Порядок работы

 

1. Для учета расчетов по аренде и коммунальным услугам необходимо завести четыре элемента в справочнике «Источники финансирования»:

- Аренда

- Пеня по аренде

- Коммунальные и другие услуги

- Пеня по коммунальным и другим услугам.

Для каждого источника нужно указать вид деятельности, а в виде деятельности – счет выручки и ставку НДС.

 

2. Работа с модулем арендной платы имеет цикл – месяц.

 

3. Документы «Расчет размера арендной платы» необходимо создавать при начале работы с модулем, для вновь заключенных в текущем месяце договоров аренды, при изменении арендной платы по договору.

 

4. В течение месяца документами «Выписка» или «Поступление на счет» вносятся поступления платежей за аренду, коммунальные услуги, оплата пени по аренде и услугам с кредита счета расчетов (например, 178). Платежи вносятся только в рублях.

Для учета расчетов по аренде в валюте применяются вспомогательные счета ОСВ.1 «Арендная плата в валюте» и ОСВ.2 «Пеня по аренде в валюте». Проводки по счету ОСВ.1 делают документы «Движение в валюте, суммовые разницы», «Начисление арендной платы», по счету ОСВ.2 - «Расчет пени по аренде».

 

5. В конце месяца последовательно создаются документы:

- Движение в валюте, суммовые разницы

- Расчет пени по аренде

- Расчет пени по коммунальным и эксплутационным услугам

- Начисление арендной платы

- Начисление коммунальных и эксплутационных услуг

 

 

35.4 Документ «Расчет размера арендной платы»

 

Документ предназначен для расчета размера арендной платы по арендуемому помещению.

 

Рис.35.3 Документ «Расчет арендной платы за помещение»

Дата документа - это дата начала действия договора. Период – это период действия рассчитанной арендной платы. Если меняются данные для расчета арендной платы - базовая ставка, коэффициенты и др. - и соответственно меняется арендная плата, то надо сделать новый документ, а в старом установить дату окончания периода.

День оплаты по аренде и по коммунальным услугам необходимо указывать, чтобы в документах по начислению аренды и коммунальных можно было заполнить сроки оплаты.

Сначала рассчитывается арендная плата, исходя из базовой ставки и применяемых коэффициентов (реквизит «Арендная плата» в рамке «Расчет арендной платы, исходя из ставки и коэффициентов»).

Согласно Указу Президента №533 от 23.10.2007 п.1.4.5:

«Размер арендной платы при применении коэффициентов не должен быть ниже суммы амортизационных отчислений, налогов, сборов, других обязательных платежей…» (п.1.4.5)

«Если при определении арендной платы с учетом всех коэффициентов согласно договору размер ее оказался ниже амортизационных отчислений, налогов, сборов, других обязательных платежей…, арендная плата рассчитывается исходя из суммы амортизационных отчислений, платежей за землю, налога на недвижимость, других обязательных платежей,…и прибыли исходя из рентабельности до 20 процентов» (п.1.4.6)

Поэтому производится расчет арендной платы исходя из затрат и с учетом процента рентабельности (см.реквизиты в рамках «Расчет затрат на арендуемое помещение за месяц» и «Расчет арендной платы, исходя из затрат»). Установленная арендная плата не может быть меньше арендной платы, рассчитанной по затратам.

Если арендатор арендует помещение по часам, то нужно заполнить реквизиты «Среднемесячная норма рабочего времени» и «Часов аренды в месяц».

При проведении заполняются периодические реквизиты указанного в документе помещения.

Печатные формы:

· Расчет размера арендной платы

 

35.5 Документ «Движение в валюте, суммовые разницы»

Документ предназначен для отражения в иностранной валюте тех операций по аренде, которые производились в течение месяца в рублях по счету 178 (оплата, возврат излишне перечисленных сумм и т.д., кроме начисления арендной платы). Также производится расчет и отражение суммовых разниц, которые приравниваются к выручке от аренды.

 

Рис.35.4 Документ «Движение в валюте, суммовые разницы»

 

Суммовые разницы возникают в момент поступления последующей оплаты от арендаторов. Это разница между курсом на дату начисления аренды и датой оплаты. По кнопке «Заполнить» идет поиск оплат и других операций по выбранным в шапке счету расчетов и бюджетной аналитике. За каждый день производится расчет сумм в валютном эквиваленте по курсу на момент совершения операции и расчет суммовых разниц. Таблица с подробным расчетом приводится в печатной форме «Расчет суммовых разниц». Если документ перезаполняется задним числом, то нужно отменить проведение документа «Начисление арендной платы» за этот месяц.

 

Проводки документа:

· К-т ОСВ.1 с суммой из колонки «Оплата валюта»

· Счет расчетов – Счет выручки на суммовую разницу

· Д-т ОСВ.1 на суммовую разницу

Печатные формы:

· Расчет суммовых разниц

35.6 Документ «Расчет пени по аренде»

Документ предназначен для расчета пени по аренде и начисления пени при ее оплате арендаторами. Начисление пени отражается проводкой в дебет счета расчетов с арендаторами с кредита счета выручки по пене (например, 178-237 или 178-410). Начисление производится в месяц оплаты пени на сумму оплаченной пени. Для получения оперативных данных о задолженности арендаторов по пене производятся проводки по счету ОСВ.2: в дебет – рассчитанная пеня, с кредита – оплаченная пеня. По ОСВ.2 ведется только валютный учет.

Рис.35.5 Документ «Расчет пени по аренде»

По кнопке «Заполнить» идет поиск оплат пени арендаторами по выбранным в шапке счету расчетов и бюджетной аналитике. Пеня рассчитывается в день поступления оплаты и в последний день расчета. Пеня считается за каждый день на сумму просроченной задолженности. Срок оплаты берется из документа «Начисление арендной платы» предыдущего месяца. Таблица с подробным расчетом приводится в печатной форме «Расчет пени по арендной плате».

Документ «Расчет пени по аренде» можно делать один раз в месяц за весь месяц или в любой день месяца за произвольный период, если необходимо рассчитать пеню по требованию арендаторов. При заполнении учитываются другие документы «Расчет пени по аренде», сделанные в текущем месяце ранее. Если документ перезаполняется задним числом, то нужно отменить проведение документа «Начисление арендной платы» за этот месяц.

Проводки документа:

· Счет расчетов – Счет выручки с суммой из колонки «Пеня оплач. руб.»

· К-т ОСВ.2 с суммой из колонки «Пеня оплач. валюта», только в валюте

· Д-т ОСВ.2 с суммой из колонки «Пеня валюта», только в валюте

Печатные формы:

· Счет-фактура по НДС в рублях

· Счет-фактура по НДС в валюте

· Счет-фактура в рублях

· Счет-фактура в валюте

· Расчет пени по аренде

35.7 Документ «Расчет пени по коммунальным и эксплутационным услугам»

Документ предназначен для расчета пени по коммунальным или эксплутационным услугам и начисления пени при ее оплате арендаторами. Начисление пени отражается проводкой в дебет счета расчетов с арендаторами с кредита счета выручки по пене (например, 178-237 или 178-410). Начисление производится в месяц оплаты пени на сумму оплаченной пени. Для получения оперативных данных о задолженности арендаторов по пене производятся проводки по счету ОС.1: в дебет – рассчитанная пеня, с кредита – оплаченная пеня.

 

Рис.35.6 Документ «Расчет пени по коммунальным или эксплутационным услугам»

По кнопке «Заполнить» идет поиск оплат пени арендаторами по выбранным в шапке счету расчетов и бюджетной аналитике. Пеня рассчитывается в день поступления оплаты и в последний день расчета. Пеня считается за каждый день на сумму просроченной задолженности. Срок оплаты берется из документа «Начисление коммунальных и эксплутационных услуг» предыдущего месяца. Таблица с подробным расчетом приводится в печатной форме «Расчет пени по коммунальным и эксплутационным услугам».

Документ «Расчет пени по … услугам» можно делать один раз в месяц за весь месяц или в любой день месяца за произвольный период, если необходимо рассчитать пеню по требованию арендаторов. При заполнении учитываются другие документы «Расчет пени по … услугам», сделанные в текущем месяце ранее. Если документ перезаполняется задним числом, то нужно отменить проведение документа «Начисление коммунальных и эксплутационных услуг» за этот месяц.

Проводки документа:

· Счет расчетов – Счет выручки с суммой из колонки «Пеня оплач.»

· К-т ОС.1 с суммой из колонки «Пеня оплач.»

· Д-т ОС.1 с суммой из колонки «Пеня начисл.»

Печатные формы:

· Счет-фактура по НДС

· Счет-фактура

· Расчет пени по коммунальным и эксплутационным услугам

35.8 Документ «Начисление арендной платы»

Документ предназначен для расчета и начисления арендной платы. В обработку попадают те арендаторы, по которым есть документы «Расчет размера арендной платы» с периодом, включающим месяц расчета. Сумма арендной платы в валюте берется из этого документа и пересчитывается по фактическим дням (или часам аренды). Сумма в рублях рассчитывается по курсу, действующему на момент расчета. Но если арендатор сделал предоплату, то сумма предоплаты учитываются по курсу, действующему в день оплаты.

 

Рис.35.7 Документ «Начисление арендной платы»

Заполнение таблицы происходит по кнопке «Заполнить». В колонках таблицы «с» и «по» нужно указать период аренды, который может отличаться от целого месяца. В колонке «Дни/часы» указывается количество дней или часов аренды. Срок оплаты рассчитывается, исходя из дня оплаты аренды, указанного в документе «Расчет размера арендной платы». При этом срок отодвигается, если он приходится на выходной день. Выходные и рабочие дни можно задать в календаре, который вызывается по кнопке «Календарь».

Документ «Начисление арендной платы» должен быть единственным за месяц.

Проводки документа:

· Счет расчетов – Счет выручки с суммой из колонки «Начислено руб.»

· Д-т ОСВ.1 с суммой из колонки «Начислено руб.» и «Аренда вал.»

Печатные формы:

· Счет-фактура по НДС в рублях

· Счет-фактура по НДС в валюте

· Счет-фактура в рублях

· Счет-фактура в валюте

· Расчет арендной платы

35.9 Документ «Начисление коммунальных и эксплутационных услуг»

Документ предназначен для начисления коммунальных и эксплутационных услуг. В обработку попадают те арендаторы, по которым есть документы «Расчет размера арендной платы» с периодом, включающим месяц расчета. Конкретные суммы услуг документ не рассчитывает, эту информацию нужно вносить вручную. Возможна разработка индивидуальных документов для расчета сумм услуг под заказ.

 

Рис.35.8 Документ «Начисление коммунальных или эксплутационных услуг»

 

Услуги могут выполняться самим арендодателем (собственные услуги) с отражением по счету учета выручки или сторонними организациями с отражением по счету учета затрат.

В рамке «По собственным услугам» нужно указать счет учета выручки (он заполняется автоматически при выборе источника финансирования) и статьи ЭКР, используемые для учета собственных услуг. Статьи указываются в кавычках через запятую. Их можно выбирать из справочника с помощью кнопки выбора.

В рамке «По услугам сторонних организаций» нужно указать счет учета затрат (например, 211) и статьи.

По кнопке «Заполнить» таблица заполняется строками, в которых для каждого арендатора, договора и помещения выводятся все статьи, выбранные в шапке. Срок оплаты рассчитывается, исходя из дня оплаты аренды, указанного в документе «Расчет размера арендной платы». При этом срок отодвигается, если он приходится на выходной день. Выходные и рабочие дни можно задать в календаре, который вызывается по кнопке «Календарь». Колонку «Сумма» нужно заполнить вручную.

Документ «Начисление коммунальных или эксплутационных услуг» должен быть единственным за месяц.

 

Проводки документа:

· Счет расчетов – Счет (из таблицы)с суммой из колонки «Сумма»

Печатные формы:

· Счет-фактура по НДС

· Счет-фактура