РАЗДЕЛ II. Глава 1 Формы и методы сбора частных пожертвований

Глава 1 Формы и методы сбора частных пожертвований

Методы сбора частных пожертвований можно классифицировать по разным критериям:

форма внесения денежных пожертвований: в кассу организации; безналичный денежный перевод, ящик-копилка.

целевая группа: сбор пожертвованийот мотивированных людей (сторонников организации) и населения в целом или его отдельных групп.

тип пожертвований: в денежной или натуральной форме, однократное «случайное» или на регулярной основе.

размер пожертвования: небольшие суммы от большого количества людей или значительные от одного человека или небольшой группы и т.д.

Одним из самых известных методов, используемых зарубежными организациями, является «от двери к двери». Сущность отражена в названии. Члены или добровольцы, нередко специальные агенты, посещают людей дома и во время личной беседы убеждают внести пожертвование. Достаточно распространен сбор пожертвований от трудовых коллективов организаций и предприятий разной формы собственности. В его основе – налоговые льготы жертвователям. Популярны сбор пожертвований в публичных местах и проведение уличных акций, а количество и разнообразие фандрейзинговых мероприятий может ограничиться только фантазией.

Российские НКО практикуют сбор пожертвований через ящики-копилки, установленные в специальных местах, телерадиомарафоны, благотворительные концерты, аукционы, распродажи. Метод «от двери к двери» больше используется религиозными организациями. Незначительно распространены адресная рассылка, сбор средств от трудовых коллективов, через Интернет. НКО проводят уличные акции и размещают извещения в отделениях банков.

Формы и методы сбора частных пожертвований

В данном пособии мы остановимся только на некоторых методах, которые, с точки зрения авторов, являются наиболее распространенными и приемлемыми для российских НКО.

Глава 2 Сбор пожертвований через ящики-копилки

Производится посредством установки копилок в специальных местах, во время уличных акций и на мероприятиях.

Преимущество данных методов заключается в относительной простоте и незатратности, возможности одновременного обращения к большому количеству людей. Акции по сбору средств позволяют привлечь внимание большого количества населения к деятельности организации и проблеме. Они содержат в себе большой образовательный и просветительский компонент. Примером могут служить акции по сбору средств для больных СПИДом, во время которых проводится рассказ о профилактике, лечении заболевания, об организации, которая помогает людям, попавшим в беду и т.д.

К недостаткам относятся небольшой размер пожертвования, необходимость привлечения к работе добросовестных, хорошо подготовленных добровольцев. В сбор пожертвований вовлечены люди и нередко вступает в силу «человеческий фактор», который может уничтожить репутацию организации в случае недобросовестного отношения, мошенничества или воровства. Задача НКО – организовать сбор пожертвований таким образом, чтобы свести к минимуму подобные риски. Поэтому, к подготовке и сбору пожертвований следует подходить самым серьезным образом и принять все необходимые меры по учету, контролю и обеспечению сохранности собранных средств, поскольку, как говорят американцы, у самих денег «памяти нет».

Сбор пожертвований через ящики-копилки, установленные в специальных местах

Есть два варианта установки копилок. Первый позволяет собрать небольшие суммы денег от большого количества людей, которые не являются сторонниками организациями. Второй вариант - ящики устанавливаются в местах, где живут или работают люди, поддерживающие организацию. Это может быть и дом добровольца, и офис организации, которую часто посещают люди. Основное отличие – копилки не просто размещены, люди проводят «агитационную» работу и просят друзей, знакомых, коллег внести пожертвования, объясняя, на что и для кого.

Где устанавливать ящики-копилки

Копилки устанавливаются в местах скопления людей: около кассы в магазине, кафе и т.д., чтобы люди могли опустить в них сдачу, практически в любых местах, где люди оплачивают покупки или услуги наличными. Лучше всего устанавливать копилки либо непосредственно рядом с кассой, или же на улице при выходе из магазина или учреждения. Зарубежные НКО размещают копилки в аэропортах, особенно международных. Уезжая из страны, люди легко расстаются с оставшейся мелкой валютой.

Обычно все места делятся на две группы – специальные места, в которых копилки размещаются стационарно на определенный период времени, и места, в которых копилки используются периодически, время от времени (проведение разовых акций или сбор средств в определенные дни недели).

Как должны выглядеть копилки

Зарубежные НКО используют две разновидности копилок при сборе частных пожертвований - для детей и для взрослых. Первая рассчитана на привлечение внимания детей и обычно ярко и красочно оформлена. Кроме того, у нее нередко бывает одна часть, которая движется или открывается при надавливании для того, чтобы в отверстие можно было опустить монету. Вторая разновидность – для взрослых. Эти копилки должны быть строгими и функциональными. Они могут отличаться хорошим дизайном или лозунгом, и оформлены таким образом, чтобы отображать идею - для кого и на что собираются средства.

Оформление ящиков-копилок

Ящик должен быть изготовлен из прочного материалы, предпочтительно железа или пластмассы, бумага и картон не допустимы. Все ящики должны быть опломбированы, пронумерованы и закрыты. На них должны быть реквизиты организации, занимающейся сбором пожертвований (название и адрес). Для опечатывания могут применяться различные материалы, позволяющие визуально установить факт вскрытия/попытки вскрытия копилки посторонними людьми. Копилки обязательно должны быть оформлены плакатом и/или материалами о деятельности организации и обращением, в котором изложена основная идея – кто и на что собирает деньги. Иногда к копилке прилагают Акт вскрытия, в котором указана сумма собранных средства, и / или отчет о количестве собранных средств за время установки копилки и их расходовании. Некоторые организации вешают картонный термометр, на котором стоят отметки нужной суммы денег и периодически столбик поднимается на определенное количество единиц по мере продвижения к финансовой цели. Можно использовать другие средства привлечения внимания и стимулирования населения.

Подготовительная работа

Организация оформляет решение или приказ об установке ящиков-копилок с указанием мест размещения и периодичности вскрытия и назначает сотрудника, ответственного за данный вид деятельности. В его обязанности входит:

· Ведение мониторинга всех копилок, в том числе, нумерация, регистрация всех мест установки, указание даты, срока установки каждой копилки, Ф.И.О. руководителя организации или предприятия, в котором установлена копилка, периодичность и даты вскрытия каждой копилки, сумма собранных средств.

· Подбор людей из числа штатных сотрудников и добровольцев для проведения мониторинга каждой копилки, организация их работы.

· Разработка отчета (программная и финансовая часть) о проведении каждой акции (например, ежемесячно, если копилки установлены на длительный срок), или после завершения каждой акции. В финансовом отчете должна быть указана полная сумма собранных средств через каждую копилку и просчитана себестоимость каждой акции (количество собранных средств Х затраченных материальных и других ресурсов при подготовке и проведении акции). Все расходы НКО по организации и проведению акции по сбору средств должны учитываться отдельно и возмещаться из собственных средств организации, но не из собранных через копилку.

Как устанавливать ящики-копилки

Установить копилку непросто. Где бы организация не пыталась разместить копилки, чаще всего первая реакция неподготовленных людей – отказ под разными предлогами.

Первым шагом для размещения копилки является выбор места.

Второй шаг - большая индивидуальная работа и применение методов убеждения.

Третий шаг – определить, кто будет отвечать за состояние каждой копилки. Конечно, большой соблазн поручить копилку владельцу магазина, особенно если человек или организация проявляют интерес и готовность помочь. Но, все-таки, лучше, если сама организация этим будет заниматься. Для этого за каждой копилкой «закрепляется» сотрудник или доброволец.

Четвертый шаг – когда копилка уже установлена – постоянный мониторинг ее состояния – место, в котором она стоит, внешний вид (нет нанесено ли копилке повреждений, не было ли попыток ее вскрытия, если копилка прозрачная, то какое количество денег и каких в ней находится, может, для «стимулирования» населения в нее стоит опустить несколько бумажных купюр? А может она уже полная и люди не могут в нее опустить деньги?).

Пятый шаг - организация процесса регулярного вскрытия копилки и приходования средств.

При установке копилок в организациях, учреждениях, магазинах и др. необходимо заключение договора с владельцем. Прежде, чем заключать договор, организацию, где устанавливается копилка, должен посетить представитель НКО (штатный сотрудник, ответственный за этот вид работы, или доброволец, в обязанности которого входит мониторинг состояния данной копилки). Во время этого визита должны быть обсуждены все детали, связанные с установкой и мониторингом, и определены ответственные. Во время этой беседы нужно обязательно представить человека, уполномоченного организацией проводить мониторинг копилки, предъявить образец бейджа и удостоверения, которое этот представитель будет предъявлять при обращении к персоналу организации/учреждения, в котором установлена копилка. Следует договориться с организацией, в которой установлена копилка, немедленно проинформировать НКО в случае пропажи/повреждения копилки (желательно, в письменном виде), а также заблаговременно уведомить НКО о прекращении акции по сбору пожертвований и вернуть копилку в целости и сохранности. Следить за тем, чтобы копилка была правильно установлена и сбор средств проводился должным образом, - обязанность НКО, которая установила эту копилку.

Мониторинг

· Для мониторинга установленных копилок НКО организует штатных сотрудников и добровольцев, которые выступают как представители организации перед персоналом предприятий, в которых установлены копилки. В практике зарубежных стран представители организации, занимающиеся сбором средств, должны быть старше 16 лет. В российском законодательстве этого требования не существует, но человек, собирающий пожертвования для организации, должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность и доверенность/удостоверение, в котором на бланке организации указаны название благотворительной акции, Ф.И.О. человека, занимающегося сбором средств. Каждый раз при обсуждении с персоналом вопросов, связанных с установленной копилкой, представитель организации должен предъявлять это удостоверение.

· Люди, осуществляющие сбор пожертвований, должны вести себя так, чтобы не опорочить имя организации, и ни при каких обстоятельствах не имеют право оказывать давление на людей, среди которых проводят сбор средств. Желательно, чтобы в организации, занимающейся сбором пожертвований, существовал Этический Кодекс, в котором были бы прописаны все правила поведения при сборе средств.

· Если во время мониторинга представитель организации обнаружит / заподозрит факт вскрытия копилки / хищения средств, он должен немедленно поставить об этом в известность как руководителя организации, занимающейся сбором пожертвований, так и организации, в помещении которой установлена копилка.

· После того, как НКО убирает копилки, ответственный за данный вид работы должен собрать все выданные штатным сотрудникам и добровольцам удостоверения.

· Человек, отвечающий в организации за сбор средств через копилки, несет полную ответственность за представителей организации, их поведение, манеру общения с персоналом организаций и предприятий, в которых устанавливаются копилки и соблюдение других этических норм.

Вскрытие ящика-копилки

· Прежде, чем производить вскрытие или перемещение копилки, члены комиссии/ответственное лицо должны убедиться в том, что ящик находится в рабочем состоянии, на нем нет повреждений, а также в сохранности пломбы. Если требуется ремонт, то об этом необходимо сообщить руководителю организации, занимающейся сбором средств, и, прежде чем устанавливать его снова, нужно его отремонтировать или заменить на новый.

· Вскрытие копилки и пересчет наличных средств должны производиться в присутствии не менее трех членов комиссии, в составе которой обязательно должен быть представитель организации, в помещении которой установлена копилка.

· Содержимое ящика пересчитывается, о чем составляется АКТ.

· В Акте должны быть указаны номер ящика, место установки, дата вскрытия и сумма собранных средств.

· Все собранные средства приходуются в кассу организации. В случае возникновения дополнительных расходов, связанных с установкой, транспортировкой или ремонтом ящика-копилки, они не должны осуществляться из собранных средств.

Глава 3 Проведение уличных акций

Сбор пожертвований на улице в местах массового скопления людей может проводиться путем размещения на определенное время столика /стенда организации с ящиком для пожертвований или проведения ярких красочных уличных акций. В обоих случаях сбор пожертвований проводится сотрудниками и/или добровольцами организации с использованием разных приемов привлечения внимания прохожих. Во время проведения сбора пожертвований ведется рассказ о целях, на которые собираются пожертвования, распространяется информация об НКО, в знак признательности жертвователям могут вручаться мелкие сувениры – календарики, значки с символикой организации и т.д.

Этот метод гораздо сложнее, чем сбор средств через ящики копилки, установленные в специальных местах. Во-первых, требуется особая подготовка и преодоление «психологического барьера» сотрудников и добровольцев. Во-вторых, людей нужно хорошо организовать.

Первостепенное значение для успеха применения данного метода имеет правильный выбор места. НКО должна определить его таким образом, чтобы как можно большее количество людей за данный отрезок времени получили информацию об организации и акции и возможность внести пожертвование. Идеальным местом, как правило, оказываются центральные улицы и места проведения массовых мероприятий (различные городские мероприятия, в том числе спортивные, концерты и т.д.). НКО не следует сосредотачивать все свои усилия в одном месте, их должно быть несколько.

Организация мероприятия:

1. Создайте инициативную группу или рабочий комитет по подготовке мероприятия.

2. Составьте детальный план подготовки и проведения акции (дата, вид деятельности, ответственный и т.д.).

3. Составьте детальный перечень того, что организации необходимо для проведения акции:

· Для привлечения внимания прохожих можно использовать громкоговоритель, по которому будет периодически озвучиваться специально разработанный текст-обращение к гражданам и в перерывах звучать музыка. Замечательно, если есть возможность его привлечь на безвозмездной основе, если нет - он обойдется очень дорого и с точки зрения себестоимости мероприятия это невыгодно.

· Довольно эффективно использовать специально «растяжку» с лозунгом акции, стенды, наглядные материалы.

4. Часто при проведении сбора пожертвований организация раздает значки, сувениры, календарики и т.д. с символикой организации или лозунгом акции. Это, с одной стороны, привлечение дополнительного внимания к организации и акции, с другой – незначительное, но все-таки поощрение человека, внесшего пожертвование. Эти мелкие сувениры долго напоминают об акции.

5. Разработайте и изготовьте все материалы, которые НКО нужны для проведения акции (от обращений для привлечения добровольцев до «растяжек» и плакатов). На основании этого списка составьте бюджет. Определите источники финансирования.

6. Примерно просчитайте средства, которые организация реально сможет привлечь (на основе собственного опыта сбора средств или других НКО, исходя их количества мест, в которых будут проводиться акции, количества добровольцев, вовлеченных в эту работу, временных затрат и т.д.).

7. Просчитайте себестоимость акции. Естественно, средства на организацию акции (вложенные НКО или привлеченные) должны быть минимальными. Идеальное соотношение – затраты на проведение акции составляют 5-6% от суммы привлеченных. Но этого добиться довольно сложно. Чем больше опыта у НКО по организации акций по сбору частных пожертвований, тем эффективнее мероприятия.

8. Выберите дату и время.

· Она не должна совпасть с фандрейзинговым мероприятием другой организации.

· Учитывайте время года, недели, дня (выходные многие жители в летнее время проводят за городом, если Вы определили место, где поблизости есть учебные заведения, то нужно просчитать время таким образом, чтобы студенты не были на каникулах и т.д.).

· Если в данной местности много магазинов, кафе, офисов, то лучше приурочить акцию к перерыву на обед.

9. Организуйте людей, которые будут заниматься сбором пожертвований. Для этого можно провести работу как с имеющимися у организации добровольцами, так и привлечь новых. Составьте график для сотрудников и добровольцев таким образом, чтобы каждый человек занимался сбором средств не более 2 часов подряд. Каждого человека нужно проинструктировать относительно того, каким образом ему/ей следует проводить сбор средств (в рамках единой процедуры, разработанной и принятой организацией). Особое значение имеет умение людей собирать средства. Для этого их предварительно нужно научить тому, как себя вести с людьми, как обратиться к прохожему, какие аргументы использовать, как вести себя, если в ответ нагрубили и т.д. Люди, занимающиеся сбором средств на улице, должны уметь привлечь внимание прохожих, их нужно соответственным образом одеть (яркие, красочные майки с логотипом организации и/или лозунгом акции), снабдить яркими «стикерами» (наклейками) или, как это делает Красный Крест – фартуками с символикой организации. Можно также использовать кепки и другие атрибуты. У каждого человека, занимающегося сбором средств, должен быть красочно оформленный, легкий и удобный ящик для сбора пожертвований (естественно, он должен быть опечатан).

10. Прежде, чем выходить на улицу с ящиком-копилкой, нужно провести кампанию в СМИ. Население должно быть подготовлено к пожертвованиям. Оно должно знать или хотя бы что-то слышать об организации, о том, для каких категорий населения она работает и т.д. Естественно, новой или незнакомой организации пожертвуют меньше, чем организации, которая «на слуху», руководителя которого жители часто видят на экране телевизора, слышат по радио, об организации периодически читают статьи в газетах. Лучше проводить целенаправленную кампанию в СМИ под каждую акцию по сбору средств. Причем кампания должна начаться как минимум за 15-18 дней до проведения акции.

11. После проведения акции нужно обязательно «отчитаться» перед населением. Обычно это делается при помощи СМИ – используйте те же приемы, что и для привлечения внимания к акции. Идеальным «отчетом» является пресс-конференция или брифинг для сразу нескольких СМИ (и электронных, и печатных).

12. Соберите все материалы, которые остались от акции.

13. Проведите с сотрудниками организации и ее активными добровольцами «разбор» акции. Проанализируйте затраченные усилия, материальные и человеческие ресурсы и сопоставьте их с полученными результатами. Оцените акцию. Сделайте выводы и обобщите все извлеченные уроки. Это поможет при дальнейшем проведении подобных мероприятий.

14. Разошлите письма с благодарностью в адрес всех людей, которые так или иначе помогли в ее проведении.

ВАЖНО: Для проведения уличных акций необходимо разрешение местных органов власти. Нормативными актами федерального уровня, регулирующими проведение уличных акций, являются Указ Президиума Верховного Совета СССР от 28 июля 1988г. N9306-XI О порядке организации и проведения собраний, уличных шествий, митингов и демонстраций", "Указ Президента РФ от 25 мая 1992 г. N 524 "О порядке организации и проведения митингов, уличных шествий, демонстраций и пикетирований", а также Временное положение "О порядке уведомления органов исполнительной власти г.Москвы о проведении митингов, уличных шествий, демонстраций и пикетирования на улицах, площадях и в иных открытых общественных местах города Москвы", утвержденный Указом Президента РФ от 24 мая 1993 г. N 765.

Глава 4 Сбор пожертвований на мероприятиях

Наиболее распространенными мероприятиями российских НКО по сбору частных пожертвований являются благотворительные ужины, балы, концерты, аукционы, выставки-продажи (особенно картин) и т.д. Мы не будем останавливаться на подготовке и проведении различных мероприятий. Обратим внимание на вопросы, связанные с осуществлением сбора частных пожертвований.

Форма проведения мероприятия:

Довольно часто НКО проводят благотворительные лотереи. В соответствии со статьей 17 Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности от 25 сентября 1998 года N 158-ФЗ в перечень видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии входит организация и проведение лотерей.

Отграничение сбора частных пожертвований от предпринимательской деятельности:

Не менее распространенной практикой является проведение благотворительных выставок-продаж и иных мероприятий, на которых осуществляется продажа товаров и изделий. Добавление слова «благотворительная» не меняет сути - продажа или реализация является, безусловно, коммерческой деятельностью, и налогообложение в этом случае действует по правилам, установленным для коммерческой деятельности. Не имеет значения, опускаются ли деньги в копилки или перечисляются на счет организации,продает организация готовые изделия или поделки детей, инвалидов, пожилых людей.

Иногда НКО получает в качестве пожертвования товары для дальнейшей реализации. Пожертвованное имущество получатель имеет право реализовать и вырученные средства направить на благотворительные цели, но опять же, необходимо помнить, что при таком пожертвовании нужно будет уплатить все причитающиеся налоги с сумм, полученных от реализации.

Особое внимание НКО следует обратить на мероприятия, которые могут быть квалифицированы налоговыми органами как предпринимательская деятельность. При проведении балов, обедов, ужинов нарушаются основные условия, отличающие некоммерческую деятельность от продаж - безвозмездность и безусловность. Участники благотворительного ужина/бала оплачивают входные билеты, мероприятие проводится не безвозмездно для участников и не на льготных условиях, следовательно, формально оно относится к предпринимательской деятельности. «Однако, прежде всего, налоговая инспекция при проверке будет делать вывод о том, велась предпринимательская деятельность или нет, исходя из того, как оформлены бухгалтерские документы, отражающие передачу денег. Если были напечатаны входные билеты, подлежащие учету как первичные бухгалтерские документы, в которых указана цена билета, то поступившие деньги будут рассматриваться как средства, полученные от предпринимательской деятельности и подлежащие налогообложению (независимо от того, что часть этих денег идет покрытие затрат на проведение бала, а другая на благотворительную деятельность).

Если же входные билеты не печатались и не выдавались, а также нет иных документов, свидетельствующих о наличии юридической обязанности для лиц, посетивших бал, вносить плату за участие в этом бале, то деньги, перечисленные по безналичному расчету, в части оплаты за бал будут рассматриваться как плата за оказание услуг и подлежат налогообложению в полном объеме. Договор пожертвования в отношении данных денег будет считаться недействительным, поскольку фактически передача данных денег является не пожертвованием, а платой за оказание услуг (оказанием услуг в данном случае является организация и проведение бала). Если оплата производилась наличными деньгами и в приходном ордере написано, что вся принимаемая сумма является благотворительным взносом, то она полностью будет рассматриваться как благотворительный взнос, не подлежащий налогообложению. Однако, данное правило будет работать только в том случае, если полученные деньги будут направлены на благотворительные цели. Следовательно, направление части таких денег на покрытие затрат по организации бала возможно только в том случае, если проведение данного бала является деятельностью по реализации благотворительных целей (например, бал проводится для инвалидов). В противном случае на вас будут наложены соответствующие санкции за не целевое использование средств»[4].

Передача жертвователям определенных материальных объектов (платки, книги, календари и т.п.) или иных благ (предоставление питания) при проведении мероприятий по сбору пожертвований - еще один момент, на который нужно обратить серьезное внимание.

Главное - соблюдение следующих основополагающих принципов:

а) предоставление материальных благ не должно быть обусловлено совершением пожертвования ни в объявлении о сборе пожертвований, ни конклюдентными действиями организаторов сбора в процессе сбора пожертвований. При этом материальные блага не должны быть имущественно значимыми для обычного участника гражданского оборота (например, путевка в санаторий явно относится к числу имущественно значимых благ для обычного участника гражданского оборота, в то время как стандартный малоформатный календарь к числу таких объектов гражданского оборота явно не относится);

б) у жертвователя не должно быть цели получить в обмен на пожертвование встречное имущественное предоставление, его действия должны быть имущественно бескорыстными, однако это не означает, что в основе его действий должен лежать абсолютный альтруизм. Жертвователь может иметь целью повышение своей личной или деловой репутации в результате совершения пожертвования, поэтому основной целью вручения материальных объектов жертвователям должна быть фиксация самого факта совершения пожертвования;

в) по общему правилу размер вносимых пожертвований не должен быть заранее обусловлен организаторами.[5].

Таким образом, при приглашении на благотворительные обеды, ужины, балы главное, чтобы НКО не оговаривала предполагаемый размер вносимых пожертвований, тем более не указывала стоимость участия в ужине в пригласительных билетах, участники вносили деньги в копилку или кассу организации как благотворительное пожертвование, не рассчитывая ничего получить взамен. Собранные на таком мероприятии средства не могут использоваться для покрытия расходов по его организации, за исключением случаев, оговоренных выше.

Глава 5 Сбор пожертвованийчерез рассылку писем

Этот метод следует применять организациям, у которых есть достаточное количество ресурсов (как материальных, так и человеческих), база данных сторонников (основная составляющая успеха), опыт работы в местном сообществе и хорошая репутация. Этот метод не для начинающих НКО.

Сущность метода заключается в оформлении в письменном виде обращения с просьбой оказать финансовую поддержку, направленное большой группе перспективных доноров организации. Особенностью его применения является то, что он требует не однократных, а систематических усилий со стороны организации (одной или двух рассылок недостаточно). При целенаправленном применении на протяжении несколько лет может обеспечить НКО мощной прогнозируемой финансовой поддержкой.

Рассылка писем – один из самых гибких и мощных инструментов привлечения средств от населения. Это маркетинговая технология, успешно применяемая в коммерческом секторе, которая была адаптирована для НКО. Рассылка может быть дорогостоящим инструментом, но может и нет. В любом случае, она позволяет проинформировать большое количество людей, привлечь сторонников, а со временем сформировать постоянную группу доноров для организации. Если программа хорошо и правильно организована, она может обеспечить организации постоянный приток средств. Чтобы этого достичь, организации нужно вложить немало ресурсов на начальной стадии, причем не столько денежных средств, сколько человеческих. Этот метод, в отличие от других, редко дает быстрые результаты.

Для организации рассылки необходимы:

§ Лист рассылки (перечень адресов, по которым будут рассылаться письма).

§ «Информационный пакет» - обычно брошюра с письмом – обращением и либо конверт, либо бланк извещения для внесения пожертвования через банк (то, что необходимо человеку для того, чтобы сделать пожертвование).

§ Разработанная система обратной связи с жертвователями.

Принципиальное значение для применения этого метода имеют правильный выбор целевой группы, обращение и время.

В методических пособиях зарубежных организаций рассылка классифицируется следующим образом:

«ХОЛОДНАЯ» - организация отправляет письма людям, с которыми у нее до этого не было контактов.

«ТЕПЛАЯ» - организация рассылает письма членам организации и людям, знающим ее поддерживающим деятельность разными способами. В этом случае «отдача» от затраченных усилий будет гораздо выше.

«СОВМЕСТНАЯ» - организация использует листы рассылки другой НКО для расширения числа сторонников, происходит своеобразный обмен потенциальными жертвователями.

Одним из важнейших принципов применения метода рассылки является личное обращение к человеку. Всем известно, что очень хорошо работают обращения, написанные от руки. К сожалению, этот принцип сложно совместить с необходимостью изготовления и рассылки большого количества писем. В этом случае модно использовать некоторые приемы, которые помогут придать обращению личный характер. Можно «от руки» вписывать обращение к человеку (Уважаемый….»), или печатать Дорогой/уважаемый, а от руки вписывать имя и отчество. В письме можно упомянуь сумму предыдущего взноса и выразить благодарность, какое-то предложение можно подчеркнуть, выделить, что-то дописать от руки и т.д.

Содержание рассылки:

1. Конверт.

2. Письмо-обращение. Исключительно вежливое, персонализированное.

3. Заполненный бланк извещения.

4. Конверт для отправки в организацию квитанции об оплате (может быть бесплатным или доплатным).

5. Буклет, информационный листок или другая информация. Усиливает письмо, рассказывает о деятельности организации и /или о проблеме, на решение которой направлен сбор средств.

По вопросу объема рассылаемой информации единого мнения нет. Некоторые говорят, что письмо не должно быть объемом больше одной страницы, другие – что оно может быть и на нескольких листах. Все определяется тем, какой объем информации организация может и хочет включить для того, чтобы привлечь внимание человека и заинтересовать его в участии в программах и проектах организации. Во многом этот объем ограничивается финансовыми возможностями организации. Даже самый простой пакет документов при рассылке содержит довольно большой объем информации. При его формировании нужно руководствоваться разумом. Что, если этот конверт человек, не заинтересовавшийся его содержанием, опустит в корзину? Стоит ли отправлять людям, которые ничего не знают об организации полный объем информации, дорогостоящие брошюры и буклеты, или достаточно ограничиться небольшим по объему, но содержательным материалом? Чтобы привлечь внимание, материал должен быть кратким, ярким, с цитатами, вопросами, фотографиями, хорошей графикой. Текст не должен быть «сплошным». Должны быть параграфы, перечисления, информацию можно помещать в квадраты и т.д.

Содержание обращения определяет на 50% успех применения данного метода. Другие 50% - правильно выбранная целевая группа и время.

«ТЕПЛАЯ» РАССЫЛКА

Рассылка писем членам и сторонникам организации – самый эффективный способ сбора пожертвований. Люди уже знают организацию, доверяют ей, убедились в результатах ее деятельности, они «предрасположены» к тому, чтобы пожертвовать средства на ее проекты и программы. Вам не нужно их в этом убеждать. Вам нужно только попросить. Обычно в случае такой рассылки очень высок процент «отдачи» - от 7% до 30%. При условии тщательно просчитанной себестоимости рассылки, например, затраты на один пакет - 2 рубля, пожертвование - 10 и более, это может принести организации значительные средства. Существуют разные точки зрения на то, как часто нужно обращаться к людям за помощью. Некоторые НКО считают, что один раз в год, другие – раз в квартал, некоторые обращаются ежемесячно. Каждая организация приходит к своим выводам на основе опыта. Если НКО при частом обращении получает хорошие результаты, почему бы этим не пользоваться. Существует еще один способ – попросить человека ответить на вопрос, как часто он/она готовы вносить пожертвования (например, в форме маленькой анкеты с ответами – раз в год, раз в 3 месяца и т.д.). Соответственно, каждому донору можно отправлять просьбы о пожертвовании с устраивающей его/ее периодичностью. Независимо от частоты обращения, НКО следует каждый раз разрабатывать новое обращение.

«ХОЛОДНАЯ РАССЫЛКА»

Можно помечтать о той «отдаче», которую могла бы получить организация, имеющая перечень из 10000 адресов. Как правило, НКО становится обладателем такого списка адресов в результате обмена с другой организацией. На самом деле все не так просто. Если речь идет о людях, с которыми у организации не было опыта сотрудничества, то с первого раза может ничего не получиться. «Холодная» рассылка так называется потому, что человек, получающий письмо или пакет материалов об НКО, не испытывает никаких «теплых» чувств. Опыт многих зарубежных организаций показывает, что при такой рассылке, чтобы получить тот же результат, что при «теплой рассылке», нужно отправить в 10 раз больше обращений.

Обращение при «холодной рассылке» должно быть другим. Акцент должен быть смещен на информацию об организации, причем описание должно быть в доверительной, мягкой лирической форме.

Анализ практики зарубежных НКО показывает, что при «холодной» рассылке процент отклика 0.5%-2.%. Он может быть довольно высоким – до 4%-5%. Но это нетипично и происходит чаще всего при стихийных бедствиях или чрезвычайных ситуациях. Поэтому прежде, чем применять этот метод, нужно просчитать себестоимость.

«СОВМЕСТНАЯ»

И