Система коллежского делопроизводства в ХVIII веке

Существенное упорядочение делопроизводства происходит при Петре I. В 1720 году Петр утвердил Генеральный регламент, которым ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждения нового типа - коллегии. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Главный магистрат. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений коллегией, в которую входили: президент, вице-президент, 2-3 советника, асессоры. С изданием Генерального регламента делопроизводство встало на твердую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепилась за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральными фигурами канцелярии являлись: секретарь, нотариус, регистратор, актуариус (ведение общего журнала всех входящих бумаг, хранение бумаг, ответственность за их сохранность, заготовление канцелярских принадлежностей), канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода), вахмистр (сторож для охраны).

Генеральный регламент содержал все вопросы деятельности канцелярии, внеся в делопроизводство много нового, заимствованного из Западной Европы. В обращение была введена гербовая бумага. Произошла замена столбцовой формы документа тетрадной.

Если раньше судьи и их приближенные, принимавшие решения, не ставили своих подписей под приказами. Это входило в обязанности дьяка, отвечавшего за делопроизводство приказа. Лишь царь и бояре собственноручно подписывали только договорные грамоты, заключаемые с другими государствами. То Генеральный регламент Петра I ввел подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Главы губернской администрации стали подписывать доношения в Сенат.

Генеральный регламент подробно расписывал всю процедуру рассмотрения и решения вопроса: поступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Новым явлением в документоведении явилось появление архивов (европейское наименование), как особых от канцелярии подразделений для хранения оконченных дел, и архивариусов, а также процедуры подготовки документов к архивированию, сдачи документов в архив и условий их хранения в архиве.

Генеральный регламент устанавливал порядок пользованияпечатями. Приложение печати происходило в присутствии двух свидетелей, в случае государственной тайны давалась присяга о ее хранении.

Наказание за подделку и хищение документов, разглашение тайны голосования, неправильное составление и искажение смысла документа предусматривало смертную казнь, ссылку на галеры с вырезанием ноздрей, конфискацию имущества, денежные штрафы, лишение чина и др. Устанавливались срокидвижения документов и наказание за нарушение сроков (5-месячное продление влекло лишение имущества и ссылку на галеры).

В делопроизводство, как и в русский язык, проникло много западноевропейских слов, заменивших прежние слова: администратор, актуариус, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр. Прежние учреждения - думы и приказы - заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденции, инструкции, резолюции.

Форма документов претерпевает существенные изменения в петровское время. Для многих из них разрабатывались «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Началась формализация текста документа, выделение реквизитов как самостоятельных элементов формуляра: дата документа, наименование документа и его обозначение («Рапорт о получении указа»), подпись, отметка о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Бюрократическая волокита возникала вследствие обилия дел, усложнения делопроизводства, разбухания канцелярских штатов, неспособности справиться с делами.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» (1775 г.). Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний: разграничила административные, судебные и финансовые учреждения, установила иерархический порядок взаимоотношений высших, центральных и местных учреждений, определявший порядок документоведения и сохранившийся в современном делопроизводстве.

Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, развитием бюрократии.