СС: Mr. John Smith, Accounts Manager

Тут «СС» — скорочення слів «carbon copy», що означає «копія».

Доповнення (реквізит 13) оформлюють наприкінці листа, коли і
його вже підписано, а потім виникла потреба додати ще щось.
Наприклад:

 

P.S. (текст приписки) _____________________________

Тут «Р. S.» — скорочення слів «post scriptum», що означає «приписка».

 

ФАКСИ

ФАКС — це службовий документ, одержаний за допомогою факсимільного зв'язку.

Факс становить фотокопію переданого документа. Факсимільний зв’язок забезпечує передавання будь яких документів і додатків до них: текстів, таблиць, креслень, схем, рисунків, фотозображень тощо. Проте здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюють так само, як і службовий лист (дод. 25)

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс), — це: код відправника, дата й час передавання документа; номер телефакса (апарата), з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат отримав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефакса одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок (Р), результат (RESULTS). Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю й без помилок (збоїв) проставляється «ОК» (o'key); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання документа), — то «NG» (negative).

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для телефаксів, дуже тонкий (коли для апарата застосовують звичайний друкарський папір, то копіювати не обов'язково).

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають протягом трьох років (ст. 74 «Переліку документів із зазначенням строків зберігання») й не передають на зберігання до архіву. Службове листування з іноземними фірмами щодо найважливіших питань (експорт, імпорт, гарантії тощо) зберігають не менше ніж 10 років (ст. 83 «Переліку документів із зазначенням строку зберігання»).

 

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

 

ТЕЛЕГРАМА — де службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного
зв'язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв'язку полягають у
швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими
та недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку «не» з тексту
не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного
рядка на інший; робити будь-які виправлення.

В разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують

умовніскорочення:

§ КРПК (ТЧК — російською мовою) — крапка;

§ КОМ (ЗПТ — російською мовою) — кома;

§ ЛПК (КВЧ — російською мовою) — лапки;

§ НР — номер;

§ ДВК (ДВТ — російською мовою) — двокрапка.

Знаки «—» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами;
однозначні числа -— переважно словами, багатозначні — цифрами.

Телеграфний зв'язок підприємств, організацій, установ України з
представниками далекого зарубіжжя ведеться українською мовою,
лише абетку замінюють латинськими літерами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший
передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми (дод. 26) і телеграми-відповіді
(дод. 27)

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер
документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер,
після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду (в разі
потреби), прізвище особи, котра підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через два інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово — з
великої). Реквізити 23 (підпис) та 26 (відбиток печатки) оформлюють
відповідно до ДСТУ 4163 - 2003.

 

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОЇ ТЕЛЕГРАМИ:

§ Назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

§ відмітка про вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО ТОЩО);

§ телеграфна адреса одержувача (повна або умовна);

§ номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

§ текст телеграми; вихідний номер телеграми;

§ скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

§ посада особи, яка підписала телеграму (в разі потреби);

§ прізвище особи, яка підписала телеграму;

§ поштова адреса й назва підприємства – відправника телеграми;

§ підпис;

§ дата підписання телеграми;

§ відбиток печатки підприємства-відправника.

У разі оформлювання телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

 

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

ТЕЛЕФОНОГРАМА — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане усно каналами телефонного зв’язку, яке записує одержувач.

Такий зв'язок використовують, коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Телефонограми, як правило, складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано — до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, котрі погано сприймаються на слух (наприклад, прізвище Рценко), то треба кожну літеру передавати словами (наприклад, Роман, циган, екран, Наталка, Кирило, Оксана).

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список адресатів із зазначенням номерів їхніх телефонів.

РЕКВІЗИТИ ВИХІДНОЇ ТЕЛЕФОНОГРАМИ:

§ назва організації;

§ назва виду документа (телефонограма);

§ дата підписання документа (дата пердавання);

§ реєстраційний індекс (вихідний номер) документа;

§ адресат;

§ текст документа;

§ підпис особи, від імені якої передано телефонограму;

§ прізвище та номер телефону особи, яка передала телефонограму;

§ прізвище та номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;

§ час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримувати таких правил:

1.відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

2.назвати вид документа;

3.продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

4.назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

5.записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи (та) працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних (дод. 28) чи спеціальних (дод. 29) бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

 

ПРОТОКОЛИ

ПРОТОКОЛ — це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на диктофон, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготування роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності з ними залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформлювати від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 30) або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи (бланк може мати реквізит 08). Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

О РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10— назва виду документа (протокол);

11— дата документа (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлювання чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2010; 29.05-03.06.2010; 28.12.2009-04.01.2010);

12— реєстраційний індекс документа [становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах)];

14 — місце складення документа (місцем складення протоколу є безпосереднє місце (місто, селище, село), де було проведено засідання, а не юридична адреса організації);

17 — гриф затвердження документа (оформлюють, якщо протокол підлягає затвердженню);

19 — заголовок до тексту документа [містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради»];

21 — текст документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частини. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, постійних члені в колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний; в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від початку робочої площі з великої. Далі проставляють тире й зазначають прізвище та ініціали головуючого і секретаря. Наприклад:

 

Голова	— Варенич С.М.
Секретар	— Пісна Р. В.

Коли оформлюють протоколи оперативних нарад, вступну частину тексту іноді проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлювання цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку за алфавітом фіксують присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб (із зазначенням за потреби їхніх місць роботи і посад). У протоколі зборів чи розширеного засідання, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

 

 

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення
рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути
присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у
протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації. — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4—3 невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на
розгляд колегіального органу, прізвища та ініціали доповідачів або тих, хто
готував дані питання, а за потреби вказують їхні посади.

Питання розташовують у порядку їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Кожне питання нумерують. Наприклад:

 

Коли на розгляд виносять багато питань, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, дозволяється наносити порядок денний до протоколу, а зробити у тексті посилання:

«Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що
відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі
підрозділи: «слухали», «виступили», «ухвалили» («постановили»,
«вирішили»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати
двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від
початку робочої площі. Після них ставлять двокрапку.

Словом «слухали» позначають кожний розділ. Його друкують в
одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять
тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери, якщо тексти або
тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після
прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст
доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного
виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад: