Отдел закупок

Для оценки деятельности отдела закупок автор предлагает использовать длительность полно­го цикла движения товара (товарный цикл), то есть период прихода товара от поставщика на склад плюс время нахождения на складе. Понятно, что чем меньше времени занимает движение товара к покупателю, тем лучше.

Можно порекомендовать также срав­нить товарный цикл с денежным. Посколь­ку последний включает в себя период от­срочки и поставщику, и покупателю, срав­нение правильнее проводить следующим образом. Период прихода товара на склад следует сравнивать с отсрочкой платежа поставщику (предпочтительнее, если пос­ледняя будет больше, чем время нахож­дения товара в пути). Время нахождения товара на складе сравнивается с отсрочкой покупателю (желательно, чтобы последняя

Мнение эксперта

Сергей Фирстов, директор по экономике и финансам ОАО «Гипросвязь» (Москва)

Для бухгалтерии можно выделить следующие KPI (для каждого показателя в зависимости от его зна­чимости установлен вес).

Непревышение бюджета затрат подразделения (ФОТ, начисления на ФОТ, канцелярские и хозяйс­твенные материалы по нормативу (руб./чел.), на­кладные расходы по нормативу (электроэнергия, теплоэнергия, охрана, уборка). Оценка происходит по формуле: "1 - факт/план (по модулю)». Таким образом, как за перерасход, так и за экономию при превышении допустимого уровня отклонений фактическое значение показателя снижается. Ве­совой коэффициент 0,6.

Пример 1. План затрат 1 000 000 руб., факт 1 200 000 руб. Отклонение рассчитывается по формуле (1 - 1 200 000 / 1 000 000) х 100% = 20% (перерасход). При отклонении более чем на 5% (до­пустимый уровень перерасхода) значение показа­теля уменьшается. При весовом коэффициенте 0,6 результат составит 0,48 {то есть, 0,6 х 0,8).

Пример 2. План затрат 1 000 000 руб., факт 800 000 руб. Отклонение рассчитывается по формуле (1 - 800 000 / 1 000 тыс.) * 100% = 20% (экономия). При отклонении более чем на 10% (допустимый уровень экономии) значение показателя уменьша­ется. При весовом коэффициенте 0,6 результат -0,6 х 0,8-0,48

Больший уровень отклонений говорит либо о том, что планирование было недостаточно точным, либо плановые показатели не были своевременно от­корректированы. Для стимулирования снижения издержек экономия может учитываться при подведении итогов по показателю как перевыполнение показателя, а экономия влиять на вознаграждение сотрудников»

Своевременная подготовка и сдача отчетности (контроль сроков, установленных внутренними регламентами, контроль сроков сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности). Оценка: «да/нет», либо по интегрированному показателю, в кото­ром допускается возможность срыва сроков и устанавливается градация. Весовой коэффици­ент 0,2.

Например, для бухгалтерии крупной компании с большим количеством структурных подразделе­ний, как правило, устанавливаются внутренние промежуточные сроки подготовки отчетности. На определенном этапе (например, реорганизация) может допускаться несоблюдение сроков. Поэто­му устанавливается следующая градация значений показателя:

- соблюдение сроков - показатель выполнен;

- несоблюдение сроков, не повлекшее срыва вне­шних сроков сдачи отчетности, - снижение значе­ния показателя на 50%;

- несоблюдение сроков, повлекшее срыв внешних сроков сдачи отчетности, - снижение значения по­казателя на 100%.

Качество подготовки отчетности (наличие кор­ректировок отчетности, пересдача деклараций). Оценка: «да/нет», либо по интегрированному по­казателю, в котором допускается возможность корректировки отчетности и устанавливается гра­дация. Весовой коэффициент 0,2.

Еще один распространенный показа­тель - оборачиваемость запасов (иногда также коэффициент товарного запаса). В классическом варианте он рассчитывает­ся как отношение выручки от реализации к сумме товарно-материальных запасов, од­нако более точен расчет с использованием себестоимости, а именно:

Коэффициент товарного запаса = Себе­стоимость реализованной продукции х 2 / / (Запасы на начало периода + Запасы на конец периода).

Если на предприятии складской учет ав­томатизирован, можно также определять количество и сумму заказов, которые были исполнены, по отношению к общему числу заказов. При этом нормой, как правило, счи­тается показатель в 95-97%.