Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления, высшие и центральные учреждения.

Новая система управления – министерская, - основана на принципе единоначалия министра. Это необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств, позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Законодательными актами 1802, 1810 и 1811 гг. была определена система министерского устройства.

Канцелярия министра		Министр, товарищ министра		Совет министра
	Департаменты
Канцелярия департамента
Отделение Столы		Отделение Столы		Отделение Столы

Были созданы министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, на правах министерства - Государственное казначейство и другие. Был утвержден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласования решения.

Вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения, регламентировались внешние отношения министерств.

Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался и представлял сложный иерархически организованный процесс.

Дела, направляемые в министерство, в зависимости от их важности могли попасть или в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. Все поступавшие в министерство дела делились на три категории:

Текущие дела

Чрезвычайные дела (по злоупотреблению)

Срочные дела

Документы разделялись на две группы: а) внутреннее делопроизводство учреждения; б) делопроизводство, связанное с другими учреждениями.

От вышестоящих учреждений министерства получали: от царя - указы, повеления, от государственного совета - высочайшие утвержденные мнения, от Сената - сенатские указы, от комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры отправляли в вышестоящую инстанцию высочайшие доклады, мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам - предписания министров. От них получали - рапорты, донесения, представления.

Формировались новые самостоятельные стадии документооборота: отправка дел, ревизия дел, отчеты. С отправкой дел связано появление с середины XIX века в России почтовых конвертов, марок, сургучной печати. Ревизия дел - проверка правильности ведения дел, хранения документов, сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам департаментов, в губерниях - губернатору и начальникам присутственных мест.

Отчеты составлялись трех видов: 1) в суммах (финансовые), 2) в делах (о деятельности), 3) в предложениях (план работы на следующий год).

Изменяется форма документа: появляются бланки министерств с угловым расположением реквизитов, отпечатанные типографическим способом; на бланках закрепляется определенный набор реквизитов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, ссылка на поступивший документ, адресат (указание должностного лица в дательном падеже).

В последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки - революционный шаг в документоведении: ускорение, копирование, сокращение объема (компактность), телеграф с новым видом переписки – телеграммы, телефон – телефонограммы, гектограф - копирование документов.

Особенностью организации министерского делопроизводства является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление обширной делопроизводственной литературы, в частности сборники образцов документов. Проводилась большая работа по упрощению делопроизводства: сокращению количества служебных документов и их унификации.