Правовая работа в сфере трудовых отношений

Правовая работа в сфере трудовых отношений представляет собой комплекс мероприятий по формированию и реализации трудовых отношений, обеспечивающих деятельность органи­зации.

Важность правильной организации правовой работы в сфере трудовых отношений обусловлена следующими обстоятельствами:

— несоблюдение предусмотренных законодательством о труде

i прав и гарантий работников приводит к увеличению рисков социальной нестабильности в трудовом коллективе и вы­званных этим мер реагирования со стороны государствен­ных и муниципальных органов и должностных лиц в отно­шении организации и ее руководителя; jgpS* эффективность и конечная результативность деятельности организации во многом зависит от четкости работы сотруд­ников организации, которая достигается через рациональ­ную организацию трудовых правоотношений;

— ненадлежащее обеспечение охраны труда работников мо­жет приводить к серьезным неблагоприятным последствиям, вплоть до уголовной ответственности руководителя в случае смерти работника в результате несчастного случая на произ­водстве. Это делает особо важным проведение комплекса пре­вентивных мероприятий, связанных с недопущением несчаст­ных случаев на производстве и обеспечением охраны труда.

Персональную ответственность за ведение правовой работы в сфере трудовых отношений несет руководитель организации. За­конодательством предусмотрены различные санкции за наруше­ния норм трудового законодательства — как административные, так и уголовные. Одной из них является дисквалификация руко­водителя. Применение данной санкции может повлечь для орга­низации серьезные негативные последствия. В случае дисквали­фикации руководителя требуется незамедлительное проведение корпоративных процедур по назначению нового единоличного исполнительного органа, что всегда сложно и к тому же негативно сказывается на деловой репутации организации, вносит серьезные трудности в исполнение договорных обязательств, дестабилизиру­ет обстановку в коллективе. Поэтому юридическая служба должна принимать активное участие в данном поднаправлении правовой работы.

Основная нагрузка в ведении правовой работы в сфере трудо­вых правоотношений возлагается, как правило, на специально создаваемое для этой цели структурное подразделение — кадровую службу (департамент, отдел и др.). Деятельность данного структур­ного подразделения обычно курируется одним из заместителей ру­ководителя организации.

В крупных коммерческих организациях в форме акционерно­го общества, имеющих советы директоров, нередко создаются до­полнительные структурные подразделения совета директоров — комитеты по персоналу и вознаграждениям, деятельность которых также имеет существенное значение для данного поднаправления правовой работы. Создание таких комитетов соответствует стан­дартам корпоративного управления и предусматривается в раз­нообразных кодексах лучшей практики в сфере корпоративного управления.

В правовую работу g сфере трудовых отношений непосред­ственно вовлекаются также руководители всех структурных под­разделений организации, определяющие потребность в работни­ке, его функции, место 1 структуре конкретного подразделения.

Именно руководитель структурного подразделения выступает инициатором найма работника, привлечения его к дисциплинар­ной или материальной ответственности, поощрению, изменению трудового договора с работником.

Очевидно, что такое большое число вовлеченных в правовую работу в сфере трудовых отношений сотрудников требует рацио­нальной организации их деятельности. Поэтому на юридической службе лежит, в первую очередь, организаторская функция. Кроме того, юридическая служба выполняет в данном поднаправлении правовой работы контрольную, консультационную и информаци­онные функции.

Выбор организационной структуры управления процессом правовой работы в сфере трудовых отношений определяется мно­жеством факторов, в том числе штатной численностью сотрудни­ков организации, принятого в организации способа привлечения работников, структуры акционерного капитала, наличия или от­сутствия в организации корпоративных конфликтов, организаци- онно-правовой формы организации и пр. Так, в организациях с небольшим числом сотрудников кадровые службы не создаются, функции оформления трудовых правоотношений возлагают на одного из работников, зачастую не имеющего для этого специаль­ных знаний и подготовки, и в таком случае задача юристов—более тщательно контролировать подготовленные таким сотрудником документы, неустанно вести разъяснительную работу.

Сотрудники могут привлекаться по договору аутсорсинга, и в таком случае юридическое сопровождение трудовых правоотно­шений сводится к минимуму — сотрудники не являются работ­никами организации, однако несколько усложняется участок до­говорной работы, поскольку нарушения со стороны сотрудника оказываются нарушениями договора аутсорсинга и требуют при­нятия адекватных ситуации мер реагирования (направления пре­тензии, взыскания возмещения убытков, односторонний отказ от договора и пр.).

В ситуации корпоративного конфликта трудовые отношения осложняются неурегулированным противоречием между участни­ками и членами органов управления. Смена корпоративной власти в организации зачастую приводит к изменениям штатного распи­сания и кадрового состава, что приводит к заметному увеличению доли трудовых споров и юридического сопровождения трудовых правоотношений в структуре правовой работы в организации.

Значительное влияние на организацию правовой работы оказы­вает кадровая стратегия единоличного исполнительного органа, а также членов совета директоров, участников комитета по персона­лу и вознаграждениям. Если эти липа понимают нежелательность конфликтов и готовы к проведению согласительных мероприятий с работниками, усложняется юридическое сопровождение внутри­фирменной правовой работы (организация переговоров с работ­ником, работы комиссии по трудовым спорам (КТО) и пр.), одна­ко вследствие этого существенно уменьшается судебная работа в этой области.

Юридическая служба осуществляет юридическое оформление избранной в организации структуры кадровой службы, участвует в разработке и согласовании проектов корпоративных и локальных нормативных актов, обеспечивающих регламентацию деятель­ности отдельных звеньев кадровой службы. Так, структура совета директоров, включающая комитет по персоналу, устанавливается Положением о совете директоров (корпоративный акт, утвержда­емый общим собранием), а должностные обязанности начальника кадрового департамента определяются должностной инструкцией (локальный нормативный акт, утверждаемый приказом руково­дителя организации) и трудовым договором. Таким образом, для организации правовой работы в данном поднаправлении одновре­менно используется несколько видов правовых средств, рассмо­тренных нами ранее.

В частности, используются следующие правовые средства:

Щ. положение о кадровой службе (локальный нормативный акт);

— соответствующий раздел Положения о совете директоров (корпоративный акт);

if трудовой договор;

—* должностная инструкция (локальный нормативный акт);

— регламент.

Базовым документом, регламентирующим деятельность кадро­вой службы, является положение о кадровой службе. Рассмотрим типовую структуру положения о кадровой службе, разрабатывае­мого юридической службой для обеспечения правовой работы.

Как и большинство локальных нормативных актов об отдель­ных структурных подразделениях, этот акт начинают обычно с общих положений, где следует четко определить статус кадровой службы — как самостоятельного структурного подразделения ор­ганизации. Здесь же, как правило, указывают, что кадровая служба подчиняется непосредственно руководителю организации, а при наличии — заместителю руководителя по кадровым вопросам.

Если в состав кадровой службы планируется включить несколь­ко структурных подразделений, ТО в положении указывается, какие кадровые структурные подразделения образуются. В положении не указывают количественный cocm жалшээш спябн. ■ошв из того, что этот imnnmril норяютмый ш разрабатывается на длительный промежуток времени и не cxqct заршее ор- ничивать оршлщих) в расширения шш сшркян щрокй службы при возникновения необходимости В этом шзвгзй также щитптщтиппгп пгрпгтн imiiiiiiin тцти—ни щишии II и тов, которыми руководствуется кедровая служба в своей леяягаь- ности. Далее принято определять юж я зшвг сщюю! швбы. ее функции, права и обязанности. В положения от. не ывается иро- цедура взаимодействия кадровой службы с другим* жхжраззеденя- ями, втом числе юридической службой.

Помимо юридическою оформления структуры кцроюК служ­бы задача юрилической службы состоит в юридическом оформле­нии порядка взаимодействия вовлекаемых в данное полкаправае- ние правовой работы структурных подразделений между собой.

Основным правовым средством соответствующей регламен- тация являются локальные нормативные я ненормативные акты. Часто вопросы взаимодействия отдельных служб определяют, помимо отдельных аспектов, указанных в положения о паровой службе, также в специально разработанных регламентах. Утверж­дение регламента, как и большинства иных документов, относят к компетенции единоличного исполнительного органа, в связи с этим регламент, как и подавляющее большинство локальных нор­мативных правовых актов по вопросам трудовых правоотношений, утверждается приказами единоличного исполнительного органа (генерального директора). Как правило, проекты локальных нор­мативных и ненормативных актов в рассматриваемой сфере гото­вит руководитель структурного полразделения, в котором работ­ник осуществляет свою деятельность, в отношении руководителей структурных подразделений проекты локальных нормативных ак­тов готовит заместитель генерального директора по соответствую­щему направлению. Проекты согласовывают с кадровой службой, а также с юридическим департаментом. Задачи юриста при работе с проектами локальных актов состоят в следующем: I — убедиться в соответствии закону положений локального нормативного (должностной инструкции, приказа) или не­нормативного акта; г, — сверить обязанности работника, установленные в локальном нормативном или ненормативном акте с квалификацион­ными справочниками, убедиться в отсутствии специальных квалификационных требований, предъявляемых к работ­нику в соответствии с нормативными правовыми актами, а при наличии таких специальных требований — проверить

локальный нормативный или ненормативный акт на соот­ветствие этим специальным требованиям;

— проверить текст локального нормативного или ненорматив­ного акта на предмет определенности содержащихся в нем условий.

Следует помнить, что при возникновении трудового спора ло­кальный правовой акт будет исследоваться в судебном заседании и при наличии каких-либо противоречий, неясностей в обязанно­стях работника суд будет толковать условия локального норматив­ного акта в пользу работника.

С содержательной точки зрения правовая работа в области тру­довых отношений включает следующий комплекс основных меро­приятий:

1) обеспечение законности формирования и реализации трудо­вых правоотношений;

2) содействие укреплению трудовой дисциплины;

3) правовую работу по урегулированию трудовых конфликтов;

4) участие в заключении отраслевых тарифных соглашений;

5) организацию охраны труда;

6) проведение расследований несчастных случаев на производ­стве.

Обеспечение законности формирования и реализации трудовых правоотношений

Процесс формирования и реализации трудовых правоотноше­ний сопровождается ведением кадрового делопроизводства, вклю­чающего оформление договоров, приказов, внесение записей в трудовые книжки, обеспечение надлежащего хранения трудовых книжек, выдачу справок работникам, государственным органам по вопросам о наличии и динамике трудового правоотношения, с работником.

Кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется ка­дровой службой, юристы осуществляют лишь его правовое сопро­вождение, которое заключается в:

Ц разработке образцов трудовых договоров с работниками. При разработке таких образцов целесообразно пользоваться квалификационными справочниками, где указанщягандарт- ные обязанности и квалификационные требования к работ­никам различных специальностей. Непременным условием является проведение консультаций с руководителями под­разделений, на работу в которые планируется к приему ра­ботник. В некоторых случаях, при однородности работы во всей организации, достаточно разработать один образец тру­дового договора, но чаще в организации используется работа специалистов различных профилей деятельности, с разным режимом работы, поэтому должно быть в арсенале работни­ка кадровой службы несколько образцов, подготовить кото­рые — задача юриста.

Следует помнить, что специалисты кадровой службы, как пра­вило, не имеют юридического образования. В этой связи юриди­ческой службе необходимо подготовить инструкцию по запол­нению разработанных образцов трудового договора, провести серию занятий с работниками кадровой службы, руководителями подразделений, непосредственно осуществляющих допуск ра­ботников к работе, о порядке правильного заполнения этих до­кументов. Для каждой штатной должности следует определить перечень документов, необходимых при приеме на работу, и разъяснить сотрудникам кадровой службы процедуру требования этих документов.

Следует неустанно проводить разъяснительную работу в части рисков, связанных с осуществлением фактического допуска к ра­боте без заключения трудового договора.

В случае привлечения работников по конкурсу в организации должна быть создана система контроля за соблюдением установ­ленной законом процедуры проведения соответствующего кон­курса. Саму конкурсную документацию, как правило, готовят работники кадровой службы совместно с руководителем структур­ного подразделения, в которое предполагается привлечь нового сотрудника. Вместе с тем, если требования к процедуре конкурс­ного отбора установлены законом, на юридическую службу возла­гается функция внутреннего контроля за собл юдением требований законодательства для минимизации риска признания конкурса несостоявшимся.

Кадровая служба выполняет функцию обеспечения сохранно­сти персональных данных работников. Для качественного выпол­нения данной функции юридическая служба разъясняет сотрудни­кам кадровой службы положения действующего законодательства об охране персональных данных, готовит образец согласия на об­работку этих данных.

Кадровая служба обеспечивает ведение и хранение трудовых книжек в соответствии с установленными требованиями, содер­жание которых определено постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225^[17] и Инструкцией по заполнению трудовых книжек', в связи с чем задача юридиче­ской службы — разъяснять требования нормативных правовых ак­тов о ведении трудовых книжек, отвечать на вопросы работников кадровой службы по этому поводу.

Юридическая служба принимает участие в подготовке письмен­ных ответов соискателям, которым отказано в приеме на работу, по их запросам о причинах отказа, с целью контролировать текст письма на предмет недопущения дискриминации по отношению к соискателю.

Отметим, что кадровые службы, ведущие переписку с работ­никами, бывшими работниками, соискателями, иными гражда­нами, должны руководствоваться ФЗ от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» ^[18] , в котором определены процедура и сроки регистрации обращения гражданина, его рассмотрения и ответа на него. В связи с этим юридическая служба должна проводить разъяснительную работу, разработать проект локального правового акта, формализующего процедуру рассмотрения обращения граждан в соответствии с за­коном.

Юридическая служба, по общему правилу, визирует проекты приказов, связанных с трудовыми правоотношениями. В соот­ветствии с квалификационным справочником должностей ру­ководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г., обязанность осуществления правовой экспертизы, визирования, а также уча­стия в их подготовке возлагается на руководителя юридической службы. В связи с этим юридическая служба должна разработать регламент проверки и визирования документов, изготавливаемых в процессе ведения кадрового делопроизводства. Одним из вари­антов такой организации может быть закрепление кадровых во­просов за одним из юристов, который еженедельно или по иному графику, в зависимости от числа сотрудников, проверяет и визи­рует текущие кадровые ненормативные правовые акты (приказы), проверяет наличие подписи об ознакомлении работника 9 долж­ностной инструкцией, иными локальным нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к трудовой функции ра­ботника, Виза юридической службы должна проставляться, только

если юрист убедился в соответствии приказа или иного докумен­та закону. При возникновении сомнений, выявлении нарушений законодательства по каждому документу составляется служебная записка, которая направляется руководителю кадровой службы и руководителю юридической службы. В ней отмечается суть выяв­ленных нарушений и делаются предложения по их устранению.