Функции секретаря общества

1.1. Секретарь общества обеспечивает подготовку и проведение обще­го собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательст­ва, устава и иных внутренних документов общества на основании реше­ния о проведении общего собрания акционеров.

1.1.1.Секретарю общества рекомендуется принимать необходимые
меры по обеспечению подготовки и проведения общего собрания акцио­неров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных
внутренних документов общества на основании решения о проведении
общего собрания акционеров.

1.1.2.Законодательством предусмотрено, что общее собрание акцио­неров может быть созвано по решению не только совета директоров, но
и иных органов общества, а также других лиц. Решение о проведении об­щего собрания акционеров обязательно для секретаря общества, незави­симо от того, кем оно принято, если оно принято в соответствии с тре­бованиями законодательства и устава общества.

 

1.1.3.Секретарь общества обеспечивает подготовку списка лиц, имеющих
право участвовать в общем собрании акционеров. Если составление дан­ного списка осуществляется независимым регистратором, секретарь дол­жен быть уполномочен давать регистратору указание о составлении тако­го списка письменным распоряжением генерального директора или внут­ренним документом общества.

1.1.4.Секретарь общества обеспечивает надлежащее уведомление лиц,
имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, о проведе­нии общего собрания, осуществляет подготовку и направление (вруче­ние) им бюллетеней для голосования, а также уведомляет о проведении
общего собрания акционеров всех членов совета директоров, генерально­го директора (управляющую организацию, управляющего), членов прав­ления, членов ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора общества.

1.1.5.Секретарь общества формирует материалы, которые должны пре­
доставляться к общему собранию акционеров, обеспечивает доступ к ним,
заверяет и предоставляет копии соответствующих документов по требова­нию лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров.

1.1.6.Секретарь общества осуществляет сбор поступивших в общество
заполненных бюллетеней для голосования и своевременную передачу их
регистратору общества, выполняющему функции счетной комиссии, если
в соответствии с требованиями законодательства функции счетной комис­сии возложены на специализированного регистратора.

 

1.1.7.Секретарь общества обеспечивает соблюдение процедур регист­рации участников общего собрания акционеров, организует ведение про­токола общего собрания и составление протокола об итогах голосования
на общем собрании, а также своевременное доведение до сведения лиц,
включенных в список лиц, имеющих право участвовать в общем собра­нии, отчета об итогах голосования на общем собрании акционеров.

1.1.8.Секретарь общества отвечает на вопросы участников общего соб­рания, связанные с процедурой применяемой на таких собраниях, и принимает меры для разрешения конфликтов, связанных с процедурой под­готовки и проведения общего собрания акционеров.

1.2. Секретарь общества обеспечивает подготовку и проведение засе­даний совета директоров в соответствии с требованиями законодательст­ва, устава и иных внутренних документов общества

121. Заседания совета директоров проводятся по решению председа­теля совета директоров, при этом рекомендуется, чтобы решение всех организационных вопросов, связанных с подготовкой и проведением та­ких заседаний, осуществлялось секретарем общества.

1.2.2.Секретарь общества уведомляет всех членов совета директоров о
проведении заседания совета директоров, а в случае необходимости обеспечивает направление (вручение) им бюллетеней для голосования, собира­ет заполненные бюллетени, письменные мнения членов совета директо­ров, отсутствовавших на заседании, и передает их председателю совета директоров.

1.2.3.В ходе заседания совета директоров, проводимого в очной фор­ме, секретарь общества обеспечивает надлежащее соблюдение процедурыпроведения заседания совета директоров. Секретарь общества ведет про­токол заседания совета директоров.

1.3. Секретарь общества оказывает содействие членам совета директо­ров при осуществлении ими своих функций.

1.3.1.Секретарь общества оказывает членам совета директоров содей­ствие в получении информации, которая им необходима, для чего в со­ответствии с принятой в обществе информационной политикой секре­тарь знакомит их со стенограммами и протоколами заседаний правления,
приказами генерального директора, иными документами исполнительных
органов общества, протоколами заседаний и заключениями ревизионной
комиссии и аудитора общества, а также, по решению председателя совета
директоров, с первичными документами бухгалтерского учета.

1.3.2.Секретарь общества разъясняет вновь избранным членам совета
директоров действующие в обществе правила деятельности совета директоров и иных органов общества, организационную структуру общества,
информирует о должностных лицах общества, знакомит с внутренними
документами общества, действующими решениями общего собрания ак­ционеров и совета директоров, предоставляет иную информацию, имею­щую значение для надлежащего исполнения членами совета директоров
их обязанностей.

1.3.3. Секретарь общества предоставляет членам совета директоров
разъяснения требований законодательства, устава и иных внутренних до­кументов общества, касающихся процедурных вопросов подготовки и
проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров,
раскрытия (предоставления) информации об обществе.

1.4. Секретарь общества обеспечивает раскрытие (предоставление) ин­
формации об обществе и хранение документов общества.

1.4.1. Секретарь общества обеспечивает соблюдение требований к по­рядку хранения и раскрытия (предоставления) информации об обществе, установленных законодательством, а также уставом и иными внутренни­ми документами общества.

1.4 2 Секретарь общества контролирует своевременное раскрытие обще­ством информации, содержащейся в проспектах эмиссии ценных бумаг общества и в его ежеквартальных отчетах, а также информации о сущест­венных фактах, затрагивающих финансово-хозяйственную деятельность общества.

1 4.3. Законодательство обязывает общество хранить определенные доку­менты и предоставлять их по требованию акционеров. Секретарь общест­ва обеспечивает хранение таких документов, доступ к ним, а также пре­доставление их копий. Копии документов должны удостоверяться секре­тарем общества.

1.5. Секретарь общества обеспечивает надлежащее рассмотрение обще­ством обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с
нарушением прав акционеров.

1.5.1 Акционеры могут направлять в общество свои обращения. Конт­роль за своевременным рассмотрением органами и подразделениями об­щества таких обращений рекомендуется возложить на секретаря общества.

1.5,2. Общество должно стремиться к быстрому и эффективному раз­решению любых конфликтов, в частности, связанных с ведением реестра акционеров. Для этих целей, если держателем реестра общества является независимый регистратор, секретарь общества должен быть нацелен пра­вом непосредственно обращаться к регистратору за разъяснениями в свя­зи с жалобами, поступившими от акционеров. Обязанность регистратора давать соответствующие разъяснения секретарю общества рекомендуется предусмотреть в договоре общества с регистратором.

1.6. Секретарь общества должен обладать достаточными полномочия­
ми для осуществления возложенных на него функций.

1.6.1.Эффективное решение задач, стоящих перед секретарем общест­ва, возможно только при условии предоставления ему соответствующих
полномочий. В уставе или в иных внутренних документах общества реко­мендуется предусмотреть обязанность органов и должностных лиц общест­ва содействовать секретарю общества в осуществлении им своих функций.

1.6.2.В целях обеспечения эффективного исполнения секретарем об­щества своих обязанностей в обществах с большим числом акционеров
может быть предусмотрено создание аппарата секретаря общества, состав,
численность, структура и должностные обязанности сотрудников которо­го определяются внутренними документами общества.

1.7. Секретарь общества информирует председателя совета директоров
обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение ко­торых входит в обязанности секретаря общества.

Обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспече­ние которых относится к функциям секретаря общества (действия или бездействие должностных лиц общества, регистратора общества, иные факты, нарушающие порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, раскрытия (предоставления).

информации), секретарь общества в разумный срок сообщает председа­телю совета директоров.