Роль секретаря в системе управления

Цель, задачи, функции деятельности секретаря. Знания, умения и профессиональные навыки секретаря. Требования, предъявляемые секретарю. Деловые качества секретаря: инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, информированность. Личностные качества, необходимые в работе секретаря: доброжелательность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность. Этика и этикет в работе секретаря.

Организация приема посетителей (прием сотрудников по текущим вопросам; прием по личным вопросам; прием посетителей из других организаций; прием командировочных работников). Правила ведения телефонных переговоров. Документирование телефонных сообщений, телефонограмм. Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Подготовка деловых поездок руководителя.

 

Литература

1. Ефимова, С. А. Справочник современного секретаря / С. А. Ефимова, А. П. Плотников. – М.: Дашков и К°, 2013. – 320 с.

2. Кузнецова, Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: Журн. «Упр. персоналом», 2006. – 341 с.

3. Ленкевич, Л. А. Делопроизводство: учеб. пособие / Л. А. Ленкевич. – М.: Akademia, 2014. – 526 с.

4. Ураева, И. В. Секретарское обслуживание: учеб. пособие для студентов, обучающихся по направлению подготовки 034700.62, 46.03.02 Документоведение и архивоведение / И. В. Ураева; М-во образования и науки Рос. Федерации, Федер. гос. бюджет. образоват. учреждение высш. проф. образования «Тамб. гос. ун-т им. Г. Р. Державина». – Тамбов: ТГУ, 2014. – 229 с.

5. Шувалова, Н. Н. Этика и этикет государственной и муниципальной службы: учеб. и практикум для академ. бакалавриата / Н. Н. Шувалова. – М.: Юрайт, 2014. – 374 с. – (Бакалавр. Академ. курс).

6. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004. –500 c.

 

Организация труда секретаря

Организация рабочего времени секретаря. Планирование рабочего времени. Нормирование труда. Примерная схема рабочего дня секретаря: первая половина рабочего дня; вторая половина дня; конец рабочего дня. Рекомендации по организации времени.

Рабочее место секретаря: основная зона, зона обслуживания посетителей; вспомогательная зона. Характеристика мебели и оборудования, необходимых технических средств, канцелярских принадлежностей, оргтехники.

Необходимая специальная литература: нормативно-методическая литература, справочники, словари.

Литература

1. Кузнецова, Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: Журн. «Упр. персоналом», 2006. – 341 с.

2. Сукиасян, Э. Р. Практическое документоведение: учеб.-практ. пособие / Э. Р. Сукиасян. – СПб.: Профессия, 2014. – 96 с.

3. Труханович, Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. Образцы и формы документов с комментариями / Л. В. Труханович, Д. Л. Щур. – М.: Дело и сервис, 2013. – 912 с.

4. Ураева, И. В. Секретарское обслуживание: учеб. пособие для студентов, обучающихся по направлению подготовки 034700.62, 46.03.02 Документоведение и архивоведение / И. В. Ураева; М-во образования и науки Рос. Федерации, Федер. гос. бюджет. образоват. учреждение высш. проф. образования «Тамб. гос. ун-т им. Г. Р. Державина». – Тамбов: ТГУ, 2014. – 229 с.

Организация и документирование совещаний

Понятия «собрание», «заседание», «совещание». Классификация деловых совещаний: по назначению; периодичности; количеству участников; степени стабильности состава участников; по принадлежности.

Организационно-технические мероприятия по подготовке совещания (цель проведения, состав участников, время и место проведения, повестка дня, список и оповещение участников, материалы для рассмотрения, определение затрат, организация рабочей группы, проверка готовности помещения).

Технология проведения совещаний. Психологические аспекты проведения совещаний.

Обслуживание совещаний (встреча и регистрация участников, время ведения совещания, документирование совещания, принятие решения).

Работа по сбору информации – ее целевое назначение, способы получения, обработки и хранения. Особенности работы с ведомственными изданиями, публикациями в прессе, специальной литературой.

Литература

1. Кузнецова, Т. В. Подготовка совещаний и заседаний: практ. пособие / Т. В. Кузнецова, Т. А. Быкова. – М.: Интел-Синтез, 2001. – 75 с.

2. Ураева, И. В. Секретарское обслуживание: учеб. пособие для студентов, обучающихся по направлению подготовки 034700.62, 46.03.02 Документоведение и архивоведение / И. В. Ураева; М-во образования и науки Рос. Федерации, Федер. гос. бюджет. образоват. учреждение высш. проф. образования «Тамб. гос. ун-т им. Г. Р. Державина». – Тамбов: ТГУ, 2014. – 229 с.