Ва ўмовах выкарыстання камп'ютарных тэхналогій

Уліковы цыкл уяўляе сабой сукупнасць уліковых працэдур, якія ажыццяўляюцца ў пэўнай паслядоўнасці на працягу кожнага ўліковага перыяду, вынікам якіх з'яўляецца атрыманне інфармацыі аб дзейнасці арганізацыі за справаздачны перыяд. Ажыццяўленне канкрэтных уліковых працэдур залежыць ад той сукупнасці рэгістраў і вызначанага парадку ажыццяўлення ў іх запісаў, а таксама іншых тэхнічных сродкаў вядзення ўліку, што ў сукупнасці стварае форму рахункаводства.

Форму рахункаводства вызначаюць наступныя адзнакі:

1) колькасць, структура і знешні выгляд уліковых рэгістраў;

2) паслядоўнасць сувязі дакументаў з уліковымі рэгістрамі, а таксама паміж самімі рэгістрамі;

3) спосаб ажыццяўлення запісаў ва ўліковыя рэгістры і выкарыстанне іншых тэхнічных сродкаў.

На працягу доўгай гісторыі развіцця рахункаводства існавала мноства яго кніжных формаў. Асноўнымі з іх з'яўляюцца наступныя:

¨ стараітальянская — апісана Лукой Пачолі ў 1494 г.;

¨ французская — апісана Мацье дэ ля Портам ў 1685 г.;

¨ новаітальянская — апісана Франчэска Гаратці ў 1688 г.;

¨ нямецкая — апісана Фрыдрыхам Гельвігам ў 1774 г.;

¨ (форма “Журнал-галоўная” — апісана Эдмондам Дэгранжам у 1795 г.

¨ руская (трайная) — распрацавана Фёдарам Венедзіктавічам Язерскім у 1870 г.;

¨ лагісмаграфія — апісана Джузепе Чарбоні ў 1873 г.

¨ шахматная — апісана Джіовані Россі ў 1889 г. (на яе аснове ў СССР у 30-х гадах мінулага стагоддзя былі створаны кантрольна-шахматная або картачна-шахматная, а затым мемарыяльна-ордарная формы рахункаводства. якая арганічна спалучала элементы як новаітальянскай, так і шахматнай формаў);

¨ інтэгральная — апісана Жанам Бацістам Дзюмаршэ ў 1914 г. (на яе аснове ў СССР у 1945-1949 гадах была створана журнальна-ордарная форма рахункаводства. якая завяршыла шматвяковы перыяд развіцця формаў, заснаваных на ручной рэгістрацыі ўліковай інфармацыі на папяровых носьбітах).

Існавалі і іншыя формы рахункаводства, адрозненні паміж якімі заключаліся ў пабудове кніг, ведамасцей і картак, у якіх раздзяляліся або аб'ядноўваліся храналагічныя і сістэматычныя запісы, сінтэтычны і аналітычны ўлік, а таксама ў іншых асаблівасцях рэгістрацыі і сістэматызацыі ўліковай інфармацыі. У сучасных умовах выкарыстанне камп'ютарных тэхналогій абумоўлівае паступовае зжыванне формаў рахункаводства як сукупнасці ўліковых рэгістраў, аднак агульныя метадычныя падыходы да ажыццяўлення ўліковага цыклу застаюцца нязменнымі і заключаюцца ў выкананні наступных працэсаў:

1) асэнсаванне фактаў гаспадарчага жыцця, адлюстраваных у першасных дакументах і складанне рахунковых праводак у выглядзе запісаў па дэбеце і крэдыце адпаведных рахункаў;

2) рэгістрацыя фактаў гаспадарчага жыцця ва ўліковых рэгістрах і іх групаванне ў адпаведнасці з прынятымі адзнакамі аналітычнага ўліку;

3) перанос згрупаваных па адзнацы аднолькавай карэспандэнцыі рахункаў фактаў гаспадарчага жыцця на рахункі галоўнай кнігі;

4) распрацоўка справаздачных зводак за ўліковы перыяд

Найбольш важнай часткай уліковага цыклу з'яўляецца асэнсаванне фактаў гаспадарчага жыцця, адлюстраваных у першасных дакументах і складанне рахунковых праводак. Гэта інтэлектуальны элемент уліковага цыклу, у працэсе ажыццяўлення якога высокакваліфікаваны і надзелены адпаведнымі паўнамоцтвамі спецыяліст ажыццяўляе аналіз і кваліфікацыю фактаў гаспадарчага жыцця, у выніку чаго яны сістэматызуюцца на рахунках. Наступныя працэсы ўліковага цыклу носяць не інтэлектуальны, а тэхнічны характар.

У цяперашні час большасць суб'ектаў гаспадарання выкарыстоўвае камп'ютарныя тэхналогіі апрацоўкі ўліковай інфармацыі, таму рэгістрацыя фактаў гаспадарчага жыцця і іх групаванне ў адпаведнасці з прынятымі адзнакамі аналітычнага ўліку ажыццяўляецца наступным чынам. Факты гаспадарчага жыцця могуць уводзіцца ў інфармацыйную сістэму аўтаматызаванага ўліку ўручную, на аснове выкарыстання механізма тыпавых аперацый або з першасных дакументаў.

Пры ручным уводзе, які выкарыстоўваецца для рэгістрацыі спецыфічных або рэдкіх аперацый, можна ўказаць любы змест факта гаспадарчага жыцця і ўвесці любыя праводкі. Увод гаспадарчых аперацый на аснове запаўнення дакументаў з'яўляецца найбольш прымальным для аўтаматызаванага вядзення ўліку. Увод у сістэму стандартных аперацый, якія часта паўтараюцца або такіх аперацый, якія суправаджаюцца вылічэннямі і не могуць быць уведзенымі шляхам стварэння адпаведных дакументаў, ажыццяўляецца праз сістэму тыпавых аперацый. Пры стварэнні тыпавой аперацыі бухгалтар працуе з яе шаблонам, які ўяўляе сабой сцэнарый фарміравання праводак і правілы іх складання.

Інфармацыю сфарміраваных дакументаў і тыпавых аперацый у храналагічным парадку назапашваюць журналы. Існуюць агульны журнал дакументаў і журналы асобных відаў дакументаў, дзе рэгіструюцца дакументы адной групы, напрыклад касавыя дакументы. З дапамогай журналаў дакументаў ажыццяўляецца іх пошук і карэкціроўка. Для зручнасці прагляду аперацый экранная форма журнала можа падраздзяляцца на дзве часткі: а) спіс аперацый; б) спіс бухгалтарскіх праводак па бягучай аперацыі. Акрамя журнала дакументаў выкарыстоўваецца журнал рэгламентаваных аперацый, які прызначаны для работы з тымі дакументамі, каторыя патрабуюць перыядычных разлікаў, напрыклад разлік падаткаў і іншыя аперацыі, звязаныя з закрыццём справаздачнага перыяду.

Сучасныя сістэмы аўтаматызаванага вядзення ўліку прадугледжваюць аднакратны ўвод інфармацыі, якая затым трансфармуецца ў паказчыкі адпаведных справаздач. На падставе ўведзеных у сістэму дакументаў, аперацый і праводак праграма аўтаматычна выконвае вылічэнні і захоўвае ў памяці інфармацыю аб астатках і абаротах па кожным рахунку. Пры фарміраванні выхадных даных патрэбныя даныя аўтаматычна выбіраюцца за ўказаны карыстальнікам перыяд. Гэта дае магчымасць пастаянна падтрымліваць інфармацыю на рахунках у актуальным стане.

У выніку апрацоўкі інфармацыі з дапамогай аўтаматызаванай ўліковай сістэмы карыстальнік атрымлівае выхадныя дакументы, якія атрымалі назву справаздач. Да іх адносяцца ўсе выніковыя дакументы, складзеныя за вызначаны ўліковы перыяд. Перыяд выбаркі даных для складання справаздач карыстальнік задае самастойна. Пры любым змяненні стану рахунку адразу ажыццяўляецца пераразлік і даныя выхаднога дакумента могуць быць практычна імгненна абноўлены.

Ва ўмовах выкарыстання вылічальнай тэхнікі форма рахункаводства ўяўляе сукупнасць алгарытмаў на аснове камп'ютарных тэхналогій для апрацоўкі першасных даных і атрымання выніковай уліковай інфармацыі. Машынаграмы, якія ствараюцца камп'ютарнымі праграмамі, нельга назваць уліковымі рэгістрамі ў прамым сэнсе гэтага слова. Яны ўжо выконваюць не функцыю прамежкавага этапу паміж першаснымі дакументамі і справаздачнымі зводкамі, а рашаюць толькі інфармацыйныя задачы, раскрываючы абароты, сальда і карэспандэнцыю рахункаў. Выяўленне адэкватнасці інфармацыі сінтэтычнага і аналітычнага ўліку ажыццяўляецца па прынцыпе аўтаматычнай калацыі. На папяровы носьбіт інфармацыі яны выносяцца толькі па меры патрэбнасці.

Узнікла магчымасць бязмежнай дэталізацыі і складанейшай іерархіі аналітычнага ўліку. Інфармацыю можна атрымліваць у рэжыме рэальнага часу. Па запыце карыстальніка магчыма фарміраваць групоўкі аб'ектаў аналітычнага ўліку па любой з неабмежаванай колькасці адзнак. У сувязі з гэтым пры выкарыстанні камп'ютарных тэхналогій рахунказнаўства, як навука, стварае інварыянт аўтаматызаванай формы рахункаводства.

Французскае слова “invariant”, у аснове якога ляжыць латынь, азначае нязменны. У прымяненні да рахункаводства гэта агульная мадэль уліковай працэдуры, нязменны метадычны падыход да апрацоўкі ўліковай інфармацыі на аснове камп'ютарных тэхналогій. Паколькі практычна няма двух абсалютна аднолькавых арганізацый, на практыцы можа існаваць безліч варыяцый камп'ютарнай формы рахункаводства з выкарыстаннем элементаў класічных формаў.