Унифицированные системы документации

Стандартизация в соответствии с законом РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 года – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества (например, детские игрушки, содержащие вредные для ребенка вещества);

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции (отечественные и импортные электрические розетки);

качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; а также единства измерения (качество пива);

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций (трагедия Нефтегорска);

обороноспособности и мобилизационной готовности страны (конверсия).

К нормативным документам по стандартизации в РФ относятся:

государственные стандарты РФ (ГОСТ), применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты отраслей, предприятий, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Все государственные стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др. Например, ГОСТ 1 РО-92. Государственная система стандартизации РФ: основные положения.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (У ГОСТа сохранен номер 1970 года).

Создание унифицированных систем документации осуществляется в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения затрат на их подготовку и обработку, информационную совместимость автоматизированных баз данных в народном хозяйстве. Классификаторы технико-экономической и социальной информации обеспечивают интегрированную автоматизированную обработку данных.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное предоставление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В настоящее время действует 8 УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа и которые вносят необходимые дополнения и изменения.