Головна сторінка Випадкова сторінка КАТЕГОРІЇ: АвтомобіліБіологіяБудівництвоВідпочинок і туризмГеографіяДім і садЕкологіяЕкономікаЕлектронікаІноземні мовиІнформатикаІншеІсторіяКультураЛітератураМатематикаМедицинаМеталлургіяМеханікаОсвітаОхорона праціПедагогікаПолітикаПравоПсихологіяРелігіяСоціологіяСпортФізикаФілософіяФінансиХімія |
Функція "контроль виконання рішень і діяльності працівників".Дата добавления: 2014-10-29; просмотров: 1823
Контроль у складі функцій менеджменту є протилежним полюсом щодо функції „встановлення мети" і логічним продовженням дій керівника: коли поставлено ціль, то слід переконатися, чи можна її взагалі досягти. І хоч контроль є необхідним, однак контроль, як і влада, зумовлює передусім негативні емоції. Для багатьох людей контроль здебільшого означає обмеження, примус, відсутність самостійності, все те, що пов'язується у нашій свідомості з обмеженням прав особи. Внаслідок цього контроль належить до тих функцій управління, суть яких, як правило, розуміють неправильно. Насправді контроль – це лише порівняння очікуваних та фактичних результатів роботи. За іншим визначенням контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність (рис. 54). В межах процесу контролю можна виокремити три основні етапи: - вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації; - порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами; - реакція на порівняння (коригуючі дії).
Рис. 54. Модель процесу контролю
Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення стандартів. Стандартиявляють собою специфічні цілі, на підставі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування. Характеристика основних етапів процесу контролю. Етап 1.Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації. У процесі вимірювання реального виконання робіт в організації виникає два ключових запитання: як вимірювати і що вимірювати ? Менеджери зазвичай використовують чотири основних методи вимірювання: - особисті спостереження; - статистичні звіти; - усні звіти підлеглих; - письмові звіти підлеглих. Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації. Особисті спостереження виявляються у отриманні інформації про реальну діяльність підлеглих безпосередньо менеджером. Переваги: - відсутність фільтрації інформації; - отримання ширшого кола інформації, яка непосильна для інших методів (ступінь задоволення роботою, ентузіазм тощо). Недоліки: - значний вплив особистих якостей менеджера; - значні витрати часу; - негативна реакція підлеглих (сприйняття особистого контролю як прояву недовіри). Статистичні звіти набувають ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій. Переваги: - згрупованість і упорядкованість інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо; - легка каталогізація, можливість посилання. Недоліки: - інформаційна обмеженість (зосередженість лише на окремих, хоча і ключових сферах діяльності організації); - низька оперативність отримання інформації. Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. За перевагами та недоліками цей метод подібний до особистих спостережень. Переваги: - висока оперативність отримання інформації; - хороший зворотній зв’язок. Недоліки: - фільтрація інформації; - труднощі з документуванням інформації для наступної звітності. Характеристики письмової звітності подібні до звітності статистичної. Переваги: - легка каталогізація, можливість посилання. Недоліки: - низька оперативність отримання інформації; - формальний характер інформації. Зазначені переваги та недоліки вимагають комплексного використання усіх методів вимірювання у практичній діяльності менеджера (рис. 55). Рис. 55. Характеристика основних методів вимірювання
Не менш важливим є правильний вибір об’єктів контролю, оскільки він впливає на ставлення працівників до того, що контролюється. Деякі із сфер контролю є загальними для всіх менеджерів незалежно від рівня і сфери їх діяльності: - напрямки діяльності підлеглих; - задоволеність працівників роботою; - виконання параметрів бюджетів. Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер менеджменту. Так, менеджер із виробництва має контролювати: - обсяги виробництва продукції за часовими інтервалами; - рівень якості продукції, що виготовляється; - рівень запасів сировини, матеріалів, готової продукції; - виконання параметрів оперативно-календарного планування тощо. Іншими будуть об’єкти контролю для менеджерів маркетингової, фінансової, кадрової та інших служб. Деякі види діяльності важко піддаються кількісній оцінці. У таких випадках менеджеру доводиться шукати суб’єктивні вимірники. Зрозуміло, що вони мають суттєві недоліки, але це краще, ніж зовсім не мати стандартів та ігнорувати функцію контролю. Етап 2.Порівняння результатів реального виконання із встановленими стандартами. На цьому етапі встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. Принципово важливим є визначення прийнятного рівня відхилень, адже саме випадки його перевищення є об’єктами діяльності менеджера. Особливої уваги вимагає спрямованість відхилень. Етап 3.Реакція на порівняння. На заключному етапі процесу контролю менеджер має обрати один з трьох варіантів дій як реакцію на результати порівняння: а) нічого не робити; б) коригувати діяльність підлеглих; в) коригувати стандарти діяльності. Перший варіант застосовується у випадках, коли результати реального виконання відповідають стандартам або відхилення від стандартів знаходяться в межах прийнятного. Якщо відхилення перевищують допустимі межі, здійснюється коригування. Однак спочатку необхідно з’ясувати причини надмірного відхилення від стандартів, а саме: 1) нереалістичність стандартів (їх завищення або заниження). Значна розбіжність між результатами діяльності підлеглих та стандартом демотивує працівників. У таких випадках необхідно коригувати самі стандарти, а не діяльність, пов’язану із їх досягненням. Найбільш складною при цьому є проблема зниження стандарту; 2) недоліки у діяльності підлеглих. У цьому випадку менеджер має вдатись до коригування їх діяльності: зміни стратегії, організаційної структури, практики винагородження, програм навчання, перепроектування робіт, перестановки працівників. Ще до початку коригуючих дій менеджер має обрати також характер корегуючих дій: а) оперативні, спрямовані на негайне виправлення наслідків; б) стратегічні, що усувають причини виникнення відхилень. Менеджерам часто бракує часу на стратегічні коригування, тому вони постійно “гасять пожежі”. Ефективні менеджери, навпаки, з’ясовують причини відхилень, оцінюють переваги їх ліквідації і заздалегідь здійснюють коригування. Види управлінського контролю. Існують різні ознаки класифікації систем контролю. Найбільш поширеною є класифікація контролю за критерієм часу здійснення контрольних операцій, тобто: Випереджаючий контроль здійснюється до початку трансформаційного процесу і спрямований на якість та/або кількість усіх вхідних ресурсів у організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною організації. Мета випереджаючого контролю - запобігання ситуаціям, здатних завдати шкоди організації, а не їх лікування. Поточний контроль здійснюється безпосередньо впродовж трансформаційного процесу. Він ґрунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні на відхилення, що виникають. Розрив у часі між виникненням відхилень і коригуючими діями менеджера є мінімальним. Мета поточного контролю - з’ясування причин відхилень, що обумовлює його широке застосування. Заключний контроль відбувається після завершення трансформаційного процесу, його об’єктом є виходи із організації. Основний недолік заключного контролю – констатація відхилень, коли збитки невідворотні. Отже, ефективність заключного контролю нижча проти інших, однак для багатьох видів діяльності він є єдиним можливим видом контролю. Цілі заключного контролю: – отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому; –побудова ефективної системи мотивації. Створення і використання систем контролю в організації часом викликає так званий дисфункціональний ефект, який призводить до: –намагання підлеглих виглядати краще за критерієм, що контролюється; –маніпулювання даними контролю. У більшості випадків основною причиною появи дисфункціонального ефекту є відсутність системи комплексних показників оцінки діяльності працівників. Якщо, наприклад, контролюються лише кількісні результати роботи, слід очікувати зниження якісних параметрів, оцінювання лише процесу, а не результатів діяльності призводить до імітації бурхливої діяльності на шкоду досягненню цілей організації. З метою уникнення негативної реакції працівників на заходи контролю менеджеру слід дотримуватись певних принципів. Емоційне напруження, яке несе в собі слово «контроль», є значною мірою наслідком того, що помилково контролюються не результати діяльності, а в основному особистість. Якщо добуті результати не відповідають очікуваним, це часто стає приводом для перевірки не тільки самої праці, а й ставиться під сумнів сама особистість. Тому об'єктом контролю не може бути особистість. Хоча, керівник, який у ході перевірки виявив, що результати роботи незадовільні, і одночасно встановив, що це наслідок невисокої кваліфікації співробітника, навряд чи знайде співчуття у цього співробітника але він не має права ставити під сумнів його гідність або особисті якості. Навіть якщо виключити особистість з контролю, все одно будуть дві можливості при перевірці: проконтролювати тільки результат праці або ще і шлях досягнення цілі. З погляду психології управління слід контролювати тільки результати. Інколи виникай потреба проконтролювати і шлях досягнення цілі (методи праці). Це насамперед стосується тих випадків, коли некваліфіковане ставлення до процесу праці може призвести до збитків для підприємства чи для самого працівника. Така ситуація є притаманною ветеринарній діяльності, лікуванню тварин, лабораторним дослідженням та контролю безпеки і якості харчових продуктів. Поняття "ветеринарний контроль" та "ветеринарний нагляд" прописані у законодавстві і передбачають перевірку не тільки результату, а і методів роботи підконтрольних об'єктів та повторний вибірковий контроль. Ефективність контролю залежить також від контролюючих інстанцій і застосовуваної техніки контролю. Питання про контролюючі інстанції – це перш за все питання про те, хто контролює: «свої» чи «чужі», начальник контролює підлеглих чи підлеглі контролюють самі себе. Отже, питання зводиться до самоконтролю чи контролю стороннього (контролю начальника). Самоконтроль є найбільш дешевим та точним методом контролю робітника, але він можливий лише за наявності двох умов – доброго розуміння завдання та високої мотивації до праці. Самоконтроль стимулює у співробітника почуття власної відповідальності за якість і результати праці. Він потребує значно менше витрат, ніж зовнішня система контролю. Сторонній контроль повинен бути первинним щодо самоконтролю, щоби виключити ризики пов'язані із самоконтролем. Отже, функції менеджменту є основою процесу керівництва і охоплюють всі завдання, які виконує керівник. Контрольні запитання: 7. Що собою являє поняття «функція менеджменту»? 8. Яке значення має логічна послідовність функцій менеджменту для управління організацією? 9. У чому полягає зміст функції встановлення мети? 10. Які вимоги існують до мети (цілей) організації? 11. За якими ознаками можна класифікувати плани? 12. Які є принципи планування? 13. Які існують методи організаційного планування? 14. Що таке управлінське рішення та які до нього вимоги? 15. Класифікація управлінських рішень? 16. Яким чином організовувати виконання простих та складних управлінських рішень? 17. У чому полягає зміст оперативного управління? 18. Змістовні та процесі теорії мотивації? 19. Що таке контроль? 20. Які існують види контролю? Завдання для практичних занять. Розробити мету діяльності комерційного ветеринарного закладу виклавши її у кількісних та якісних показниках. Розробити перспективний план розвитку ветеринарного закладу. Розробити послідовний план виконання проекту із створення нового напряму діяльності у комерційному ветеринарному закладі. Визначити функції керівників комерційних ветеринарних закладів. Розробити принципи контролю діяльності різних ветеринарних закладів.
|