Призывайте к конкретному действию в последнем параграфе.

«Я свяжусь с вами (или с вашим офисом) 13 мая, надеюсь, мы

договоримся о встрече на первой неделе июня». Всегда прила-

гайте номер своего телефона на видном месте письма, чтобы по-

тенциальный клиент мог сразу его заметить, если захочет с вами

связаться.

Не называйте свою должность, если вы не президент. Должность

всегда работает против вас, если только вы не президент или явно

большой начальник. Пишите свою должность, если она впечат-

ляет, если нет — только имя и фамилию.

Будьте позитивны. Не употребляйте негативных выражений

или заявлений в своем письме, это может оттолкнуть людей. Не

пишите своим читателям, чего вы не хотите, чтобы они дела-

ли. Многие люди читают очень быстро, и есть большая вероят-

ность неправильного толкования ваших негативных выражений

 

и принятия их за позитивные. Вы, например, можете написать:

«Наша техническая группа не может встретиться с вашей про-

ектной группой 28 октября». Однако при быстром чтении вас

могут понять так: «Наша техническая группа может встретиться

с вашей проектной группой 28 октября». Перефразируйте ваше

предложение так, чтобы оно стало позитивным. «Наша техни-

ческая группа может встретиться с вашей проектной группой 25

или 26 октября».

Пишите так, чтобы каждое слово было понятным. Пишите так,

чтобы избежать любого недопонимания. Когда вы пишите, что

перезвоните им как можно скорее, то для вас это может означать

в течение 5 дней, а для них — завтра. Пишите точно то, что имеете

в виду. «Я позвоню вам в пятницу между 14.00 и 16.00. Джек». По-

сле того как написали это, пометьте в своем расписании, чтобы

не забыть.

Пишите простым, понятным языком. Не пользуйтесьдлинны-

ми, сложными словами. Изъясняйтесь ясно и просто, так, как бы

вы разговаривали с человеком лично.

Письмо должно быть легким в прочтении. Я стараюсь, чтобы

параграфы были короткими, но разными. Один, например, из

3 предложений, а следующий — из 5. Стараюсь не писать больше

5 предложений водном параграфе. Содержание должно доходить

до читателя быстро и легко.

Другой способ облегчения чтения — не мельчить. Выбирайте

11-12 размер шрифта для текста и 14-16 для заглавия. Только для

электронных писем можно использовать 10 размер шрифта.

Концентрируйте содержание своего письма. Люди в наши дни

слишком заняты, чтобы читать длинные письма.

Обращайте внимание на выгоду. При описании достоинств ва-

шего предложения, обращайте внимание читателя на подуча-

емую от него выгоду. Если достоинств несколько, располагайте их

и выгоду от них, начиная с лучшего. Тогда наилучшее достоинст-

во и наибольшая выгода останутся в памяти читателя.