Облік операцій з приймання та видачи готівки

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 2431

Приймання готівки в касу комерційного банку здійснюється на підставі первинних документів, які мають відповідати встановленним формам. Бланки кассових документів виготовляються згідно з їх зразками друкарським способом або з використанням компьютерної техніки з відображенням обовьязкових реквизитів.

До обов’язкових реквизитів прибуткових касових документів належать: дата здійснення операції, зазначення платника та отримувача, сума ка­сової операції, номер рахунку отримувача та назва банку отримува­ча, підписи платника або отримувача та працівників банку, уповно­важених здійснювати касову операцію.

Крім обовязкових касові документи можуть містити й інші реквізити, потрібні для здійснен­ня окремих операцій з готівкою.

Виправлення первинних касових документів не допускаються. Суми записуються з великої літери, обов'язково з початку рядка, а також чітко, без скорочень, вільне місце прокреслюється.

При зазначенні суми словами перше слово починається з великої літери, назва грошової одиниці зазначається у скороченій формі, а сума копійок – цифрами.

Приймання готівки здійснюється через каси банків за такими прибутковими касовими документами:

а)за заявою на переказ готівки – від юридичних осіб для зараху­вання на власні поточні рахунки, від фізичних осіб – на поточні, де­позитні рахунки, а також від юридичних та фізичних осіб – на рахун­ки інших юридичних або фізичних осіб, які відкритті в цьому само­му банку або в іншому банку, та переказу без відкриття рахунку;

б)за рахунками на сплату платежів – від фізичних осіб на ко­ристь юридичних осіб;

в)за прибутковим касовим ордером – від працівників банку за внутрішньобанківськими операціями;

г)за документами, установленими відповідною платіжною сис­темою, від фізичних і юридичних осіб – для відправлення переказу та виплати його отримувачеві готівкою в національній валюті.

Клієнт заповнює прибуткові касові документи і передає їх опе­раційному працівнику, для перевірки правильності заповнення всіх реквізитів.

При прийманні готівки без відкриття рахунку на суму, що пере­вищує 50000 гривень або еквівалент цієї суми в іноземній валюті, з метою ідентифікації осіб в прибутковому касовому документі обов'язково мають зазначатися такі реквізити:

– для фізичних осіб: прізвище, ім'я та по батькові клієнта, дата народження, серія та номер паспорта, дата видання та орган, що його видав, місце проживання, ідентифікаційний номер;

– для юридичних осіб: найменування, місце знаходження, іден­тифікаційний код, реквізити банку, в якому відкрито поточний ра­хунок (із зазначенням його номера), прізвище, ім'я, по батькові особи - представника цієї юридичної особи, яка безпосередньо вносить або переказує готівку, дата народження, серія та номер паспорта, дата видання та орган, що його видав.

Касир, що одержав прибуткові касові документи, зобов'язаний:

– перевірити наявність і тотожність підписів операційних пра­цівників наявним у нього зразкам;

– звірити відповідність указаних у них сум цифрами і літерами;

– викликати особу, яка вносить гроші, та прийняти їх поаркуш­ним перерахуванням.

Якщо клієнт здає гроші до каси банку за кількома прибуткови­ми документами для зарахування на різні рахунки, то касир пови­нен приймати гроші за кожним документом окремо. На столі касира не повинно бути ніяких інших грошей, крім тих, що прийма­ються від особи, яка вносить гроші.

Після приймання грошей клієнтові видається квитанція або інший документ, що є підтвердженням про внесення готівки. Кви­танція має містити дату здійснення касової операції, підпис праців­ника банку, який прийняв готівку, відбиток печатки або електрон­ний підпис працівника банку, засвідчений електронним підписом системи автоматизації банку (САБ).

Якщо прибутковий документ заповнено з порушенням вимог або якщо сума наявних коштів менша, ніж сума платежу, то клієнт додає потрібну суму готівки або операція не виконується, а документ і готів­ка повертаються платникові. Порядок анулювання операції та повер­нення платежу визначаються залежно від внутрішнього порядку банку

Наприкінці операційного дня на підставі прийнятих документів касир складає Довідку касира прибуткової каси про суму прийня­тих грошей та кількість документів, що надійшли до каси, і звіряє суму за довідкою з сумою прийнятих ним грошей. Довідка підпису­ється касиром, а вказані в ній касові обороти звіряються ним із за­писами в касових журналах операційних працівників. Звірення оформляється підписами касира в касовому журналі, а операцій­ного працівника – в довідці касира.

У разі постійних надходжень платежів від фізичних осіб (кварт­плата, комунальні платежі, плата за газ, електроенергію, телефон­ний зв'язок) між установами банків та юридичними особами, на користь яких приймаються платежі, можуть укладатися договори про порядок здійснення операцій у спільно створених системах із прий­мання та обліку платежів. У цих системах можуть застосовуватися документи на електронних носіях (магнітна картка з умонтованою мікросхемою), на яких міститься потрібна інформація про реквізи­ти платника, одержувача коштів і суми, що сплачуються.

Після закінчення операційного дня працівник установи банку, який здійснював перекази, формує і друкує зведений реєстр при­йнятих переказів і звіряє його з даними фактичного залишку готівки в касі. На загальну суму прийнятої готівки відповідно до зведеного реєстру складається прибутковий касовий ордер, який разом із реєстром і заявами додається до касових документів дня.

Вся готівка, яка надійшла до закінчення операційного дня, по­винна бути оприбуткована в операційній касі та відображена за де­бетом рахунка 1001 «Банкноти та монети в касі банку» або 1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку» і кредитом відповід­них рахунків за балансом установи банку, на які зараховується го­тівка.

Видача грошей з кас установ банку проводиться за такими до­кументами:

а)за грошовими чеками – юридичним особам, їхнім відокрем-^ним підрозділам, а також підприємцям;

б) за заявою на видання готівки – фізичним особам із поточних депозитних рахунків та фізичним і юридичним особам переказ) без відкриття рахунка;

в)за документом на отримання переказу готівкою, установленим відповідною платіжною систем – фізичним і юридичним особам;

г)за видатковим касовим ордером – працівникам банку за внутрішньобанківськими операціями.

Для одержання грошової чекової книжки клієнт заповнює за­яву про видання чекової книжки в одному примірнику, на якій після відповідної перевірки проставляється дозвільний напис уповнова­женого працівника банку.

До видання клієнтові грошової чекової книжки на кожному че­ку працівник банку заповнює реквізити (найменування банку, код банку, номер його поточного рахунка, найменування юридичної особи) та реєструє їхні номери в картках зразків підписів клієнта.

Для здійснення видаткових касових операцій завідувач каси ви­дає під звіт касирам необхідну суму грошей під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей.

Бланки первинних касових документів, на підставі яких здій­снюється видання готівки та інших цінностей, мають відповідати встановленим формам. Виправлення у видаткових документах не допускаються.

Грошові чеки заповнюються тільки від руки кульковою руч­кою.

У грошових чеках, заявах на видання готівки, на підставі яких видається клієнтам готівка, незалежно від суми мають зазначати­ся дані паспорта особи – отримувача або документа, що його замі­нює, найменування документа, серія, номер і дата його видання, найменування установи, що його видала.

Грошові чеки дійсні протягом десяти календарних днів від дня їх виписки, не враховуючи дня виписки.

Видаткові касові документи на одержання готівки клієнт пред'являє операційному працівникові, який перевіряє наявність необхідної суми коштів на рахунку клієнта, для здійснення опера­ції, правильність заповнення всіх реквізитів, достовірність касово­го документа, зіставляє номер чека, підпис і печатку з наявними у нього зразками.

Операційний працівник підписує видаткові касові документи і видає особі, яка одержує гроші, для пред'явлення в касу контроль­ну марку від грошового чека.

В обов'язковому порядку видаткові касові документи переда­ються контролерові для повторної перевірки і запису вказаної су­ми у видатковий касовий журнал. Після цього видаткові касові до­кументи внутрішнім шляхом передаються до каси.

Одержавши видатковий касовий документ, касир зобов'язаний:

– перевірити наявність підписів службових осіб банку, які мають право дозволяти видання грошей і тотожність цих підписів із зраз­ками, що є в нього;

– порівняти суму, проставлену на документі цифрами, з сумою, що зазначена літерами;

– перевірити, чи є розписка в одержанні грошей на документі;

– перевірити наявність даних про пред'явлення паспорта або ін­шого документа, який засвідчує особу одержувача грошей;

– викликати одержувача грошей за номером видаткового доку­мента і запитати про суму грошей, що одержується;

– звірити номер контрольної марки з номером на чеку;

– підготувати суму грошей, зіставити суму видачі з сумою, яка вказана на видатковому документі, видати їх одержувачеві та під­писати касовий документ.

Якщо клієнт отримує готівку за кількома видатковими доку­ментами з різних рахунків, то готівка видається за кожним доку­ментом окремо.

Наприкінці операційного дня касир звіряє суму прийнятих під звіт грошей з сумою видаткових документів і залишком грошей та складає Довідку касира видаткової каси, підписує довідку, а наведе­ні в ній касові обороти звіряє з записами в касовому журналі кон­тролера. Звірка підтверджується підписом касира в касовому жур­налі і контролера - на довідці касира. Залишок грошей, сформований в установленому порядку, і ви­даткові касові документи за день разом із довідкою касира видат­кової каси касир здає під розписку в Книзі обліку прийнятих і ви-Даних грошей завідувачеві каси, який, перевіривши довідку, підпи­се її та підшиває в документи дня.

У разі звернення до установи банку отримувача переказу з ви­могою про виплату суми переказу працівник установи банку, який має видати готівку отримувачеві, перевіряє наявність інформації про надходження переказу.

У разі підтвердження інформації про надходження переказу працівник установи банку отримує заповнене повідомлення про одержання переказу, перевіряє повноту його заповнення і відповід­ність даних, наведених у ньому, даним отримувача, зазначеним в електронному документі або в розрахункових документах. Для от­римувача - фізичної особи працівник установи банку перевіряє паспорт або документ, що його замінює. Для отримувача - юри­дичної особи працівник установи банку перевіряє паспорт або до­кумент, що його замінює, керівника або уповноваженої ним особи. Якщо переказ на ім'я юридичної особи отримує уповноважена ке­рівником особа, то ця особа подає ще й належним чином оформле­ну довіреність.

На підставі повідомлення працівник установи банку вносить ін­формацію про виплату переказу до системи грошового переказу.

Працівник установи банку роздруковує один примірник повідом­лення, проставляє на ньому особистий підпис і відбиток печатки та надає його отримувачеві коштів разом із готівкою за переказом.

Часткова виплата переказів не допускається.

Після закінчення операційного дня працівник установи банку, який здійснював виплату готівки за переказами отримувачам, формує і друкує зведений реєстр виплачених переказів і звіряє його з даними фактичного залишку готівки.

На загальну суму ви­плачених переказів відповідно до зведеного реєстру складається видатковий касовий ордер, який разом із реєстром, повідомлення­ми та засвідченими довіреностями на уповноважених осіб додаєть­ся до касових документів дня (якщо виплата готівки здійснюється за генеральною довіреністю, то до касових документів дня дода­ється її копія, засвідчена уповноваженим працівником банку).

3 Порядок здійснення операцій вечірніми касами

Вечірні каси здійснюють приймання грошей від підприємств, установ, організацій і населення після закінчення операційного дня. Жодних видаткових операцій (за винятком операцій за вкладами та з цінними паперами) працівники вечірніх кас не проводять.

Функції операційного працівника за прибутковими операціями вечірньої каси виконує бухгалтер-контролер, з яким укладається Угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання грошей, що надходять до вечірньої каси. Бухгалтер-контролер має право контрольного підпису від імені установи банку за формами прибуткових документів, а також за супровідними відомостями до сумок з грошовою виручкою. Функції касира у вечірній касі виконує касир вечірньої каси.

Порядок документообігу та приймання грошей вечірньою касою досить чітко регламентований. Спочатку особа, що здає готівку, заповнює прибутковий документ на внесення готівки і передає його бухгалтеру-контролеру, який після відповідної перевірки, в свою чергу, передає документ касиру. Прийнявши готівку, касир підписує всі три частини оголошення на внесення готівки (оголошення, квитанцію, ордер) і проставляє на них штамп «Вечірня каса». Квитанція за двома підписами (бухгалтера-контролера і касира), завірена печаткою вечірньої каси, видається здавачу готівки.

Закінчивши приймати гроші, касир (разом із бухгалтером-контролером) звіряють суму готівки з даними касового журналу і прибуткових документів і підписують журнал.

По закінченні роботи вечірньої каси (час їх роботи оголошується) гроші, що надійшли, прибуткові касові документи, касовий журнал і печатка закриваються на два ключі (касира і бухгалтера-контролера) у сейфі, який опечатується їх печатками і здається під охорону під розписку в Контрольному журналі осіб, що допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ.

На початку наступного робочого дня працівники вечірньої каси продовжують виконувати свої функції. Вони приймають сейф від охорони, після чого здають гроші і прибуткові документи завідувачу касою під розписку в касовому журналі вечірньої каси. Після перевірки відповідності записів у журналі фактичній сумі готівки, бухгалтер-контролер передає касовий журнал головному бухгалтеру.

Наступні контрольні функції за проведенням касових операцій, здійснених вечірньою касою, виконує головний бухгалтер банку, який одержує від завідувача касою прибуткові документи вечірньої каси і підраховує за документами загальну суму надходжень.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторських бригад, у вечірніх касах досить чітко визначена і її можна подати як такі етапи.

1) Старший бригади інкасаторів здає касиру сумки (мішки) з готівкою в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій автомашини повинен знаходитись у приміщенні банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.

2) При здачі сумок (мішків) інкасатори пред'являють накладні до сумки з грошовою виручкою, а при здачі сумок з валютними цінностями - супровідні відомості та явочні картки бухгалтеру-контролеру.

3) Бухгалтер-контролер вечірньої каси перевіряє відповідність записів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках і реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок.

4) По мірі реєстрації бухгалтер-контролер передає касиру накладні (супровідні відомості), а за даними записів у явочних картках встановлює кількість і номери порожніх сумок (що не використані в процесі інкасації), які підлягають поверненню до каси і перевіряє відповідність кількості сумок, які здають інкасатори до каси даним Довідки про видачу інкасаторських сумок, мішків і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, бухгалтер-контролер явочні картки повертає інкасаторам.

5) Касир, приймаючи сумки, проводить контроль їх зовнішніх параметрів (виразність пломб і відповідність завіреним зразкам, відповідність номерів сумок, що здаються інкасаторами, номерам, зазначеним у накладних).

6) Прийнявши за кожним заїздом (маршрутом) сумки і мішки, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують два примірники журналу прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.

7) Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що здаються у грошове сховище (сейф) і звіряє її відповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок. Сейф закривається на два ключі, один з яких перебуває в касира, другий - у бухгалтера-контролера.

8) Підсумковим документом проведеної роботи є складання Довідки про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

При виконанні всіх зазначених процедур проводиться контроль дефектності сумок і, якщо виявляються порушення (зовнішні або невідповідність сум, вказаних у накладних і явочних картках), касир у присутності бухгалтера-контролера і інкасаторів, що пред'явили ці сумки (мішки), розкриває їх і перелічує гроші.

По завершенні роботи складається акт у трьох примірниках за підписами всіх осіб, що були присутні при перерахуванні грошей із зазначенням дати розкриття сумки і її номера, описом дефектності сумки і з вказанням суми, що виявлена при перелічуванні.

Перший примірник акта залишається у справах банку разом із супровідним документом, другий – з повідомленням про факт нестачі і речовими доказами (сумкою, пломбою, упаковкою і т.ін.) передається правоохоронним органам (за умови виявлення нестачі), а третій надсилається організації, яка здала готівку інкасатору.