ФОНДОВЫЙ УЧЕТ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ .

Поступившие в фонды музейные предметы проходят опре­деленную обработку и регистрацию, юридически закрепляю­щую их заданным музеем. Происходит учет музейных фондов и входящих в них музейных предметов и коллекций. Целью юридического закрепления предметов за музеем является:

— закрепление принадлежности предметов данному музею и гарантирование его прав на них;

— оформление юридического положения предмета в фон­дах музея, его принадлежности к основному или научно-вспомогательному фонду;

— закрепление предметов за конкретными научными со­трудниками музея, материально ответственными храни­телями;

— оформление предметов, не включаемых в фонды данно­го музея, находящихся в нем на временном хранении;

— оформление перемещения предметов внутри и вне музея;

— контроль за наличием принадлежащих музею предметов и оформление происходящих в их наличии и состоянии изменений;

— возможность быстрого получения сведений о наличии местонахождении предметов;

— установление ответственности музея, фондовых подраз­делений и хранителей как за принадлежащие музею пред­меты, так и за находящиеся в нем на временном хране­нии;

— соблюдение правил использования музейных предметов. Основными юридическими документами являются акты

приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной ин­вентаризации, подлежащие регистрации и вечному хранению. Дополнением к ним являются топографические описи и кар­тотеки.

Направление фондовой работы, целью которого является юридическая охрана музейных фондов и права музея на полу­ченные в результате изучения предметов научные данные о них, называется учетом музейных фондов, а полученная в процес­се учета документация — учетной документацией. Учетная документация отражает данные об отдельных предметах, по­рядке их поступления в музей и фондовые подразделения (акты приема, книги поступлений, книги научной инвентаризации, учетные картотеки, карточки научного описания), а также о группах однозначных по происхождению, принадлежности, местонахождению предметов (акты приема комплексов пред­метов, коллекционные и полевые описи, групповые записи в книгах поступления).

Различают фондовую и учетную документацию, входящую в фондовую документацию. Фондовая документация отража­ет историю развития фондов, тогда как учетная документация фиксирует движение и состояние музейных предметов, коллек­ций, собраний. Фондовая документация предназначена для:

— закрепления взаимосвязей предметов;

— использования в качестве инструмента изучения фондов;

— использования при исследованиях в профильных науч­ных дисциплинах;

— обеслечения быстрого и точного поиска музейных пред­метов;

— выявления имеющихся в фондах пробелов при составле­нии научной концепции комплектования фондов и про­ведения работы по их комплектованию;

— фиксации условий хранения и охраны фондов.

Учет музейных фондов предполагает два этапа. На первом происходит первичная обработка поступивших в музей пред-

5 Основы музейного дела

метов. В ходе ее оформляются акт приема, отражающий наи­менование, краткое описание, сохранность, количество при­нятых предметов, и книга поступлений, в которой имеются следующие графы:

— номер по порядку;

— дата записи;

— время, источник, способ поступления, сопроводительные документы, номер акта приема;

— наименование и краткое описание предмета (автор, дата, место происхождения, надписи, подписи и т. д.);

— количество предметов;

— материал и техника;

— размер, для драгметаллов и камней — вес;

— сохранность;

— стоимость (при покупке), акт закупочной комиссии;

— в какой отдел или собрание поступил;

— номер научного инвентаря;

— примечание — местонахождение предмета, акты движе­ния предмета.

Книга поступлений заводится при поступлении в музей первого предмета и продолжается все время деятельности му­зея. В конце каждого года подводится итог количеству посту­пивших за год предметов. Записи нового года начинаются сплошной, с первой записи, нумерацией. Выбывшие по раз­ным причинам предметы сохраняют за собой свой номер. Вто­рично он не используется. В примечаниях отмечается причи­на выбытия. Одновременно с заполнением книги поступлений заполняются учетные карточки, выполняющие функции этой книги. Таким образом, при первичном учете предметов офор­мляются акты приема предметов, коллекционные описи, книги учета предметов основного фонда, научно-вспомогательного фонда, сырьевого фонда (в естественно-научных музеях), воз­можно заполнение книг поступлений предметов во временное пользование. Все они являются юридическими документами и соответствующим образом оформляются. Одновременно со­ставляются карточки учета предметов, используемые впослед­ствии в учетных каталогах и картотеках.

Особо важным вопросом является проставление первичных номеров музейных предметов. Если нумеруется один предмет, ему присваивается один номер. Нумерация идет сквозная по

книге поступлений. Например, указывается музей — ГОВСМЗ (Государственный объединенный Владимиро-Суздальский музей-заповедник), далее КП (книга поступлений) и номер по ней — в итоге номер выглядит следующим образом — ГОВСМЗ.КП-1035. Номер маркируется на предмете. В зави­симости от предмета выбирается место маркировки. Марки­ровка производится так, чтобы она была вечной и чтобы ее не было видно при экспонировании предмета. На этом заверша­ется первичная обработка предмета.

Вторичная обработка музейного предмета предполагает его углубленное изучение специалистами. Предмет классифици­руется и в зависимости от классификации попадает в тот или иной фонд. Передача его материально-ответственному храни­телю фонда производится по акту на материально-ответствен­ное хранение. В нем, как и в акте приема, приводится список передаваемых предметов с указанием их кратких характерис­тик. После подписания акта сдатчиком и приемщиком и ут­верждения его директором музея он приобретает юридическую силу. Затем происходит научная инвентаризация предметов. Все они поштучно записываются в инвентарные книги, имеющие следующие графы:.

— шифр, номер по порядку;

— дата записи, фамилия, инициалы лица, производящего запись;

— номер по книге поступлений;

— наименование и развернутое описание предмета, подпи­си, дата, надписи;

— происхождение (место создания, бытования) и история предмета, где опубликовано;

— материал и техника изготовления предмета;

— размер и вес для драгметаллов и камней;

— сохранность;

— источник и способ поступления, документ поступлений, цена;

— номер фотонегативов;

— номера и шифр предмета по старым, погашенным, ин­вентарным книгам;

— примечания.

Количество инвентарных книг зависит от классификации музейных предметов. Так, например, хранение изобразитель-

ных источников может быть расписано в инвентарных книгах по типу этих источников — живопись, графика, скульптура и т. д. Одновременно с инвентарными книгами составляются инвентарные карточки. В них указываются те же данные, что и в инвентарных книгах. Добавляются сведения о движении музейного предмета и его фотография. Инвентарные книги оформляются в соответствии с оформлением юридических документов. Инвентарные карточки служат для оформления музейных каталогов и картотек.

В ходе инвентаризации музейного предмета продолжается развитие его номера. К инвентарному номеру по книге поступ­лений добавляется номер по инвентарной книге. В итоге в приведенном примере номер будет выглядеть следующим об­разом —

ГОВСМЗ.КП-1035 И —Ж —86 '

где: И — изобразительные источники,

Ж — живопись, _у

86 — номер по инвентарной книге.

Таким образом, номер получает законченный вид, принадле­жит только одному музейному предмету и не заменяется даже в случае его выбытия по каким-либо причинам.

Акты, инвентарные книги и книги поступлений, будучи юридическими документами, являются документами внутрен­него использования и никому из фондов не выдаются. Как правило, они хранятся в сейфах и переходят от одного поко­ления хранителей к другому. Чтобы иметь представление о месте хранения тех или иных предметов, хранители составляют то­пографические описи с указанием мест хранения предметов и на их основе топографические карточки и картотеки. Топо­графические описи и картотеки служат для поиска хранителями музейных предметов и никому также не выдаются. Для внут-римузейного и внемузейного пользования предназначены кар­тотеки, составленные в основном из инвентарных карточек, наиболее полно отражающих сведения о музейных предметах. Они могут быть тематическими, систематическими, комплек­сными. Обычно в музеях существуют учетная, инвентарная, топографическая, систематическая картотеки и картотека со-

хранности музейных предметов. Для исследователей особое значение имеют систематические и тематические картотеки, дающие первичные знания о музейных предметах.

Поскольку фонды находятся в постоянном движении, све­дения о них подводятся ежегодно по полугодиям и в годовом отчете и паспорте музея. В целях контроля за состоянием фон­дов постоянно проводятся проверки фондов. Их проводят спе­циальные, назначаемые приказом директора музея комиссии в составе ответственного, главного хранителей и членов фон­довой службы. Проверки проводятся путем сличения реальных музейных предметов с учетной документацией. В результате проверки составляется акт сверки наличия, утверждаемый директором музея. При обнаружении отсутствия музейных предметов акты проверки с объяснением директора музея на­правляются в Министерство культуры или местные органы культуры. Если попытки найти исчезнувшие предметы ни к чему не приводят, они списываются вышестоящими органи­зациями по акту, который остается в музее на вечное хранение.

В последнее время большое значение в системе учета при­обретает создание единой компьютерной информационной сети. Она основана на компьютерной системе обработки дан­ных инвентарных книг и других учетных документов. Однако ее введение, заметно облегчая труд исследователей, не отме­няет имеющие юридическую силу документы на бумажной основе. Основными задачами формирующейся информацион­ной системы являются:

— государственный учет музейных фондов;

— государственная статистическая отчетность для Мини­стерства культуры и Госкомитета по статистике;

— научное описание и изучение музейных предметов;

— введение информации о музейных фондах в Интернет;

— планирование и управление музейной деятельностью;

— административное управление музеем.

В результате информатизации достигнуто повышение one-. ративности получения достоверной и точной информации о музейных коллекциях, освобождение высококвалифициро­ванных музейных специалистов от трудоемкого поиска и офор­мления научных данных, открыт доступ в Интернет, созданы предпосылки функционирования виртуальных музеев, созда­ны условия для формирования каталогов, путеводителей и

другой музейной продукции с наименьшей затратой времени и усилий. На основе компьютеризации музейных фондов до­стигнуто создание в системе Интернета виртуальных музеев. Это является высшим достижением внедрения в музейную практику информационных систем.

Вопросы и задания

Что такое фондовый учет музейных предметов? Как он проводится? Что является целью юридического закрепления предметов за му­зеем? Зачем это нужно делать?

Какие документы оформляются при фондовом учете музейных предметов?

Как оформляется фондовая документация? Каково ее значение при фондовом учете музейных предметов? Как оформляется учетная документация? Каково ее значение при фондовом учете музейных предметов? 6. Что такое информатизация фондового учета музейных предметов?

3.

4.

5.