Неопределенность среды и информационные процессы.

Для интеграции поведения подразделений организаций в относительно определенных и неизменных условиях производится иерархический контроль. создаются правила и процедуры и осуществляется планирование. эти интегральные методы (фундаментальные характеристики классических организационных моделей) являются эффективными до тех пор, пока окружающие условия остаются стабильными и предсказуемыми. Требования обработки информации в таких условиях относительно умеренные.

Однако, организации в динамических сложных условиях не могут полагаться на традиционную обработку информации и методы управления. координация затрудняется. поскольку невозможно перепланировать операции и задать новые нормативы и процедуры. Для получения информации. отражающей изменения условий, существует следующее правило: чем больше неопределенности. тем больше количество информации, которое должно быть обработано для принятия решения по достижению заданного уровня эффективности».

Неопределенность ситуации и увеличенный поток информации создают возможность возникновения непредвиденных ситуаций. При возрастании количества необычных последовательных событий в среде организации менеджеры все больше вовлекаются в ежедневные оперативные дела. проблемы разрастаются и нарушаются различные функции при координации усилий. У организаций, которые пришли к выводу, что их модель непригодна, исходя из требований изменившихся условий возникает проблема выбора соответствующей стратегии приспособления. Существуют два основных метода ее решения. 1) уменьшить потребности в информации; 2) увеличить возможности обработки информации.

стратегия снижения потребности в информации. Эта стратегия реализуется посредством создания свободных ресурсов или создания отдельных подразделений.

Свободные ресурсы – это запасы материалов, рабочая сила и другие ресурсы, которые дают возможность организации отреагировать на неопределенность. В эти ресурсы входит и ресурс времени, который может при необходимости увеличиваться в процессе планирования. перехода на особый распорядок производства, увеличивающий временные затраты. Эти примеры ограничены рядом исключительных случаев. Например, оформители рабочих заказов намерено завышают время, необходимое для выполнения изделия, исходя из возможных осложнений.

Дополнительное влияние свободных ресурсов состоит в уменьшении взаимозависимости между подразделениями в организации. Если имеется оборудование для удовлетворения неожиданного заказа, то не требуется взаимодействие между производителем подразделением сбыта. (уменьшение взаимозависимости между подразделениями в организации. Очевидно, что создание свободных ресурсов увеличивает стоимость продукции. Удлинение горизонтов планирования, составления смет и календарного планирования ведет к снижению ожидаемой результативности.

Создание отдельных подразделений. Создание свободных ресурсов может быть проведено в данной организационной структуре. создание отдельных подразделений включает полную реорганизацию на функциональной основе относительно продукта, потребителя, или на территориальной основе. Каждое подразделение создает собственные ресурсы производства, персонала, техники. В терминах обработки информации отдельным подразделениям присуще меньшее влияние неопределенности, чем всей организации. При уменьшении координационных усилий отделения требую меньше информации для обработки.

Формирование внешних сетей для отношений и сотрудничества.

Стратегия увеличения возможности обработки информации. Вместо уменьшения количества необходимой информации, менеджеры могут выбрать увеличение возможностей организации для обработки информации. Имеется две стратегии достижения этой цели: инвестирование в вертикальные информационные системы и создание побочных взаимосвязей.

Увеличение неопределенности среды приводит в результате к информационной перегрузке. менеджеров попросту захлестывает информация, требующая тех или иных действий. Стратегическим откликом на проблему является инвестирование средств в системы обработки информации – компьютеры, документационные системы.

Создание побочных связей.

Роль планирования и прогнозирования в снижении неопределенности внешней среды

Завершающим ответом организации на неопределенность внешней среды является повышение роли планирования и прогнозирования состояний среды. Когда среда стабильна, организация может сосредоточится на текущих проблемах и на совершенствовании повседневной производственной деятельности. В долговременном планировании и прогнозировании нет необходимости, поскольку требования среды в будущем останутся неизменными.

С увеличением неопределенности среды возникает необходимость в планировании и прогнозировании. Планирование может смягчить негативное воздействие внешних перемен. Организации, функционирующие в нестабильной среде, создают специальные плановые отделы. Когда среда непредсказуема, плановики следят за состоянием элементов среды и анализируют возможные действия и контрдействия других организаций. Планирование может прогнозировать различные сценарии развития событий. Эффективным во многих случаях является применение методик социального прогнозирования и социального моделирования. Это очень наукоемкая деятельность, которая требует особых, высококвалифицированных специалистов и специальных знаний. С основными элементами таких методик вы познакомитесь в курсе изучения специальных дисциплин.

Формальный алгоритм анализа и управления устойчивостью для получения численного решения задачи предполагает возможность формализовать, промоделировать неопределенность. Объектом моделирования неопределенности являются события (или совокупности событий). В ходе моделирования неопределенности устанавливается формальная связь между событиями и численными показателями возможности их осуществления.

С течением времени планы подвергаются корректировке. Однако планирование не является заменой других действий, например, наведения мостов. Фактически в условиях исключительно большой неопределенности формальное планирование может даже оказаться вредным, поскольку будущее оказывается практически непредсказуемым.

Знания о внешней среде и вопросов приспособляемости организации к внешней среде дают нам возможность перейти к проблемам проектирования организаций.