзац, містять у собі ос­новну ідею тексту. Вони можуть розпочинатися вставни­ми словами та зворотами: отже, таким чином, у цілому, зважаючи на викладене, з огляду на наведене вище...
тощо. Вони включають нову інформацію порівняно з попе­реднім реченням. У таких реченнях вживаються слова та вислови, які не згадуються у попередньому абзаці.

2. Це речення із повторюваною інформацією про одну й
ту саму особу (особи), пов'язані дистантним зв'язком, їх
формальна ознака — повторення тих самих іменників у
називному відмінку в різних частинах тексту.

3. Речення, що починаються займенниками він, вона, воно, які не належать до останнього іменника попередньо­го речення.

4. Наступні після діалогу чи полілогу речення.

5. Речення, які за смислом не можуть контактувати
(розміщуватися) в одному рядку з попереднім, оскільки абзацні речення тексту повинні бути у логічному відношенні однорідними і відповідно зіставлюваними.

6. Не слід виділяти в абзац речення, які мають другорядне значення. Такі речення не входять в один рядок із зачинами інших абзаців, які виражають основний зміст попередньої частини тексту.

У службовому документі кожен аспект питання, викла­деного у ньому, має займати певне місце в його логічній структурі та не збігатися з іншим аспектом. Недотриман­ня цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Тому кожен аспект змісту має виділятися в окремий неве­ликий абзац, який може містити одне чи кілька речень, які виражають закінчену думку.

4.4.2. Графічно-шрифтове оформлення

У службових документах процесу уніфікації підлягає не лише зміст документа (на рівні слововживання, лек­сичної сполучуваності, граматики), але і його форма, гра­фічно-шрифтове оформлення. Незвичні для читача конс­трукції, нестандартне оформлення тексту ускладнюють процес розуміння, роблять його багатозначним.

Важливим засобом організації тексту є внутрішньо-текстові демаркатори. Ранні графічні демаркатори не виконували функцію впорядкування тексту, тобто не вка­зували на розміщення виділюваної частини у цілому тексті. Такими були червоний рядок, спеціальне креслення (у подальшому спеціальний шрифт) великої літери першого слова чи зрідка кількох перших слів, відстань між рядка­ми з одного чи більше рядків, спеціалізовані знаки -; лінії тощо. Пізніше виникли та поширилися рубрикатори — поєднання слова (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) чи знака з порядковим числівником або літерою алфавіту. Це внутрішньотекстові демаркатори, призна­чені для впорядкування частин всередині тексту, полег­шення його семантичного членування, отже, і швидкості сприйняття реципієнтом як окремих фрагментів, які міс­тять необхідну для нього інформацію, так і тексту в цілому.

Рубрикація як членування тексту на частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої з використанням заголовків, нумерації тощо є зовнішнім (формально-логіч­ним) вираженням композиції документа. Рубрикація на текстовому рівні пов'язана з поділом тексту на пункти та підпункти, які в документах позначаються тільки арабсь­кими цифрами:

1. 1.1.1.1.1.

2.2.1.2.1.1.

3.3.1.3.1.1.

Залежно від складності поділу вибирають одно-, дво- чи тризначне позначення пункту, підпункту. Рубрики мо­жуть нумеруватися лише тоді, коли є не менше двох одно­рідних елементів переліку. При цьому можуть використо­вуватися підзаголовки, які повинні точно відбивати зміст частин документа, бути недвозначними і несуперечливими. Підзаголовки пунктів надають текстам документів підкреслено логічний, аналітичний характер (що власти­во для текстової організації контрактів, договорів, угод).

Формально-логічний принцип текстової організації ви­ражається у дробленні основної теми на підтеми, що роз­глядаються в пунктах і підпунктах, на які графічно чле­нується текст і які позначаються арабськими цифрами.