ОСНОВЫ РАЦИОНАЛЬНОЙ САМООРГАНИЗАЦИИ ТРУДА МЕНЕДЖЕРА

Разработка индивидуальной техники планирования учебного и рабочего времени

Выполнять работу лучше и в более сжатые сроки — значит рабо­тать разумнее, а не напряженнее. Вам не нужно больше интеллекта или способностей, чем есть в данный момент для того, чтобы работать зна­чительно быстрее. Все, что вам нужно сделать, это усовершенствовать хорошие навыки в работе и устранить плохие. С имеющимися навы­ками вы можете достичь немногим более того, что вы уже достигли. Но если вы собираетесь достичь значительно больших и лучших ре­зультатов, вам следует произвести переоценку своих трудовых при­вычек и изменить некоторые из них [4].

Спросите какого-либо руководителя, насколько эффективно он работает. Девять из десяти скажут вам, что они просто работают, и все. Они могут сказать, чего они добиваются, почти каждый из них точно знает, сколько продукции произвел в прошлом месяце его отдел, а так­же каковы затраты на единицу продукции. Но спросите, как они дос­тигли этих результатов, и они скажут вам, что просто работали.

При этом следует сказать, что обучение студента в вузе — это тоже работа. Как вы работаете? Это вопрос, на который вы должны отве­тить, прежде чем сможете улучшить ваши трудовые навыки, потому что вы не можете улучшить их, пока не знаете, каковы они. Можете ли вы составить перечень всего того, что вы должны делать, чтобы вы­полнять свою работу? Можете ли вы написать, как вы решаете каж­дую из задач, которые встают перед вами, и объяснить, почему выпол­няете каждую из них именно так?

Вы сможете сделать это через месяц, если будете придерживаться программы, рекомендуемой в данной главе. К тому времени, когда вы сможете это сделать, вы будете уже работать лучше и быстрее, потому что вы будете все время этому учиться.

Почему же следует изучать трудовые навыки? Когда вы знаете все о том, что вы делаете, как и почему вы это делаете, вы можете оценить ваши нерациональные трудовые навыки такими, как они есть, и на­чать их исправлять. У вас нет никаких плохих трудовых привычек? Откуда вы это взяли? Даже если вы выполняете каждый день разную работу и нельзя найти и двух дней недели, хотя бы слегка напомина­ющих друг друга, то все равно вы работаете так, как привыкли работать.

Вы не сможете получить ясной картины обо всех ваших трудовых навыках, стараясь лишь вспомнить их. Многие из них теперь — ваша вторая натура. Вы следуете им, даже не думая о них. Поэтому вы не можете помнить их во всех деталях. И как бы вы ни старались вспом­нить, что побудило вас заниматься тем, чем вы занимались в течение последних шести месяцев (даже наиболее важные дела), вы не сможе­те этого сделать. Для того чтобы вспомнить все это в деталях, потребо­валось бы значительно больше времени, чем пошло на то, чтобы сде­лать все, что вы сделали.

Питер Друкер, который считает чрезвычайно трудным вести точ­ную регистрацию своего времени, сказал: «Я заставляю себя обратиться с просьбой к моему секретарю вести через каждые девять месяцев учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, пото­му что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обе­щаю себе и обещаю ей письменно (и она настаивает на этом), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что много времени, но не может быть, чтобы так много! Да, плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подоб­ного учета!»

Наиболее эффективный метод учета того, как вы используете вре­мя, — вести дневник. Он будет:

■ заставлять вас трезво смотреть на ваши цели и планы;

■ показывать вам, какими мелкими на самом деле оказываются «крупные» проблемы;

■ показывать, как можно научиться предвидеть ошибки и избе­гать их;

■ помогать вам запоминать имена и лица;

■ порождать эффективные идеи и действия;

■ убеждать не отступать перед трудностями и преодолевать их;

■ отделять важное от несущественного;

■ эффективно руководить.

Но все это побочные выгоды, поскольку дело касается экономии времени. Непосредственная выгода, получаемая от ведения журнала, заключается в том, что он даст вам возможность получить точную опись ваших рабочих привычек и позволит объективно увидеть ваше про­фессиональное «Я».

Как лучше построить ведение дневника? День уже настолько за­полнен, что, если втиснуть в него еще хотя бы минуту, это выбьет из колеи. Но ведь вы должны положить деньги в банк, прежде чем смо­жете начать выписывать чеки. То есть вы должны затратить известное время, чтобы изучить, как использовать его лучше. Выберите время дня, когда меньше всего вероятно, что вас прервут.

Записывать в дневник нужно все, что вы делаете на работе или в учебном заведении. Когда вы начнете записывать, вы, вероятно, очень удивитесь, как несколькими словами вы сможете суммировать свои дневные впечатления. Сначала нужно сделать заметки по ходу дела и обращаться к ним тогда, когда вы начнете анализировать ваш день. Календарь-блокнот или карманный график назначенных встреч явит­ся хорошим отправным пунктом. Используйте эти ежедневные напо­минания, но не полагайтесь на них полностью.

Малозначащие дела, которые никогда не затрагивают вашего «гра­фика», часто оказываются наиболее важными событиями дня. При этом не забывайте спрашивать себя в отношении каждого результата, кото­рого достигли в течение дня: «Почему я делал это именно таким обра­зом?». Не пренебрегайте привычными мелочами, ведь недостатки ва­шей работы могут корениться именно в выполнении обычных, будничных мелочей, к которым вы так привыкли и не думаете о них, когда ими занимаетесь.

Вы не можете ждать результатов до тех пор, пока не наметятся контуры ваших навыков в работе или учебном заведении. До этого вы обнаружите большое количество деталей, загромождающих ваш день, на которые попусту тратится время. Начинайте избавляться них, как только вы их обнаружите.

К концу месяца вы убедитесь, что ведение дневника — хороший способ дать себе отчет в том, как вы используете время.

Пусть ваш дневник станет вашим помощником. Хорошим прило­жением к вашему журналу является так называемый кодированный календарь назначенных встреч. Для того чтобы его вести, практически не требуется времени, если вы, однажды создав, запомнили вашу соб­ственную «систему».

Чтобы сделать это, вы просто придумываете несколько символов, имеющих особое значение для вас, поскольку вы не хотите, чтобы каж­дый, кто смотрит в дневник, знал, что вы фиксируете всякую мелочь, например:

■ прямая линия, проходящая по названию указанной в вашем гра­фике задачи, говорит о том, что вы считаете эту задачу хорошо выпол­ненной, а цель достигнутой;

■ волнистая линия, проведенная по записи, свидетельствует о том, что вы сделали работу, но не слишком довольны тем, как использова­ли время, чтобы ее выполнить;

■ двойная волнистая линия показывает, что вы сделали работу и достигли результатов, которых добивались, но напрасно тратили свое время: следовало бы поручить это дело кому-либо другому или затратить на него менее половины того времени, которое было по­трачено;

■ знак «X», поставленный на записи, означает, что вы ничего не достигли;

■ кружок вокруг записи означает, что вы не достигли цели и дол­жны попытаться это сделать еще раз — дело должно быть запланиро­вано на другое время.

Подробные записи в календаре говорят вам о том, что произошло, но не отвечают на вопрос, почему это произошло. Для вас не составит труда добавить кодированный ответ на вопрос. Но вам понадобится комбинированный код, с помощью которого можно показать, какие факторы и в какой мере сделали результаты вашей деятельности таки­ми, какие они есть.

Для обозначения «сколько» или «насколько хорошо» можно ис­пользовать следующий набор символов:

О — отлично или очень много;

В — хорошо или выше среднего;

П — плохо или средне;

Пм — плохо или меньше, чем ожидалось;

Р₀ — результат равен нулю.

Вам потребуется несколько больший набор условных обозначе­ний, чтобы выразить все факторы, которые влияют на результаты, на­пример планирование, связь, подготовительная работа, личное вмеша­тельство и т.д. Сделайте его коротким и легко заметным в вашем блок­ноте, например используя символы:

Нв — начальство (вышестоящее);

Пр — подготовительная работа;

И — информация;

Не — наведение справок;

Вф — внешние факторы;

Лв — личное вмешательство;

Пл — планирование;

По — подчиненный.

Вы можете начать с очень небольшого количества условных обо­значений и увеличить его, когда в этом возникнет необходимость. По­чти в каждой записи вашего календаря будет четко обозначено, что повлияло на достигнутые результаты.

Этот метод поможет вам не только в отношении тех дел, которые внесены в ваш дневник, но уже одних только этих методов может ока­заться достаточно, чтобы значительно улучшить ваши трудовые на­выки. С помощью этого метода вы сможете получить хорошее пред­ставление (по истечении нескольких недель) о том, сколько времени вы тратите на ненужную работу, сможете понять, почему много рабо­ты вы делаете впустую, если знак «П» систематически появляется в ва­шем блокноте.

Вы будете видеть условные обозначения «непредвиденных слу­чаев» в своих каждодневных записях. Когда вы обнаружите, что одни и те же условные обозначения появляются вновь и вновь, что означает непредвиденную потерю времени, то вы сможете при планировании распорядка дня учесть эти непредвиденные случаи как нечто связанное с установившейся практикой, чем они в действительности и являются.

Через короткий промежуток времени с помощью журнала и коди­рованного дневника вы сможете реалистически определить эффектив­ность вашей работы. Простые арифметические расчеты подскажут вам, какой процент вашего времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам. Вам нетрудно бу­дет определить пропорцию, в какой расходуется время на следующие действия:

■ получение необходимой информации;

■ определение очередности и составление графика работ для до­стижения запланированных результатов;

■ распределение заданий и передачу полномочий их выполнения;

■ подготовку докладов (официальных и неофициальных);

■ прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Кроме того, вы сможете сказать, сколько времени вы тратите на каждый из вышеуказанных видов работ, связанных с установившей­ся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на од­норазовые.

Вы сможете выявить причины ваших успехов и неудач, начать учиться на опыте. Просматривая время от времени журнал, вы будете проверять свое суждение о людях и идеях. Эти записи помогут вам авторитетно ссылаться на прошлые неудачи, когда вам понадобится.

Разумное использование времени повышает эффективность вашей деятельности, но не дает существенного выигрыша времени. Вы долж­ны изыскивать добавочное время, необходимое для повышения ква­лификации, экономя его на повторяющихся операциях. После того как вы проанализируете всю свою ежедневно повторяющуюся работу и по­стигнете характер операции (в большинстве случаев вы обнаружите, что выписывание этих операций вошло у вас в привычку), вы сможете найти пути для экономии времени. Предварительно ознакомившись с общим характером всех каждодневных задач, вы вполне сможете на 75% сократить время, затрачиваемое на выполнение многих из них. Вы должны суметь сократить по времени все выполняемые вами опе­рации по крайней мере на 25%, а половину из них — на 50%.

Исследования показали, что у типичного управляющего среднего ранга довольно крупной компании 60% времени тратится на каждо­дневно повторяющуюся работу. Иными словами, если он работает в среднем 44 часа в неделю, то на каждодневно повторяющуюся рабо­ту у него уходит 26,4 часа. Если ему удастся сократить выполняемую работу наполовину, то он сможет выделить 13,2 часа в неделю для по­вышения своей квалификации!

Один вашингтонский администратор признался, что каждое утро терял 15 минут, составляя детальный прогноз местной погоды: он при­вык это делать в течение нескольких лет. Он звонил в бюро погоды, чтобы получить самые последние сведения, и внимательно заносил их на специальную карту погоды, которую он разработал для себя и по­том размножал ее в нескольких экземплярах. Прежде чем он брался за работу, у него в голове была ясная картина возможной погоды в после­обеденное время в пригородных районах города.

Однажды утром он пролил кофе на свою карту погоды и, когда старался ее просушить, чтобы ею можно было пользоваться, спросил себя, почему он этим занимается. Поразмыслив немного, он понял, что пять лет назад, когда он был младшим бухгалтером в фирме, он дол­жен был в течение недели проверять счета примерно в дюжине магазинов-филиалов в близлежащих округах, выбирая наугад один из ма­газинов. Он очень внимательно изучал погоду, чтобы запланировать свои визиты в каждый филиал на то время, когда погода там была бла­гоприятной. Он составлял прогноз погоды и продолжал это делать еще долго после того, как это потеряло всякую практическую пользу для его работы.

Среди своих мелких привычек, связанных с заведенным поряд­ком, вы также можете найти такого же пожирателя времени. Оцените каждую из работ, которую вам надо делать в течение дня, и посмотри­те, нет ли у вас подобной привычки. Вы будете радоваться каждый раз, когда вам удастся избавиться от какого-либо занятия, которое вам ничего не дает.

Подготовив перечень обычно выполняемых вами работ, вы може­те начать составлять план по их рационализации. В каждой из выпол­няемых работ вы, несомненно, имеете возможность полностью устра­нить действия, которые вы делаете просто по привычке. Вы сможете выполнять более эффективно остальные работы, если четко уясните себе следующее:

■ какова действительная цель этой работы, нужна ли она вообще и кому нужны результаты; возможно, что более простой метод (напри­мер, написание от руки записки вместо печатания доклада) будет столь же или более эффективным;

■ насколько важна данная 'работа и нельзя ли исключить некото­рые виды работ, укоренившиеся в каждодневной практике;

■ можно ли за короткое время научить кого-нибудь другого де­лать данный вид работы.

Если вы проверили с этой точки зрения всю вашу дневную рабо­ту, то можете начать планировать ее значительно более эффективным образом. В первую очередь следует делать самую важную работу и ис­пользовать свое время наиболее продуктивно для решения действи­тельно важных задач.

Используйте «легкую работу» в качестве передышки. Оцените, какие виды работ вы делаете лучше всего, т.е. те, которые приносят наибольший результат с наименьшими усилиями, какую работу вы можете запланировать на наименее продуктивное время вашего дня и оставить действительно продуктивное время на решение задач, над которыми вам придется как следует поломать голову. Если вы пе­реутомились, выполняя работу, которая нравится, вы вряд ли будете в состоянии добиться лучших результатов, делая вещи, которые вам не нравятся, а это уменьшает вероятность того, что вы сделаете эф­фективный вклад в тех областях, где вам нужнее всего показать, на что вы способны.

Помните, что вы работаете с другими людьми. Когда вы составля­ете порядок своей работы, непременно добейтесь полного взаимодей­ствия с вашими начальниками и коллегами. При изменении привычек могут быть затронуты твердо установившиеся трудовые привычки других, и вам, возможно, придется прибегнуть к дипломатическим маневрам, чтобы привести в соответствие с вашим рационализирован­ным графиком работу других.

Начальник редко будет возражать против изменений, которые ве­дут к получению лучших результатов с меньшими затратами времени. Однако когда вы предлагаете изменить установившуюся практику, вы должны быть готовы показать, как и за счет чего вы можете улучшить результаты.

Вполне естественно, что вы исправляете свои плохие привычки по мере их обнаружения и таким образом изыскиваете дополнитель­ное полезное время. Но в действительности полезным это дополни­тельное время становится только тогда, когда вы готовы разумно его использовать.

Необходимо не только исправлять свои плохие привычки, чтобы обращаться со временем так, как оно этого заслуживает, но вы должны также усовершенствовать и свои хорошие привычки.

Вам нужен реальный план разумного использования своего про­изводительного рабочего времени, который предусматривал бы допол­нительные цели на случай, если первоначальные планы будут выпол­нены. Вы сможете составить реальный бюджет производительного рабочего времени и не нарушить его, если вы:

■ будете планировать свое время;

■ составляемый план сделаете гибким;

■ ограничите количество своих решений практическими вопро­сами;

■ заставите оргтехнику работать на вас;

■ не позволите, чтобы «излишняя коммуникабельность» отнима­ла у вас и у других людей драгоценное время;

■ прекратите любую работу сразу же после ее выполнения.

Планирование использования собственного времени вовсе не оз­начает, что вы должны составить строгое расписание, в котором будет распланировано все, вплоть до последней минуты. Это не означает так­же и того, что вы обязаны строго придерживаться плана даже в чрез­вычайном случае. Определенные моменты вашей каждодневной про­граммы должны быть внесены в ваш распорядок дня.

На отдельном листке бумаги перечислите эти задачи по степени их важности, старайтесь их выполнять каждый день при первой же возможности в том же самом порядке и очень скоро обнаружите, что все эти процедуры стали отнимать меньше времени. Сорвавшаяся встреча или неожиданно отмененное совещание не застигнут вас врас­плох, теперь вы не будете сидеть и мучительно думать, что часть вре­мени тратится на праздное времяпрепровождение.

Большинство управляющих среднего и низшего ранга думают, что находятся под строгим контролем со стороны руководства, хотя фак­тически они проводят лишь незначительную часть времени под его непосредственным присмотром. Существует почти всегда ясно разли­чимый ритм в этих ежедневных контактах. Если, скажем, первую часть дня вы чаще проводите в библиотеке, то в своих планах предусмотри­те наиболее напряженную работу во второй половине дня и загрузите себя до предела в эти часы. Если вы решаете каждодневные задачи в по­рядке их важности, то при появлении свободного времени вы можете изменить расписание и заняться решением очередной задачи.

Ограничьте до предела свою «политику открытых дверей». Хоро­шим менеджером часто считается человек, двери кабинета которого постоянно открыты для его подчиненных. Они идут консультироваться по любому вопросу. «Политика открытых дверей», как правило, ведет к неразумному разбазариванию времени. Поэтому управляющий, кото­рому требуется больше времени, может оказаться вынужденным огра­ничить «политику открытых дверей» строго установленными часами приема. Если руководитель стоит перед той же проблемой, то следует дать знать сотрудникам (и секретарю в том числе), что двери всегда от­крыты для обсуждения неотложных проблем, а с текущими необходи­мо обращаться только в установленные часы приема.

Еще больше времени менеджер сможет сэкономить для себя и для своих подчиненных, если стандартизирует технику приема подчинен­ных и будет требовать, чтобы они обосновывали свои просьбы о помо­щи или принятии того или иного решения путем четкого изложения сути своих проблем. Твердо усвойте, что вы всегда можете спросить:

■ В чем суть проблемы?

■ Какие препятствия на пути ее решения?

■ Что, по их мнению, может и должно устранить существующие препятствия?

■ Что конкретно они предлагают?

■ Кто (или какие другие отделы организации) будут затронуты этим действием?

В приведенных вопросах отражены здравые управленческие прин­ципы, которым вы должны следовать, поскольку эти принципы [4]:

■ заставляют думать каждого, кто ставит-или формулирует ка­кой-либо вопрос;

■ побуждают человека к принятию на себя ответственности за действия и за результаты;

■ способствуют передаче части своих полномочий, потому что, предлагая решение, подчиненный в действительности просит прав на принятие самостоятельных решений, касающихся его работы;

■ порождают чувство коллективизма, всегда столь необходимое для настоящей коллективной работы, ибо когда подчиненный просит принять то или иное решение, то он представляет всю необходимую информацию, основываясь на которой руководитель может принять на месте и без промедления разумное решение.

Если через месяц после введения дневника времени вы сделаете тщательный обзор произведенных в нем записей о проделанной работе, то, несомненно, вскроете серьезные упущения в использовании своего времени. Тщательно просмотрите свой журнал (или любые сделанные вами записи, которые отражают ваши занятия) и отберите решения, которые вы приняли преждевременно или непродуманно.

Рационализируйте процесс работы с различными документами. Никогда не возвращайтесь дважды к одной и той же бумаге, если толь­ко это не требуется по ходу дела. Когда же вы возвращаете их на дора­ботку или переделку, то прикалывайте к ним и свои проекты ответов, письма и бумаги.

Не следует злоупотреблять телефоном: он может пожирать столько же времени, сколько он экономит.

Ниже приведено несколько практических советов, которые помо­гут превратить ваше рабочее место в такое, где можно эффективно ис­пользовать свое рабочее время.

Расположите свой стол и кресло так, чтобы максимально исполь­зовать освещение, отопление и охлаждение и не отвлекаться от рабо­ты, устраняя неудобства. Держите рабочие принадлежности в непо­средственной близости. Не заставляйте себя каждый раз тянуться за телефоном, телефонным справочником и т.д.

Прекращайте любую работу сразу же после ее выполнения. Не су­ществует никаких правил, позволяющих определить момент заверше­ния вашей работы. Здравый смысл подсказывает, что улучшено может быть все, что ниже совершенства. Но совершенство трудно предста­вить и еще труднее его добиться. Устанавливать произвольное прави­ло о том, когда вы можете считать достигнутые результаты совершен­ными, столь же глупо, как и поучать художника, в какой момент его создание становится шедевром. Большинство критиков согласны, что любой великий художник — это ремесленник, который интуитивно чувствует завершенность, который знает, когда нужно остановиться, и который отказывается разрушать гармонию своего шедевра путем чрезмерного его рафинирования.

В искусстве управления, как и в любом другом искусстве, величие — в простоте и завершенности. Конечный результат не содержит ничего лишнего; он включает в себя только то, что должно быть включено.

Научитесь отчетливо представлять себе практический результат, к которому вы стремитесь, для каждой конкретной задачи, решаемой вами. Не удовлетворяйтесь меньшим, но и «не лезьте из кожи» для достижения большего [4].

У всех нас разные биологические часы. Часть из нас (40%) типич­ные люди, бодрствующие в вечернее время. Остальные 60% заставля­ют нас начинать занятия в школах, вузах и работу «посреди ночи». Одни чувствуют себя очень бодро, просыпаясь в 5 часов утра, в то вре­мя как у других наилучший период приходится на время с 23.00 до 02.00 [5].

Очень обобщенный график демонстрирует поведение обычного жаворонка (человека, бодрствующего в утренние часы) в течение ра­бочего дня, который начинается в 8.00. На каком участке кривой бодр­ствования находитесь вы? Возможно, она в общих чертах соответствует действительности, однако активность во второй половине дня несколь­ко выше, а в первой половине дня она соответственно ниже.

Спустя какое-то время с момента начала работы вы входите в ее ритм, и ваша активность становится наиболее высокой. Около 12 ча­сов дня силы начинают покидать вас, и далее верх берет чувство голо­да, вы идете обедать.

Возвращаясь, вы оказываетесь на более низком уровне, нежели тот, на котором были перед обедом, кривая «опускается», соответствуя пе­риоду переваривания пищи. Через некоторое время у вас все же на­ступает новый подъем, прежде чем придет дневная усталость.

Если вы организуете важную встречу и хотите, чтобы участники проявили активность, вам следует провести ее в первой половине дня. В противном случае можно назначать ее на послеобеденное время. Послеобеденное время превосходно подходит для приема посетите­лей, открытых дверей для клиентов, сотрудников и всех других лю­дей, которым необходимо встретиться с вами. В эти часы удобно про­сматривать почту, отвечать на письма, ведь, если придет посетитель, эти дела легко отложить в сторону.

Подумайте о своей энергетической кривой при планировании объемной работы, например при составлении отчета.

Вы можете отвести на составление отчета по нескольку часов в пер­вой половине нескольких дней. После часа работы следует размяться, заняться чем-то другим, выпить чашку кофе. Спустя еще час или два следует полностью сменить занятие, например переключиться на по­вседневные дела. Так стоит поступать, если только вам заранее изве­стно, что в вашем распоряжении всегда есть первая половина завтраш­него дня. Это так просто сделать, что решение крупных задач откладывается и откладывается до тех пор, пока они не станут сроч­ными. Психологически трудно приступить к решению задач, о кото­рых заранее известно, что их выполнение требует длительного времени.

Совершенно естественно, что следует остаться на работе сверх положенного времени, если по разным причинам образовался завал. Ведь не всегда действительность и работа соответствуют рамкам оп­ределенного рабочего времени. Напротив, на многих предприятиях могут быть резкие всплески, зависящие от сезона, действий конкурен­тов, неудач и т.д.

Разумеется, в случае такого непредвиденного скопления работы необходимо задержаться. Ведь невозможно за пару дней найти и при­нять на работу сотрудника, являющегося вашей точной копией.

Результаты социологического анализа поведения руководителей американских фирм и последующего собеседования с ними в общих чертах выглядели таким образом: руководители считали, что уделяли большую часть времени решению крупных и важных вопросов. На са­мом деле оказалось, что очень малую.

Например, начальник уже в 8.00 приступил к выполнению обыч­ной и важной рабочей задачи, возможно, стал составлять краткие ди­рективы для подготовки проекта. Через 15 минут в кабинете появился один из сотрудников и отнял четверть часа. В течение следующих 3—4 минут начальник занимался директивами и только-только подошел к той мысли, на которой его прервали, как неожиданно позвонил кли­ент, и на решение поднятого им вопроса ушло 10 минут. Для того что­бы решить этот вопрос, начальник был вынужден в свою очередь зво­нить другим. В 9.00 он снова приступил к директивам, но только на 4 минут. Так прошел день.

Большинство исследований свидетельствуют, что почти полови­на «помех» зависит от других, а половина от самого человека.

Таким образом, одним из факторов рационализации труда следу­ет считать прежде всего разработку индивидуальной техники плани­рования своего времени. Это в дальнейшем поможет каждому более эффективно достигать намеченных целей.

К сожалению, часто принято откладывать решение важных, мас­штабных вопросов до тех пор, когда оно становится неизбежным. Во­просы становятся срочными. В итоге мы получаем плохой результат при менее продуманной работе. Можно найти много объяснений тако­му поведению. Например, «мне лучше всего работается под прессом времени». Будьте честными с самим собой! Если вы все еще настаива­ете на том, что «пресс времени» позволяет вам лучше работать, то мо­жете помочь ему, определив окончательные сроки ваших важных дел, сделав в календаре запись о сроке выполнения задания. Тем самым вы способствуете самодисциплине и положительному самообману.