Закрытый конкурс

Процедура закрытого конкурса идентична правилам открытого, за исключением выбора участников. В отличие от открытого конкурса, в котором может принять участие любая организация, приглашение к участию в закрытом конкурсе не публикуется. В нем могут участвовать только поставщики, специально приглашенные заказчиком.

Информация о результатах закрытого конкурса так же не публикуется.

Закрытый конкурс обычно проводится в случаях, если:

× продукция имеется в наличии только у ограниченного числа поставщиков, или ограниченное число поставщиков имеет квалификацию, устраивающую заказчика;

× продукция закупается для нужд безопасности или закупка носит закрытый (конфиденциальный) характер;

× время и расходы, требующиеся для рассмотрения и оценки большого количества конкурсных заявок, будут несоизмеримы со стоимостью закупаемых товаров (работ) или услуг.

Открытые и закрытые конкурсы могут проводиться в один или два этапа.

Двухэтапный конкурс обычно проводится, когда:

– заказчику нужно провести переговоры с поставщиками для определения их возможности обеспечить выполнение контракта;

– нет возможности составить достаточно подробные технические спецификации товаров или работ, определить характеристики услуг, и поэтому необходимо предварительное изучение существующих на рынке предложений;

– закупается оборудование, техническое совершенствование которого происходит быстрыми темпами, и заказчик может не иметь полной информации о самых последних разработках, например, при приобретении крупных компьютерных систем или систем связи;

– закупаются сложные товары (работы, услуги).

Такой подход позволяет заказчику ознакомиться с возможностями поставщиков и, оценив их, формулировать свои окончательные требования.

На первом этапе участники представляют только технические предложения без указания цен. Изучив предложения, заказчик может проводить переговоры с любым участником и после завершения этапа в конкурсную документацию могут быть внесены изменения и дополнения. Заявки поставщиков, не отвечающих квалификационным требованиям, отклоняются.

На втором этапе участники подают конкурсные заявки, представляя окончательное техническое предложение, составленное с учетом изменений в конкурсной документации, и ценовое предложение(указывая в них также цены).

Предложения оцениваются аналогично процедурам, используемым в открытых конкурсах.

Селективный конкурс является своеобразным компромиссом (промежуточным положением) между открытым и закрытым конкурсами.

Процедура селективного конкурса состоит из двух элементов:

– сбора и отбора (селекции) заявок на участие в конкурсе;

– конкурса среди отобранных претендентов.

Таким образом, подать заявку на участие в селективном конкурсе приглашаются все желающие поставщики (как в открытом конкурсе), но непосредственно до участия допускаются лишь претенденты, выбранные заказчиком (как при закрытом).

Объявление с приглашением содержит критерии квалификации, которым должен соответствовать участник конкурса, чтобы быть приглашенным к участию.

Все поданные в ответ на приглашение заявки составляют так называемый «длинный список». Основываясь на информации, представленной участниками, заказчик формирует из него «короткий список», приглашая к участию в конкурсе тех поставщиков, которые соответствуют указанным критериям. Эти поставщики и подают конкурсные заявки.

Обычно короткий список ограничивается 5–7 поставщиками. Как и при закрытом, при селективном конкурсе информация о победителе не публикуется.

Иногда проводят «урезанный» селективный конкурс, смысл которого заключается в формировании «короткого списка» без дальнейшего определения победителя. Таким образом, формируется список квалифицированных поставщиков, с которыми заказчик готов иметь дело при проведении последующих закупок иными способами.

Например, раз в год проводится отбор претендентов на поставку какой-то категории товаров. После этого на протяжении года проводятся запросы котировок, закрытые конкурсы и т. п., в которые допускаются только организации, прошедшие селекцию.

Способ запроса ценовых котировок используется для осуществления небольших объемах закупок стандартной (серийной) продукции, которая есть в открытой продаже.

При относительно небольших объемах закупок серийной продукции используется способ запроса ценовых котировок. В ходе этого процесса, после запроса цены на одну и ту же продукцию у разных поставщиков, выбирается самое дешевое предложение. Запрос ценовых котировок производится не менее чем у трех поставщиков, причем сравниваться должна однотипная продукция. Каждый участник может предложить только одну ценовую котировку.

При этом закупка может проводиться даже в случае, когда после запроса установлено, что лишь один поставщик способен выполнить заказ. В этом случае закупка проводится у единственного источника.

Главный плюс запроса котировок – оперативность – всю процедуру закупок в идеале можно провести за одни день.

Запрос предложений и конкурентные переговоры применяются:

1) для закупки услуг;

2) когда заказчику известна цель закупки, но не вполне понятны способы, и он хочет запросить варианты решения своей проблемы у поставщика;

3) если в результате проведенного ранее открытого конкурса все конкурсные заявки были отклонены, или на конкурс вовсе не было представлено заявок. В последнем случае многое зависит от причин (возможно, дело не в сложности задачи, а в плохой работе по привлечению к участию в конкурсе поставщиков).

Запрос предложений и конкурентные переговоры обычно состоят из следующих информационных блоков:

– информация о заказчике (наименование, адрес и т. д.);

– описание потребностей в закупках, включая технические и другие параметры, которым должно соответствовать предложение;

– описание требований, которым должен соответствовать поставщик;

– перечень критериев, используемых для оценки предложений;

– требования по оформлению и документарному составу предложения;

– форма, сроки и место представления предложений.

После получения заказчиком предложений иногда целесообразно провести переговоры с поставщиками, по результатам которых возможно изменение предложения. Важно, чтобы все поставщики, предложения которых не были отклонены, могли в этом участвовать. По завершению переговоров поставщики представляют окончательные предложения, которые затем подлежат сравнению.

Закупка из единственного источника (или прямое заключение контракта) применима в случаях:

1) отсутствия конкуренции, когда требуемая заказчику продукция предоставляется только одним поставщиком, или оборудование запатентовано и может быть приобретено только из единственного источника, и равноценная замена отсутствует;

2) при превышении спроса над предложением;

3) продления ранее заключенного контракта, если подобная возможность в нем изначально предусматривалась, и продолжение сотрудничества с данным поставщиком по-прежнему целесообразно;

4) осуществления дополнительных закупок у первоначального поставщика, обусловленных стандартизацией оборудования или запчастей, совместимых с ранее приобретенным оборудованием, при условиях непревышения общей цены дополнительной закупки над стоимостью основной. При этом учитывается эффективность первоначальных закупок и отсутствие альтернативных вариантов;

5) если подрядчик, ответственный за обеспечение процесса проектирования, нуждается в закупке ключевых позиций у конкретного поставщика в качестве гарантии выполнения контракта;

6) при чрезвычайных обстоятельствах, например при ликвидации последствий стихийных бедствий;

7) при незначительных суммах закупок, когда расходы заказчика на поиск и отбор контрагентов могут быть несопоставимо большими, нежели цена приобретаемой продукции (работ, услуг). Таким образом, следует установить ценовой порог «снизу», ниже которого даже серийная продукция закупается также из одного источника.

При закупке из единственного источника заказчик направляет предложение о заключении контракта и ведет переговоры только с одним поставщиком.

Закупка у конкретного поставщика не означает, что заказчик автоматически принимает все его условия – в ходе переговоров, предшествующих заключению договора, вполне можно выторговать себе скидки и дополнительные услуги, особенно когда на рынке можно найти товары-заменители – иную продукцию, способную удовлетворить нужду заказчика. Например, если нужда – необходимость доставки груза в отдаленный пункт, в который совершают рейсы самолеты только одной авиакомпании, то можно либо выбрать ее в качестве единственного источника, либо рассмотреть варианты доставки наземным или иным транспортом.

Аукцион и редукцион (переторжка)

Аукционы применяются для организации продаж продукции, ценностей, ограниченных в числе ресурсов, а также прав на заключение договора или поставку товаров (работ, услуг). Основным критерием определения победителя любого аукциона является цена.

Как и конкурсы, аукционы бывают открытые и закрытые. Если в закрытых конкурсах правила точно такие же, как и в открытых, но к участию допускается ограниченный круг поставщиков, то в закрытых аукционах нет таких ограничений на участников. Отличие закрытых аукционов в том, что аукционеры не знают заявок других участников, тогда как в открытых эта процедура публична.

Применительно к закупкам, может использоваться и так называемый "аукцион наоборот";или редукцион, на котором продавцы торгуются, кто готов уступить свой товар заказчику на более хороших для него условиях.

Редукцион (обратный аукцион) – переторжка (аукцион на понижение)

Таким образом, каждый из вышеперечисленных способов закупок может помочь сделать близкий к оптимальному для данных условий выбор поставщика, и при этом имеет как достоинства, так и недостатки. В некоторых случаях, для снижения рисков покупателя, связанных с закупками неизвестных продуктов или работой с неизвестным поставщиком, целесообразно также разместить пробный заказ или потребовать предоставление образца продукта. Однако, даже при удачном выполнении пробного заказа, существует проблема масштабируемости - поставщик, способный выполнить небольшой заказ может не обладать необходимыми ресурсами и опытом для реализации крупного контракта.