Формирование информационных потоков, этапы и проблемы внедрения информационных технологий в области автоматизации управления и логистики

Эффективное управление информационными потоками очень важно с точки зрения обеспечения должного уровня исполнения логистических операций и соответствующего обслуживания клиентов. Исследования показали, что к основным объектам использования информационных потоков в области логистики относятся:

1.сроки и время доставки товаров,

2.управление уровнем запасов,

3.учет поступления и исполнения заказов,

4.контроль отгрузки и транспортировки и многое другое.

Все эти операции находятся в компетенции менеджеров по логистике, и потому иметь четкую, правильную и своевременную информацию - значит максимально удовлетворить требования клиентов в качественном логистическом обслуживании. Недаром слово «информация» включено в определение логистики, данное Советом по менеджменту логистики США.

Требования, предъявляемые к качеству информационного потока, базируются на следующих принципах.

1. Правильность и точность информации. На этом основывается правильность принимаемых решений.

2. Гарантия доступности информации, ее наличие в нужное время и в нужном месте.

3. Возможность легкого доступа к информации с технической точки зрения. Имеются в виду проблемы совместимости электронно-вычислительной техники и программного обеспечения.

 

ЛОГИСТИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА

Логистическая информационная система (ЛИС) определяется как

«система, взаимно увязывающая работу электронно-вычислительной техники с действиями менеджеров по логистике и обеспечивающая получение ими доступной правильной информации, позволяющей организовать и осуществить процессы планирования и исполнения логистических операций».

Взаимосвязь между логистической информационной системой, средой логистики и процессом принятия решений в области логистики показана на рис. I4.

Логистическая информационная система

Среда логистики

- корпоративная среда

- управление логистикой

- логистические операции

Система обработки заказов

Система НИОКР компании

Функции управления логистикой

- планирование

- осуществление

- контроль

Система поддержки принятия решений

Выпуск готовой продукции

С функциональной точки зрения ЛИС представляет собой четырехуровневую иерархическую систему, где:

- на первом уровне с помощью ЛИС решаются вопросы осуществления конкретных операций - поступление заказов, отгрузка продукции, учет продукции, подготовка груза к отправке, принятие поступающего сырья, складские операции и т. д.;

- на втором уровне решаются вопросы учета и контроля - управление запасами, учет наличия складских площадей, контроль процесса транспортировки продукции, бухгалтерские операции по счетам, вопросы движения средств на счетах и т. д.;

- на третьем уровне решаются вопросы аналитического характера - использование логистики для поддержки маркетинговых операций (содействие продажам), прогноз поступления заказов и возможностей их исполнения, финансовое планирование (в том числе расходов, связанных с логистикой);

- на последнем, четвертом уровне решаются стратегические проблемы - планирование операций на уровне компании, изменения в структуре, определение приоритетных направлений в логистической работе на перспективу.

 

При рассмотрении вопросов работы логистической информационной системы в целом предполагается, что информация не просто передается и накапливается, но служит инструментом при принятии административно-коммерческих решений. Области применения электронно-вычислительной техники при управлении материальными потоками с помощью инструментов информационной логистики приводятся.

 

ОСНОВНЫЕ ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЛИС В ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЙ В КОМПАНИИ

Один из наиболее важных аспектов применения ЛИС в деятельности компании - работа с поступающими заказами клиентов.

 

Получение заказов Обработка Изготовление Отгрузка продукции

→ Направление движения продукции →

← Направление движения информационного потока ←

Рис. 2

 

Компания «Крайслер Корпорейшн Сервис» совместно с дочерним предприятием, занимающимся поставкой запчастей, организовали объединенную службу поставки частей. При этом главным в новой структуре было создание компьютеризированного центра, обеспечивающего быстрый учет и реакцию на поступление заказов. Система позволяет обеспечить отгрузку заказанных частей уже на следующий день после получения заявки.

Не менее важный аспект применения ЛИС в компании — ее использование в аналитической работе. При этом различают три уровня ее применения:

- макроуровень, внешняя среда логистики;

- микроуровень, внутрифирменная среда;

- межфирменный уровень, связи с другими компаниями.

В этом аспекте важны вопросы, находящиеся в компетенции менеджера по логистике компании и касающиеся использования электронно-вычислительной техники:

- интеграция планирования логистических операций с планированием на уровне компании в целом;

- интеграция операций по логистике с операциями, осуществляемыми компанией в целом;

- разработка стратегии для отдела логистики и разработка заданий для персонала этого отдела;

- интеграция информационных технологий, используемых в области логистики в рамках технологических сетей компании;

- интеграция информационных технологий с компаниями-партнерами;

- анализ производительности труда в области логистики и качественных показателей исполнения логистических операций.

Регулярное применение информационных технологий для решения названных и других подобного рода задач позволяет логистическому отделу компании эффективно планировать и осуществлять свою деятельность.

Важно использование компьютерных технологий в процессе принятия решений в области логистики. При этом могут применяться следующие файлы базы данных. Например, в области оперативного управления:

- файл «транспорт»: виды транспорта — категории отправок — ставки тарифов и фрахтов — партнеры в области транспорта и т.д.;

- файл «запасы»: месторасположение складов — уровень запасов планируемый — уровень критический — издержки содержания запасов — уровень запасов поступающих материалов и т. д.;

- файл «складские операции»: стоимость работ — ставки за складирование - мощность площадей – производительность складской техники — нормы хранения — возможности и ограничения по хранению режимных грузов и т. д.

 

Специальные группы данных могут формироваться в области планирования логистики, политики компании в области логистики, экономических показателей и учета издержек.

С помощью электронной техники разрабатываются модели оптимизации логистических процессов, выстраиваются иерархические системы, используются методы моделирования процессов.

В соответствии с опубликованными данными, в США компьютерные технологии в области логистики используются компаниями очень широко. Компьютерные технологии использовали в области

Учет заказов 96% опрошенных компаний;

Учета и управление запасами - 89%

Оплата счетов за перевозку- 81%

Контроль за складскими опрациями- 66%

Контоль зп отгрузками - 57%

Консолидация мелких отправок 42%

Выбор компании-перевозчика- 40%

Компания, правильно использующая электронно-вычислительную технику в области принятия решений, несмотря на необходимость значительных ассигнований в эту сферу (по некоторым оценкам, для этого требуется до 500 тыс. долл.), в конечном счете, выигрывает больше.

ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ЛОГИСТИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЯХ В РОССИИ

Универсальные прикладные отечественные информационные технологии, охватывающие взаимоотношения экспедиторов и транспортников с потребителями их услуг, практически отсутствуют. Фактически все они локальные и не обеспечивают всеобъемлющую поддержку всего спектра логистической деятельности компании. К тому же технологические нормы, лежащие в их основе, не опираются на международные нормы, разработанные на межгосударственном уровне. Во многом эти системы не отвечают самой сути деятельности экспедитора — транспортного оператора и его взаимоотношений с потребителем продукции (производственной, торговой, сельскохозяйственной и т. д. компанией).

Деятельность экспедиторов носит интегрирующий характер, связывая логистическую деятельность компании с провайдерами логистики (транспортниками, портовиками, таможенниками, страховыми и другими компаниями, задействованными в Процессе доставки товара). Во исполнение договора купли-продажи на основании базисных условий поставки с оговоренной ответственностью именно экспедитор должен организовать эффективную работу всех участников логистической цепи.

Поддерживая функциональность международной логистической цепи, информационная система подобного рода должна быть комплексной системой коллективного пользования (СКП), доступ к которой имеет не только экспедитор, но и все участники логистической цепи.

Владельцами СКП должны быть в первую очередь экспедиторы, их корпоративные партнеры, агентства, филиалы, дочерние предприятия.

Участники СКП формируют единый формализованный набор услуг, выставляемый на рынок для всех пользователей (в первую очередь, компаний и предприятий). Кроме того, в банке данных со- держится информация о правилах перевозок, о законодательной и нормативной базе, характеристике маршрутов и перевалочных центров и другая разнообразная информация, касающаяся функционирования логистической цепи. Может содержаться информация об особенностях и ограничениях продажи экспедиторских услуг (ограничения на маршрутах, таможенные ограничения, особенности отдельных категорий грузов, финансовых процедур и т.д.).

В организации и функционировании логистической цепи используются (в том числе в России) корпоративные информационные системы, в том числе Интернет — информационно-логистические центры (ИЛЦ). Клиентами подобных центров становятся участники транспортно-экспедиторского рынка (экспедиторы и пользователи их услуг). В области транспортно-экспедиторского обслуживания, в частности, используются системы «Экспедитор-плюс».

Система «Экспедитор-плюс» представляет собой универсальный информационно-технологический комплекс поддержки экспедиторской деятельности, гибко настраиваемый на любой подведомственный функционал. Система поддерживает логистическую деятельность как корпорации, так и отдельного ее структурного подразделения, технологически охватывая структуру любой сложности и иерархии. Достоинство системы — наличие в ней компонента, поддерживающего финансовую составляющую бизнес-процессов.

Система «Интер-Логистик» обеспечивает взаимодействие между всеми участниками перевозки. Использование единого информационного пространства позволяет осуществлять обмен данными как между самими компаниями, так и между их агентствами и представительствами по всему земному шару. Все основные модули системы можно настраивать в соответствии с требованиями конкретного заказчика. Модульная концепция системы позволяет осуществлять постепенное внедрение системы на конкретных предприятиях в соответствии с текущими задачами.

Основной комплекс задач

— организация смешанных грузовых перевозок;

— организация взаимодействия компаний, отвечающих за различные виды транспорта и направления перевозок;

— поиск новых клиентов, поставщиков, перевозчиков и других участников доставки товара;

— ведение картотек разнообразных баз данных;

— ведение каталога тарифов на продаваемые и покупаемые услуги, формирование модели счетов и выпуск счетов по шаблонам;

— формирование стандартных схем контроля процесса доставки;

— обеспечение клиентов информацией о состоянии груза и контроль процесса перевозки каждым отдельным задействованным видом транспорта.

 

Система позволяет контролировать складские операции — погрузо-разгрузочные работы, приемка груза, маркировка и штрих-кодирование, регистрация поступления и убытия, переупаковка, комплектация и другие операции.

Транспортный функционал обеспечивает основные функции; транспортной логистики — прием и формирование заказов, управление плановыми и фактическими маршрутами, составление графика движения, времени пребывания и завершения каждого, этапа транспортировки, плановые и фактические затраты по маршруту, расчет расходов на перевозку на каждом этапе, отслеживание груза в пути.

С точки зрения финансового сопровождения, в системе действует механизм генерации счетов, базирующийся на понятии услуги и тарифе на эту услугу. Система позволяет оперировать с любыми валютами, формировать документы на любом языке.