Вопрос 2. Разделение функций, полномочий и ответственности

Понятие об организации может применяться в широком смысле, в частности при рассмотрении различных теорий организации, содержание которых характеризуется определенной сложностью.

Эффективное использование менеджмента, в самой общем постановке, предполагает оптимальное сочетание основных элементов организации: делегирование, ответственность и полномочия.

Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Фундаментальный аспект устройства организаций - это взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее производство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Для того, чтобы раскрыть содержание функции «организация» необходимо разобраться в понятиях полномочия, делегирование, ответственность и полномочия.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду. Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

Пределы полномочия. Согласно нашему определению полномочия являются ограниченным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри организации эти пределы обычно определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями в письменном виде, или передаются подчиненному устно.

Лица, выходящее за эти пределы, превышает свои полномочия даже когда это необходимо для выполнения делегированных задач. Большая часть полномочий руководителя определяется традициями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества, в котором организация функционирует. Однако нельзя путать полномочия и власть. Полномочия определяются как делегирование, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации. В отличие от этого власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий. Таким образом, полномочия определяют, что лицо, занимающее должность имеет право делать, а власть определяет, что оно действительно может делать.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Таким образом, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя. Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий. На делегирование влияют следующие факторы:

- эффективная коммуникация;

- понимание подчиненными того, что хочет руководитель;

- мотивация;

- лидерство.

Чтобы делегирование было действенным необходимо соответствие между полномочиями и ответственностью, то есть руководство должно делегировать работнику полномочия достаточные для принятия решения, за которое он принял на себя ответственность. Это называется принципом соответствия.

Существуют две концепции процесса, посредством которого передаются полномочия. Согласно классической концепции, полномочия передаются от вышестоящих к нижестоящим уровням организации. Например, Совет директоров акционерного общества – президент общества – руководители высшего звена – руководители среднего звена и так далее. Представители административной концепции разработали теорию принятия полномочий. Эта концепция признает существование такой власти, которая часто уменьшает возможности руководителя принимать свои полномочия.

Следующим понятием является ответственность, которая представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Ответственность не может быть делегированная.

Различают линейные и аппаратные полномочия. Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления усилий своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласия с другими руководителями в тех пределах, которые установлены организацией, законом или обычаем. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации.

Различают три типа штабного аппарата:

- консультативный;

- обслуживающий;

- личный.

К помощи консультативного аппарата прибегают тогда, когда линейное руководство сталкивается с проблемой, требующей специальной квалификации и вынуждено пригласить соответствующих специалистов. В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства в их области знаний. Функциональные подразделения предоставляют руководству информацию, необходимую для принятия решения. К подразделениям, относящимся к обслуживающему аппарату, относятся: отдел кадров, отдел маркетинга, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.

Личный аппарат – это разновидность обслуживающего аппарата, когда руководитель нанимает секретаря или помощника. В обязанности личного аппарата входит исполнение того, что требует руководитель. В организации член этого аппарата не имеет никаких полномочий. Когда он действует, то это делается по поручению руководителя. Однако, хотя личный аппарат не имеет формальных полномочий, его члены могут обладать большой властью.

В основе штабного аппарата лежат аппаратные полномочия. Различают следующие виды штабных полномочий:

- рекомендательные полномочия;

- обязательные согласования;

- параллельные полномочия;

- функциональные;

- линейные полномочия.

Рекомендательные полномочия предполагают, что линейное руководство будет обращаться за консультациями к консультативному аппарату, когда потребуются его знания. Но линейные руководители не обязаны так поступать. Они могут, по своему выбору, решить проблему, даже не ставя аппарат в известность.

Когда согласования обязательны, линейное руководство должно обсудить соответствующие ситуации его штабным аппаратом, прежде чем предпринять действия или представить предложения высшему руководству. Высшее руководство может расширить объем полномочий аппарата, давая ему право отклонить решения линейного руководства.

Целью параллельных полномочий является установление системы контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок. Во многих компаниях применяются полномочия для контроля финансовых ресурсов, для чего требуются две подсистемы.

Аппарат, обладающий функциональными полномочиями может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей компетенции. По существу, линейные полномочия президента организации реализуются через аппарат, давая ему право действовать в определенных вопросах. Таким образом, функциональные полномочия устраняют различия между линейными и штабными обязанностями для всех практических целей.

Линейные полномочия – это цепь команд внутри самого штабного аппарата. Менеджеры в аппаратной иерархии обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным, независимо от характера полномочий аппарата по отношению к организации в целом. Делегирование линейных полномочий и возникающая в результате этого цепь команд играют ключевую роль в процессе координирования деятельности организации. При линейных полномочиях необходимо соблюдение следующих принципов:

- принцип единоначалия;

- необходимость ограничения нормы управляемости.

В соответствии с первым принципом работник должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать только перед этим человеком. Все формальные коммуникации должны направляться по цепи команд.

Вопрос 3. Состав и структура персонала управления

Управление является существенно важной деятельностью для организации. Для того, чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, то есть организации должны иметь персонал управления, определив круг обязанностей и ответственность.

Персонал управления делится на три категории о точки зрения функции, выполняемой руководителем в организации. Согласно определению социолога Талкотта Парсонса, лица на техническом уровне в основном занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг. Лица, находящиеся на управленческом уровне, в основном заняты управлением и координацией внутри организации, они согласовывают разнообразные формы деятельности и усилия различных подразделений организации. Руководители на институциональном уровне заняты в основном разработкой долгосрочных планов, формулированием целей, адаптацией организации к различного рода переменам.

Таким образом, персонал управления делится на:

1) руководителей низового звена;

2) руководителей среднего звена;

3) руководителей высшего звена.

Руководители низового звена - это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Они в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители 9того звена часто отвечают на непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование. Типичным названием должности на данном уровне является мастер, мастер смены, заведующий отделом, заведующий кафедрой в школе бизнеса.

Работа операционных руководителей координируется и контролируется руководителями среднего звена. Типичными должностями руководителей среднего звена управления являются: декан (в колледже), управляющий сбытом по ремонту и директор филиала.

Руководитель среднего звена часто возглавляет крупное подразделение или отдел в организации. Характер его работы определяется содержанием работы подразделения. Например, деятельность руководителя производства в промышленной фирме в основном включает координирование и управление работой руководителей низового звена, анализ данных о производительности труда и взаимодействие с инженерами по разработке новой продукции.

Типичные должности руководителей высшего звена в бизнесе - это председатель Совета, президент, вице-президент корпорации и казначей корпорации-Руководители высшего звена отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом.

В процессе разделения труда и специализации управления имеет место следующая градация персонала управления:

- персонал линейных руководителей (руководителей предприятий, цехов);

- персонал функциональных руководителей (руководители различных отделов);

- персонал функциональных специалистов (работники отделов);

- персонал вспомогательных работников (технические работники);

-персонал линейно-функциональных руководителей (руководители, которые действуют в рамках блока функций - заместитель по экономическим вопросам, заместитель по МТС, главный инженер).

Высокая степень специализации управленческой деятельности требует серьезной профессиональной подготовки, сочетания практического опыта, дедовых качеств и соответствующих знаний.

Из рассмотренной градации можно сделать два вывода:

- при построении органов управления необходима дифференциация организации труда работников этих групп;

- необходима различная подготовка для каждой из этих категорий работников управленческого персонала.

В перспективе существенного сокращения численности аппарата управления ожидать нельзя, так как управление усложнится, появляются новые специалисты в области управления, например, социологи, психологи.