Основные этапы создания запросов

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Рассмотрим основные этапы создания запросов:

1) В окне База данных выбрать объект Запрос;

2) Выбрать Создание запроса в режиме конструктора или Создание запроса с помощью мастера;

3) В окне диалога Добавлении таблицы выделить нужную таблицу и нажать кнопку Добавить;

4) Закрыть окно Добавление таблицы;

5) В окне Запрос на выборку перетащить нужное имя поля из списка полей таблицы в первую клетку строки Поле запроса (в нижней половинеокна);

6) Указать условия отбора;

7) При необходимости выполнить сортировку, щелкнув мышью в строке Сортировка под именем нужного поля;

8) Нажать на панели инструментов кнопку Запуск;

9) Сохранить запрос, присвоив ему некоторое имя;

10) Открыть запрос для просмотра.

2. Формирование запросов на выборку.

Пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью мастера запросов. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса с помощью мастера. Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку. Одновременно с этим окном открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, например Телефонный справочник. Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в нижней части бланка запроса. Выбрав нужные поля, нужно щелкнуть на кнопке Добавить. Затем нажать кнопку Далее. Появится диалоговое окно, в котором можно выбрать одну из двух команд: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса. Нажать кнопку Готово.

Второй способ создания запросов – в режиме конструктора. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора. Откроется окно Запрос на выборку и диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, например Телефонный справочник. В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть. Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только приналичии связей между выбраннымитаблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку. Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо “перенести” имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка. Критерии поиска задаются в строке Условие отбора.

3. Параметрические запросы.

Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Например, в одном запросе критерием поиска является значение друзья поля Категория абонента, а в другом запросе – значение сервис этого же поля. Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.

Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке Условие отбора указывается не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска.

1. Нажать кнопку Запуск.
2. При запуске запроса появится диалоговое окно, в котором будет запрос на ввод категории абонентов. Ввести любой год рождения, например 1985, и нажать OK.

4. Запросы на обновление.

Помимо запросов на выборку, с помощью которых осуществляется только отбор необходимых данных, MS Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных. С помощью запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса включаются поля, по значениям которых будет вестись отбор записей..