Функція "контроль виконання рішень і діяльності працівників".

Дата добавления: 2014-10-29; просмотров: 1756

Контроль у складі функцій менеджменту є протилежним полюсом щодо функції „встановлення мети" і логічним продовженням дій керівника: коли поставлено ціль, то слід переконатися, чи можна її взагалі досягти. І хоч контроль є необхідним, однак контроль, як і влада, зумовлює передусім негативні емоції. Для багатьох людей контроль здебільшого означає обмеження, примус, відсутність самостійності, все те, що пов'язується у нашій свідомості з обмеженням прав особи. Внаслідок цього контроль належить до тих функ­цій управління, суть яких, як правило, розуміють неправильно.

Насправді контроль – це лише порівняння очікуваних та фактичних результатів роботи.

Етап 2.Порівняння результатів реального виконання із встановленими стандартами. На цьому етапі встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. Принципово важливим є визначення прийнятного рівня відхилень, адже саме випадки його перевищення є об’єктами діяльності менеджера. Особливої уваги вимагає спрямованість відхилень. Етап 3.Реакція на порівняння. На заключному етапі процесу контролю менеджер має обрати один з трьох варіантів дій як реакцію на результати порівняння:

а) нічого не робити;

б) коригувати діяльність підлеглих;

в) коригувати стандарти діяльності.

Перший варіант застосовується у випадках, коли результати реального виконання відповідають стандартам або відхилення від стандартів знаходяться в межах прийнятного. Якщо відхилення перевищують допустимі межі, здійснюється коригування. Однак спочатку необхідно з’ясувати причини надмірного відхилення від стандартів, а саме: 1) нереалістичність стандартів (їх завищення або заниження). Значна розбіжність між результатами діяльності підлеглих та стандартом демотивує працівників. У таких випадках необхідно коригувати самі стандарти, а не діяльність, пов’язану із їх досягненням. Найбільш складною при цьому є проблема зниження стандарту; 2) недоліки у діяльності підлеглих. У цьому випадку менеджер має вдатись до коригування їх діяльності: зміни стратегії, організаційної структури, практики винагородження, програм навчання, перепроектування робіт, перестановки працівників. Ще до початку коригуючих дій менеджер має обрати також характер корегуючих дій: а) оперативні, спрямовані на негайне виправлення наслідків; б) стратегічні, що усувають причини виникнення відхилень. Менеджерам часто бракує часу на стратегічні коригування, тому вони постійно “гасять пожежі”. Ефективні менеджери, навпаки, з’ясовують причини відхилень, оцінюють переваги їх ліквідації і заздалегідь здійснюють коригування.

Види управлінського контролю. Існують різні ознаки класифікації систем контролю. Найбільш поширеною є класифікація контролю за критерієм часу здійснення контрольних операцій, тобто: Випереджаючий контроль здійснюється до початку трансформаційного процесу і спрямований на якість та/або кількість усіх вхідних ресурсів у організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною організації. Мета випереджаючого контролю - запобігання ситуаціям, здатних завдати шкоди організації, а не їх лікування. Поточний контроль здійснюється безпосередньо впродовж трансформаційного процесу. Він ґрунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні на відхилення, що виникають. Розрив у часі між виникненням відхилень і коригуючими діями менеджера є мінімальним. Мета поточного контролю - з’ясування причин відхилень, що обумовлює його широке застосування. Заключний контроль відбувається після завершення трансформаційного процесу, його об’єктом є виходи із організації. Основний недолік заключного контролю – констатація відхилень, коли збитки невідворотні. Отже, ефективність заключного контролю нижча проти інших, однак для багатьох видів діяльності він є єдиним можливим видом контролю. Цілі заключного контролю: – отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому;

–побудова ефективної системи мотивації.

Створення і використання систем контролю в організації часом викликає так званий дисфункціональний ефект, який призводить до: –намагання підлеглих виглядати краще за критерієм, що контролюється; –маніпулювання даними контролю. У більшості випадків основною причиною появи дисфункціонального ефекту є відсутність системи комплексних показників оцінки діяльності працівників. Якщо, наприклад, контролюються лише кількісні результати роботи, слід очікувати зниження якісних параметрів, оцінювання лише процесу, а не результатів діяльності призводить до імітації бурхливої діяльності на шкоду досягненню цілей організації. З метою уникнення негативної реакції працівників на заходи контролю менеджеру слід дотримуватись певних принципів. Емоційне напруження, яке несе в собі слово «контроль», є значною мірою наслідком того, що помилково контролюються не результати діяльності, а в основному особистість. Якщо добуті результати не відповідають очікуваним, це часто стає приводом для перевірки не тільки самої праці, а й ставиться під сумнів сама особистість. Тому об'єктом контролю не може бути особистість. Хоча, керівник, який у ході перевірки виявив, що результати роботи незадовільні, і одночасно встановив, що це наслідок невисокої кваліфікації співробітника, навряд чи знайде співчуття у цього співробітника але він не має права ставити під сумнів його гідність або особисті якості. Навіть якщо виключити особистість з контролю, все одно будуть дві можливості при перевірці: проконтролювати тільки результат праці або ще і шлях досягнення цілі. З погляду психології управління слід контролювати тільки результати. Інколи виникай потреба проконтролювати і шлях досягнення цілі (методи праці). Це насамперед стосується тих випадків, коли некваліфіковане ставлення до процесу праці може призвести до збитків для підприємства чи для самого працівника. Така ситуація є притаманною ветеринарній діяльності, лікуванню тварин, лабораторним дослідженням та контролю безпеки і якості харчових продуктів. Поняття "ветеринарний контроль" та "ветеринарний нагляд" прописані у законодавстві і передбачають перевірку не тільки результату, а і методів роботи підконтрольних об'єктів та повторний вибірковий контроль. Ефективність контролю залежить також від контролюючих інстанцій і застосовуваної техніки контролю. Питання про контролюючі інстанції – це перш за все питання про те, хто контролює: «свої» чи «чужі», начальник контролює підлеглих чи підлеглі контролюють самі себе. Отже, питання зводиться до самоконтролю чи контролю стороннього (контролю начальника). Самоконтроль є найбільш дешевим та точним методом контролю робітника, але він можливий лише за наявності двох умов – доброго розуміння завдання та високої мотивації до праці. Самоконтроль стимулює у співробітника почуття власної відповідальності за якість і результати праці. Він потребує значно менше витрат, ніж зовнішня система контролю. Сторонній контроль повинен бути первинним щодо самоконтролю, щоби виключити ризики пов'язані із самоконтролем. Отже, функції менеджменту є основою процесу керівництва і охоплюють всі завдання, які виконує керівник.

Контрольні запитання:

7. Що собою являє поняття «функція менеджменту»?

8. Яке значення має логічна послідовність функцій менеджменту для управління організацією?

9. У чому полягає зміст функції встановлення мети?

10. Які вимоги існують до мети (цілей) організації?

11. За якими ознаками можна класифікувати плани?

12. Які є принципи планування?

13. Які існують методи організаційного планування?

14. Що таке управлінське рішення та які до нього вимоги?

15. Класифікація управлінських рішень?

16. Яким чином організовувати виконання простих та складних управлінських рішень?

17. У чому полягає зміст оперативного управління?

18. Змістовні та процесі теорії мотивації?

19. Що таке контроль?

20. Які існують види контролю?

Завдання для практичних занять. Розробити мету діяльності комерційного ветеринарного закладу виклавши її у кількісних та якісних показниках. Розробити перспективний план розвитку ветеринарного закладу. Розробити послідовний план виконання проекту із створення нового напряму діяльності у комерційному ветеринарному закладі. Визначити функції керівників комерційних ветеринарних закладів. Розробити принципи контролю діяльності різних ветеринарних закладів.