Порядок закрытия кассы, ревизия кассы

1. По окончании операций с наличными деньгами и другими ценностями кассовые работники сдают заведующему кассой имеющуюся у них денежную наличность вместе с кассовыми документами и справками, актами 0402145 и справками.

2. Заведующий кассой, приняв деньги, справки и документы от кассовых работников, проверяет: заверены ли бухгалтерскими работниками суммы кассовых оборотов, указанные в справках о суммах принятой и выданной денежной наличности, правильно ли выведены в справках остатки денег с учетом записей в своей книге учета принятых и выданных денег(ценностей), соответствуют ли количество и сумма сданных кассовыми работниками документов данным справок. Сверяет соответствие суммы денег, принятой от кассовых работников, данным справок, распечаток банкоматов, реестров, контрольных ведомостей по пересчету денежной наличности, журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, и расписывается на справках, в журнале и контрольных ведомостях.

Справки о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках, журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, контрольные ведомости по пересчету денежной наличности передаются главному бухгалтеру (его заместителю), который проверяет полноту поступлений денег в операционную кассу и подписывает справку о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках.

Заведующий кассой по данным справок о суммах принятой и выданной денежной наличности, о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках, приходных и расходных кассовых ордеров составляет сводную справку о кассовых оборотах. Сверка ее итогов с данными бухгалтерского учета оформляется подписью главного бухгалтера (его заместителя) на сводной справке о кассовых оборотах, которая вместе с отчетными справками кассиров, журналом учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, распечатками банкоматов, реестрами, приходными и расходными кассовыми ордерами и документами клиентов помещается в кассовые документы.

3. Заведующий кассой с учетом данных сводной справки о кассовых оборотах с помощью компьютерного оборудования и программного обеспечения ежедневно распечатывает лист Книги учета денежной наличности и других ценностей (Приложение 14) с отражением остатков денежной наличности и других ценностей в хранилище ценностей на начало следующего дня и подшивает его в отдельное дело. Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, осуществляет сверку фактического наличия денежной наличности и других ценностей, находящихся в хранилище, с остатками, выведенными в Книге учета денежной наличности и других ценностей, и заверяют записи в Книге своими подписями.

Остатки денежной наличности и других ценностей в хранилище ценностей на начало следующего дня, указанные в Книге учета денежной наличности и других ценностей, заверяются подписью главного бухгалтера (его заместителя).

По окончании календарного года (или по мере необходимости) листы Книги учета денежной наличности и других ценностей брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов подписывается руководителем, главным бухгалтером, заведующим кассой и заверяются печатью банка.

4. В случае расхождений данных фактического остатка денег и других ценностей в хранилище с данными бухгалтерского учета принимаются меры по выявлению и устранению их причин.

5. После сводки кассы заведующий передает кассовые документы вместе приложениями для формирования и брошюровки одному из кассовых работников. При формировании кассовые документы подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов. Мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, затем кредитуемых внебалансовых счетов.

Кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день.

6. Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером банка (его заместителем) c данными бухгалтерского учета и заверены его подписью. На лицевой стороне папки документов наклеивается ярлык, а также проставляются подписи кассового работника, формировавшего папки, заведующего кассой, главного бухгалтера (заместителя).

Кассовые документы, срок хранения которых превышает 5 лет, подшиваются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается пометка.

Хранение кассовых документов осуществляется заведующим кассой.

7. В ходе проведения ревизии кассы проверке подлежат не только денежные средства, но и прочие ценности. Ревизия банкнот, монеты и других ценностей ценнстей в операционной кассе банка (филиала) проводится по распорядительному документу руководителя банка в следующих случаях:

- не реже одного раза в квартал;

- ежегодно по состоянию на 1 января каждого года;

- при смене или временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей;

- в других случаях по усмотрению руководителя банка.

Ревизия банкнот, монеты и других ценностей во внутреннем структурном подразделении, в случае хранения ценностей в этом внутреннем структурном подразделении, производится банком (филиалом) ежеквартально; по состоянию на 1 января; при смене или временной смене кассового работника внутреннего структурного подразделения; в других случаях по распорядительному документу банка (филиала).

Во внутреннем структурном подразделении по решению руководителя банка (филиала) ежеквартальная ревизия и ревизия по состоянию на 1 января может производиться работниками этого внутреннего структурного подразделения. Акт ревизии за подписями производивших ее работников передается в банк (филиал) для сверки с данными бухгалтерского учета.

8. Ревизия банкнот, монеты и других ценностей производится по распорядительному документу руководителя банк комиссией, состав которой определяется указанным распорядительным документом. Один из членов комиссии назначается ее руководителем.

9. Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денег и ценностей.

10. При ревизии проверяются:

- банкноты Банка России - по пачкам и количеству корешков в них, выборочно полистным пересчетом;

- монета - по надписям на ярлыках к мешкам, выборочно пересчетом по кружкам;

- иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте-

- по пачкам, корешкам и надписям на ярлыках, выборочно полистным пересчетом и пересчетом по кружкам;

- чековые, вкладные книжки и другие бланки строгой отчетности - по надписям на верхних накладках пачек, выборочно поштучным и полистным пересчетом;

- другие ценности – по надписям на накладках, бандеролях и ярлыках по их номинальной или условной оценке, выборочно полистным и поштучным пересчетом.

Размер выборочного полистного и поштучного пересчета определяется руководителем ревизии. Выдача денег на полистный и поштучный пересчет и их прием после обработки производятся под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

11. После пересчета банкнот, монеты и других ценностей, находящихся в хранилище, ревизующие производят сверку оказавшихся в наличии ценностей с данными книг учета ценностей, ежедневного баланса, аналитического учета, проверяют, все ли изъятые для ревизии ценности вложены обратно в хранилище.

12. О произведенной ревизии ценностей составляется акт за подписями всех работников, участвовавших в ревизии, и должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Причины всех выявленных расхождений фактического наличия ценностей с данными учета указываются в акте или оформляются объяснительными записками. Принимаются меры к устранению этих расхождений. На сумму выявленного излишка (недостачи) оформляется приходный (расходный) кассовый ордер. Принимаются меры к взысканию выявленной недостачи.

Суммы расписок и других документов, не проведенных по бухгалтерскому учету, в оправдание остатка кассы не принимаются и считаются недостачей.

Результаты проведенной ревизии рассматриваются руководителем банка.

4.3.4. Подкрепление денежной наличностью и другими ценностями филиалов/ дополнительных офисов

1. Подкрепление банком денежной наличностью и другими ценностями филиалов/дополнительных офисов производится на основании письма за подписями руководителя филиала/дополнительного офиса, главного бухгалтера и заведующего кассой, заверенными печатью филиала/дополнительного офиса.

Подкрепление дополнительного офиса, денежная наличность и ценности которого по окончании работы ежедневно инкассируются в кассу банка, производится на основании заявки кассового работника этого дополнительного офиса, согласованной с управляющим дополнительного офиса.

2. В банке-отправителе на необходимую сумму подкрепления выписывается расходный ордер.

3. Выдача денежной наличности и других ценностей инкассаторам производится заведующим кассой. При получении денег и ценностей инкассаторы предъявляют документы, удостоверяющие личность и доверенность.

4. На рублевую денежную наличность, иностранную валюту и ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи, которые подписываются заведующим кассой, и его подпись скрепляется печатью.

Описи составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр описи отправляется в банк - получатель, второй экземпляр остается в банке-отправителе, третий экземпляр после выполнения задания инкассаторами передается подразделению инкассации.

5. Рублевая денежная наличность, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, другие ценности вкладываются в отдельные сумки. Денежную наличность и другие ценности в сумки инкассаторы упаковывают под контролем заведующего кассой.

6. В приеме денежной наличности и ценностей старший бригады инкассаторов расписывается в расходном кассовом и мемориальных ордерах и на втором экземпляре описи.

7. Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой банка-получателя.

8. Заведующий кассой банка-получателя и старший бригады инкассаторов расписываются в приеме сумок с денежной наличностью (ценностями), наличных денег и ценностей на первом и третьем экземплярах описи. Первый экземпляр описи направляется в кассовые документы банка-получателя, третий экземпляр описи передается подразделению инкассации.